80 20 regel, hoe werkt het en wat leer je van de 80/20 regel?

Leestijd: 7 minuten

Pas jij de 80 20 regel al toe? Tijd is voor jou als ondernemer zeer belangrijk, helemaal wanneer je een zzp’er bent. Goed omgaan met deze tijd is daarom heel belangrijk, maar door de sleur van de dag of slechte planning laten we soms veel tijd liggen.

In dit artikel vertel ik je daarom alles over de 80/20 regel oftewel ‘Pareto Principle’. Beter nog, we bekijken hoe jij dit principe kunt toepassen om zoveel mogelijk uit je werkdag te halen! 

Wat is de 80 20 regel?

De 80 20 regel oftewel het pareto principe of de 20 80 regel is een theorie die zegt dat 80% van de uitkomst afkomstig is van 20% van de oorzaken. Het blijkt dat een groot gedeelte van het resultaat afkomstig is van een klein gedeelte van ‘input’.

Oke, dit is nog best vaag dus ik zal een aantal praktische voorbeelden geven. Het 80/20 principe is bedacht door Vilfredo Pareto. Voor een onderzoek concludeerde hij dat ongeveer 80% van het land in Italië in het bezit is van ongeveer 20% van de bevolking.

Dezelfde verhouding gaat op bij donaties. Ongeveer 80% van donaties aan bijvoorbeeld een goed doel komen van ongeveer 20% van de donateurs. Zo zijn er nog veel meer vergelijkbare voorbeelden te vinden en daarom wordt de 80/20 regel wel gezien als de graadmeter voor input en output.

Hoe gebruik je de 80 20 regel als ondernemer?

Als ondernemer, helemaal wanneer je zelfstandig bent is tijd heilig. Je kunt uren verspillen door Netflix te kijken, maar dat zorgt er niet voor dat je werk eerder af is. Toch verspillen we op vergelijkbare manieren heel veel tijd op een dag zonder dat we het echt door hebben. 

Persoonlijk hou ik me de hele dag bezig met websites. Met name het schrijven van (hopelijk) informatieve teksten zoals deze is waar ik veel mee bezig ben en wat uiteindelijk bezoekers binnen moet halen op de website (SEO) en waar de bezoekers ook iets aan moeten hebben. Je kunt de teksten op deze website dan ook wel zien als product en als mijn belangrijkste taak.

Als ik echter kijk naar mijn Clockify (mijn urenregistratie) dan zie ik dat ik niet het grootste gedeelte van mijn tijd bezig ben met het schrijven van teksten. Per dag is dat zo’n 1,5 – 2,5 uur. Laten we dit voor het gemak afronden naar ongeveer 20%. De rest van de tijd gaat op aan andere dingen zoals de boekhouding, email, besprekingen en andere activiteiten.

Je zult wel doorhebben waar ik naartoe wil. Als ik de resultaten bekijken van de websites die ik run dan komt het overgrote deel van het succes toch echt voort uit de geschreven teksten en niet zozeer de besprekingen die ik iedere dag heb. Laten we deze output voor het gemak 80% van het totaal geven..

Wil ik dat de websites harder groeien dan kan ik dus concluderen dan het geen zin heeft om mijn tijd te besteden aan meer meetings en dat soort dingen. Het overgrote deel van het succes komt voort uit de geschreven teksten en daar zou de focus dus op moeten liggen.

Weet je meer focus te leggen op de taken in de 20% categorie? Dan zal de output die je krijgt veel groter zijn dan wanneer je de focus legt op de taken in de 80% categorie. 

Dit klinkt wellicht heel logisch en dat is het ook. Ga alleen maar eens bij jezelf na of je ook altijd zo objectief naar je uren kijkt. Ik weet van mezelf dat het erin sluipt om veel belletjes in te plannen, me stuk te staren op Google Analytics of bezig te zijn met het vinden van nieuwe kansen. Door gewoon veel tijd te besteden aan de werkzaamheden die er écht toe doen kun je veel harder groeien!

Hoe bepaal ik mijn 80 20 taken?

Niet iedereen zit in dezelfde branche dus ik kan hier niet voor jou bepalen waar je je op moet richten. Het enige waar ik je mee kan helpen is je vragen te stellen over je bedrijf en je taken. Door dit voor jezelf op papier te zetten kom je snel genoeg tot de écht belangrijke zaken:

• Welke taken doe je dagelijks / wekelijks / maandelijks
• Hoeveel minuten besteed je gemiddeld per dag / week / maand aan deze taken
• Hoe komt er geld binnen bij je bedrijf?
• Welke taken dragen direct bij aan meer geld verdienen?
• Welke taken dragen niet bij aan meer geld verdienen?

Door deze vragen te beantwoorden kom je hopelijk tot veel nuttige inzichten. Ik zet hieronder een simpel overzicht van mijn taken voor je op een rij zodat je kunt kijken hoe dit er eventueel voor jou uitziet.

Welke taken doe je dagelijks / wekelijks / maandelijks	Teksten schrijven, boekhouding, website verbeteren, social media, besprekingen, email, vinden van nieuwe kansen, optimalisaties
Hoeveel minuten besteed je gemiddeld per dag / week / maand aan deze taken	120, 10, 20, 10, 120, 20, 60, 120 = 8 uur
Hoe komt er geld binnen bij je bedrijf?	Zodra er mensen op de websites komen en gebruikmaken van de affiliate links
Welke taken dragen direct bij aan meer geld verdienen?	Meer teksten schrijven = meer bezoekers = meer omzet
Welke taken dragen niet bij aan meer geld verdienen?	Boekhouding, website verbeteren (vanaf een bepaald moment), social media, email, vinden nieuwe kansen

Hoe optimaliseer ik mijn dag aan de hand van de 80 20 regel?

Het is voor mij heel duidelijk dat de belangrijkste taak het schrijven van teksten is. Door dit op de goede manier te doen zorgt dit voor meer bezoekers op de website en uiteindelijk meer omzet. De affiliate links (affiliate marketing) of klanten die hieruit voortkomen zorgen voor deze omzet. 

Wil ik mijn tijd nu optimaal inzetten? Dan zou ik in theorie alleen nog maar met teksten aan de slag moeten. Natuurlijk zal dit in de praktijk niet meevallen omdat je ook andere verantwoordelijkheden hebt, maar het is wel goed om je bewust te zijn van jouw belangrijkste taken.

Door de minder belangrijke taken op een rij te zetten en te kijken hoe je hierop tijd kunt besparen kun je al veel winst behalen. De bespaarde tijd kun je vervolgens gebruiken om in te zetten voor je belangrijkste taken die daadwerkelijk de centen binnenhalen. Een aantal voorbeelden aan de hand van mijn taken:

Het uitbesteden van de boekhouding

Boekhouding is iets waar je niet omheen komt. Er zijn alleen veel verschillende gradaties waarin je dit kunt doen. Helemaal zelf, hulp van een boekhouder of de boekhouding volledig uitbesteden.

In de begindagen deed ik het helemaal zelf. Ik wilde geld besparen en dacht dat ik het wel zelf kon. Dat was in principe ook zo, maar het kostte me erg veel tijd. Die tijd kon ik niet bezig met de taken die er echt toe deden zoals het schrijven van nieuwe artikelen.

Ik denk dat ik per kwartaal wel 16 uur bezig was met mijn boekhouding, twee hele dagen. Facturen boeken, bonnetjes bij elkaar zoeken en prutsen met de fiscale regelgeving. 

Na het doen van een Pareto analyse kwam ik erachter dat ik eigenlijk dom bezig was en ik heb het roer toen omgegooid. Ik ben nu nog ongeveer 1 uur per kwartaal bezig met de boekhouding (bonnetjes zoeken en facturen doorsturen), maar dat is alles.

De resterende 15 uur ben ik bezig met de dingen die er echt toe doen. De rekensom hiervoor is heel logisch. Ik betaal nu ongeveer € 450 per kwartaal aan mijn boekhouder (lees hier alles over de kosten voor een boekhouder). Dit samen met twee tientjes per maand voor een zzp boekhoudprogramma zorgen ervoor dat ik 15 uur kan besparen per maand.

Ik kan in 15 uur meer verdienen dan € 470 (wat is jouw uurtarief als zzp’er?) dus dat is winst ten opzichte van de oude situatie!

In eerste instantie dacht ik dat het uitbesteden van mijn boekhouding me geld kost en dat is het zo. Na het doen van de analyse kwam ik er alleen achter dat het doen van mijn eigen boekhouding me nog veel meer geld kostte. De uren die ik hiermee bespaar zijn waardevoller dan het geld dat ik ervoor betaal.

Strikter met meetings

Als beheerder van websites krijg je talloze verzoeken per maand om even te bellen over een potentiële nieuwe samenwerking, handige tools of andere voorstellen “die je veel geld zullen opleveren”. Als je al deze meetings daadwerkelijk 15 minuten tijd geeft voor een video call dan hou je zelf geen tijd meer over.

Door strenger te zijn welke meetings je aanneemt, kun je jezelf veel onnodige tijd besparen. Bepaal wat belangrijk is voor jou en doe alleen deze meetings. Een interessant interview hierover vond plaats bij Joe Rogan met Jesse Itzler, een succesvolle ondernemer.

Verbeteringen aan de website doen

Als je begint met een eigen website is het heel gemakkelijk om veel tijd te verspillen. Natuurlijk moet je leren en dan is het geen probleem. Het wordt pas een probleem zodra je de belangrijkste dingen goed op orde hebt (80-20 regel), maar toch nog kleine aanpassingen wilt doen.

Voor een affiliate website bijvoorbeeld is een ‘mooie’ website belangrijk die goed leesbaar is, snel is en goed gevonden kan worden door Google. Dit is ongeveer 80% van het succes. Door nu heel veel tijd te besteden aan de resterende 20% doe je afbreuk aan het succes van je website, je kunt in die tijd immers ook teksten gaan schrijven die daadwerkelijk zorgen voor groei.

Een mooi kleurtje hier, een mooi kringeltje daar of een nieuwe optie in de sidebar. Allemaal leuk en aardig, maar draagt het bij aan meer bezoekers? We concludeerden immers dat daar de omzet vandaan komt.

Zodra je het belangrijkste gedaan hebt, is het af. Optimaliseren voor de laatste paar procent weegt niet op tegen je belangrijkste taken. Hier had ik persoonlijk veel moeite mee. 

Letterlijk heb ik hele dagen achterelkaar gespeeld met de lay-out van websites en het vervolgens toch niet online te zetten. Een hele dag weg die anders aan nuttig ingevuld had kunnen worden door me bezig te houden met de belangrijke raken. 

Zoals Jesse Itzler zegt in de shorts. Het verspillen van tijd is cumulatief. Iedere minuut die je niet bezig bent met de dingen die er écht toe doen (zowel zakelijk als privé) zijn minuten die je nooit meer terug krijgt. 

Hoe meer van deze onnodige taken je uit je leven kunt verwijderen, hoe succesvoller je zult zijn en hoe beter je je zult voelen. Sterker nog, door je leven op deze manier te optimaliseren kun je zelfs minder werken en meer bereiken dan mensen die werkdagen maken van 8 – 10 uur, maar meer dan de helft van de tijd bezig zijn met nutteloze taken.

Een must-read over dit onderwerp: The 4-hour Work Week

Conclusie 80 20 regel

Als ik naar mijn eigen (zakelijke) leven kijk helpt de 80 20 regel (oftewel de 20 80 regel) mij met het stellen van grenzen en het bepalen van mijn prioriteiten. Hierdoor heb ik de mogelijkheid om enkel te werken aan de dingen die er toe doen, waardoor een snelle groei mogelijk is. 

In alle eerlijkheid helpt het me ook om iedere maand of twee de belangrijkste taken weer op een rij te zetten. Het sluipt er namelijk in om toch weer wat meetings extra in te plannen of toch weer iets te veranderen aan de website. 

Al met al zorgt het 80/20 principe ervoor dat je je taken kunt rangschikken op de hoeveelheid impact die ze hebben voor jezelf of je bedrijf. Door dit te doen weet je precies hoe je je tijd zou moeten besteden als je optimaal gebruik wilt maken van je werkdag. De vraag is nu alleen nog, pas jij de 80 20 regel al toe?

Meest recente update: oktober 7, 2022 by Kaj