Administratie digitaliseren, hoe je digitale administratie doen?

Veel bedrijven doen inmiddels hun administratie al online, maar dat geldt nog niet voor iedereen. Je bent in Nederland als ondernemer verplicht om je financiële administratie minstens 7 tot 10 jaar te bewaren afhankelijk van je bedrijf.

Het is daarom heel belangrijk om dit goed bij te houden en als je nog gebruikmaakt van een papieren administratie zal ik je in dit artikel precies vertellen hoe je je administratie digitaliseren kunt. 

Waarom je administratie digitaliseren?

Je bent in Nederland verplicht om je financiële administratie in elk geval 7 tot 10 jaar te bewaren afhankelijk van het soort bedrijf. Dit betekent dat de belastingdienst in deze periode (onverwachts) aan kan kloppen. Jij moet dat je boekhouding kunnen laten zien.

Helemaal als je veel transacties doet of al wat langer bestaat, loopt dit behoorlijk in de papieren. Grote mappen vol facturen, offertes en ander papierwerk vullen eenvoudig hele ruimtes. Het is niet alleen lastig bijhouden, maar ook nog eens duur en tijdrovend.

Vergeet niet dat je mappen, nietjes, printers, papier en dat soort dingen constant moet kopen om je administratie bij te houden. Daarnaast kost het veel ruimte om dit alles in op te slaan. 

Tot slot loop je het risico op brand, waterschade of diefstal bij een fysieke administratie. In dit geval kun je niet meer voldoen aan de bewaarplicht en moet je veel werk verzetten om dit weer opnieuw in orde te maken.

• Contact opnemen met de belastingdienst. Doe je dit niet om vertel je pas bij een controle dat je administratie verloren is gegaan dan heb je grote problemen.
• Aangifte doen bij de politie. Je komt er niet mee weg zonder dat er onderzoek gedaan wordt naar de oorzaak.
• Je zou je administratie ook dubbel bij kunnen houden op verschillende plekken, maar dit verdubbelt ook de kosten en de ruimte die het inneemt.

Je digitale administratie bijhouden

Overstappen van een fysieke naar een digitale administratie kan best tijdrovend zijn in het begin. Toch is het een echte aanrader en bespaart het je op termijn veel tijd. 

Met een digitale administratie met behulp van boekhoudsoftware sla je alles wat maar te maken heeft met je bedrijf online op. Iedere factuur wordt gemaakt vanuit dit programma en blijft eeuwig voor je opgeslagen bij de juiste contactpersoon. Op deze pagina vind je informatie en meerdere factuur voorbeelden.

Je hoeft nooit meer te zoeken naar de oude facturen of contactgegevens van je klanten. Ook dit wordt opgeslagen in je boekhoudprogramma en is altijd met een handige zoekfunctie terug te vinden.

Ook is je administratie online te bekijken. Je hebt geen opslag nodig en bespaart veel kosten op de mappen, nietjes en printbenodigdheden. Waar je ook bent, je kunt altijd even je boekhouding raadplegen zonder te moeten zoeken in je eigen papierwinkel.

Wat wellicht ook interessant is voor mensen die weinig kaas gegeten hebben van boekhouding is het gemak waarmee je het allemaal zelf kunt doen. Een factuur of offerte maken, je urenregistratie bijhouden per klant en dat soort dingen zijn allemaal goed ingericht. 

Dit betekent concreet dat je boekhouding veel minder vatbaar is voor fouten en dat niet alles nog handmatig moet gebeuren. Naast de besparing op de opslag hou je ook veel tijd over voor het doen van zaken die er echt toe doen.

Digitale administratie omzetten, hoe doe je dat?

Zoals ik al aangaf, is het best even vervelend om over te gaan op een online-administratie. Dit komt doordat je eenmalig alles moet inscannen en je contactgegevens moet overzetten naar je boekhoudsoftware. Dit raden we ten zeerste aan omdat je daarna alles online hebt en je vanaf daar een veilloze administratie kunt bijhouden.

Wat je daarnaast ook kunt doen is het verdergaan in je online boekhoudprogramma. Je bewaart je huidige administratie zoals je dat nu hebt, maar gaat vanaf dit moment verder via de online omgeving. Op het moment dat je je boekhouding niet meer hoeft te bewaren (de bewaarplicht is verstreken) ben je vanaf dat moment alleen nog maar online. De keuze is aan jou!

Je kunt via deze pagina een goed zzp boekhoudprogramma vinden. Op deze pagina kun je boekhoudprogramma’s vergelijken. Onze favoriet is e-Boekhouden. Dit omdat je het 15 maanden gratis kunt proberen. Even kijken of het iets voor je is.