Informatie voor en door ondernemers. Alles om jouw bedrijf beter te maken.

Home 9 Ondernemen 9 Administratie uitbesteden, hoe simpel je boekhouding uitbesteden?

Administratie uitbesteden, hoe simpel je boekhouding uitbesteden?

administratie uitbesteden
Auteur: Kaj

Laatst bijgewerkt: 1 november 2024

Leestijd: 6 minuten

Ben je lekker aan het ondernemen en wil je je administratie uitbesteden? Dan zijn er een aantal vragen die je mogelijk hebt die we voor je gaan beantwoorden in dit artikel. We hebben zelf namelijk ook voor deze keuze gestaan en de boekhouding uitbesteden is voor ons een hele goede keuze gebleken.

Met het gebruik van boekhoudsoftware maak je het jezelf gemakkelijk.
 

Waarom je administratie uitbesteden?

Als je overweegt om je administratie uit te besteden dan weet je waarschijnlijk de reden wel. Deze is namelijk voor iedereen anders. De een wil graag tijd besparen, de ander heeft geen verstand van de fiscale dingen en zo kunnen we nog een aantal redenen verzinnen.

Voor mij was het een combinatie van bovenstaande redenen. In de eerste jaren van mijn ondernemende leven deed ik mijn boekhouding helemaal zelf. Iedere factuur opzoeken, boeken, alle bonnetjes inscannen en alle aangiftes doen.

Mijn voornaamste reden om het zelf te doen was om geld te besparen. In de begindagen verdiende ik nog relatief weinig omdat ik tijdens mijn studie ben begonnen jaren geleden. Destijds dacht ik nog niet eens aan een boekhouder.

Naarmate de bedrijven groeide kostte de boekhouding alleen veel meer tijd. Dat was tijd die ik niet in de weer kon zijn met het werken aan mijn bedrijf en de taken die geld opleverde. De keuze om over te stappen heb ik in het artikel over de 80 20 regel in geuren en kleuren uitgelegd samen met mijn overwegingen. 

Kort gezegd was het tijd om mijn administratie (gedeeltelijk) uit handen te geven. Hiermee bespaarde ik tijd die ik kon besteden aan de activiteiten binnen mij bedrijf waarmee het kon groeien. En om eerlijk te zijn vond ik het doen van de boekhouding ook maar niks.

Financiële administratie uitbesteden, zelf doen of hybride?

Ga je je boekhouding uitbesteden? Dan zijn er nog een aantal keuzes die je moet maken. Wil je helemaal niks meer zelf doen of wil je nog een gedeelte van je administratie zelf doen?

boekhouding uitbesteden

Je administratie volledig uitbesteden bespaart je veel tijd. Door het nemen van een boekhouder die alle taken voor je doet, kun jij je focussen op de activiteiten binnen je bedrijf die er écht toe doen en die jij leuk vindt. 

Je begrijpt dat hier wel een prijskaartje aan zit. De facturen die jij normaal inboekt worden nu gedaan door een boekhouder en een boekhouder kost geld. Je leest in ons artikel; Wat kost een boekhouder meer over de exacte kosten.

Een hybride oplossing is door de boekhouder alleen de belangrijkste taken uit te laten voeren zoals financiële controle, fiscale trucjes en dat soort dingen. Een factuur boek je zelf nog en ook bonnetjes scan je in.

Het voordeel hiervan is dat je zelf de facturen kunt boeken en daar geen boekhouder op los hoeft te laten. Dit bespaart je vele tientjes per uur. Je zou hiervoor iemand anders kunnen vinden die goedkoper is of het gewoon zelf kunnen doen.

Wij hebben het grootste gedeelte van onze boekhouding uitbesteedt. Een aantal van de taken die wij niet meer zelf hoeven te doen zijn:

  • Kwartaalaangifte
  • Aangifte inkomstenbelasting
  • Bulk importeren inkoopfacturen
  • Toepassen fiscale trucjes (aftrekposten)
  • BTW correctie van onze webshops
  • Contact met de belastingdienst over nieuwe regelgeving

In principe doet onze boekhouder alles voor ons, al moet ik zeggen dat we ook veel van onze administratie geautomatiseerd hebben. Zo hebben we een bank koppeling via ons boekhoudprogramma dat automatisch transacties koppelt met facturen en dat soort handige tools.

Wat onze boekhouder doet, is o.a. alle facturen bij elkaar zoeken binnen onze systemen. Deze worden geboekt met de juiste BTW bedragen en in de administratie verwerkt onder de juiste koppen. Aan het einde van het kwartaal krijgen we een lijst met facturen die nog ontbreken en alleen die moeten wij er zelf bij zoeken. Vaak ben ik hier nog een uurtje per kwartaal mee bezig.

Dit in vergelijking met soms wel twee volle dagen die ik anders bezig was met de kwartaalaangifte.. Een grote tijdsbesparing dus! De andere dingen die onze boekhouder doet staan hierboven op de lijst. Eigenlijk alles waardoor wij voldoen aan de eisen van de belastingdienst.

Je administratie zelf doen

De meeste zzp’ers beginnen zelf met het doen van hun administratie. Dit kan op verschillende manieren, maar er is eigenlijk één waar ik het over wil hebben en dat is met behulp van een boekhoudprogramma.

Je kunt het zelf doen in Excel of een ander ingenieuze manier bedenken. De vraag is alleen of het dan goed gaat. Ik ken verschillende ondernemers die hier de mist mee in zijn gegaan.

Met een boekhoudprogramma is het grootste gedeelte van het werk al voor je afgebakend. Onder de kop ‘factuur maken’ maak je een factuur, onder de kop ‘kosten boeken’ upload je inkoopfacturen en in het overzicht ‘BTW’ zie je hoeveel geld je moet afdragen ieder kwartaal. Zo simpel is dat eigenlijk.

Helemaal met een paar facturen per maand is dit voor de startende ondernemer de beste oplossing. Het kost je dan nog weinig tijd en de kosten wegen vaak nog niet op tegen de tijdsbesparing die het je kan opleveren.

Je kunt via deze pagina vind je het beste boekhoudprogramma zzp. Je kunt heel eenvoudig vergelijken tussen alle aanbieders in Nederland en een programma vinden dat past bij jouw bedrijf. Een van onze favorieten is deze. Op deze pagina leer je meer over boekhouding applicaties. Heel handig voor onderweg.

Administratie gedeeltelijk uitbesteden

Naarmate je bedrijf groeit, zul je merken dat je minder tijd hebt (of wilt vrijmaken) voor je boekhouding. De boekhouding uitbesteden zoals wij ook gedaan hebben is dan een logische vervolgstap.

Financiële administratie uitbesteden

Je behoudt je boekhoudsoftware en je betaalt in principe iemand om de taken die je eerst zelf deed van je over te nemen. Je kunt dit doen met een personal assistent, alleen ik beveel je wel een echte boekhouder aan. Als je het gaat doen kun je het beter goed doen. 

Een VA heeft weinig verstand van fiscale zaken en persoonlijk vond ik het heel prettig dat er iemand naar mijn boeken keek die er ook echt verstand van had. Volgens mij deed ik alles wel goed (nooit klachten gehad van de belastingdienst), maar toch..

Maak duidelijke afspraken met je boekhouder over welke taken je wel/niet wilt uitbesteden. Door zelf een aantal van de simpele taken te blijven doen zoals aan het einde van het kwartaal enkele facturen op te zoeken in de verschillende mailboxen kun je een hoop tijd/geld besparen.

Zoek je een boekhouder, maar weet je niet waar je moet beginnen?

Je administratie volledig uitbesteden

In dit geval laat je de boekhouder of iemand die je in dienst neemt je volledige boekhouding doen. Het enige waar jij nog verantwoordelijk voor bent is de betaling van de boekhouder, maar zelfs dat zou uit handen genomen kunnen worden. 

Met deze optie bespaar je de meeste tijd, maar zoals je begrijpt is dit ook de meest kostbare optie. Hoe meer werk de boekhouder uit handen neemt, hoe meer geld dit je zal kosten.

Dit is helemaal niet erg, want je kunt je nu volledig richten op de groei van je bedrijf. In de meeste gevallen kan de tijdsinvestering die de boekhouding uitbesteden oplevert veel meer geld in het laatje brengen dan dat het kost.

Administratie uitbesteden voordelen

De financiële administratie uitbesteden door een goede boekhouder heeft veel voordelen. Een aantal van de belangrijkste in mijn ogen zijn:

  • Je bespaart veel tijd die je kunt investeren in je eigen bedrijf
  • Er kijkt iemand naar je boekhouding die er echt verstand van heeft, er worden geen fouten gemaakt
  • Geen irritaties meer bij het doen van de boekhouding (persoonlijk was dit mijn minst favoriete klus)
  • Het is een professionalisatie slag en geeft een goed gevoel
  • Altijd een up-to-date overzicht van de stand van zaken van je bedrijf

Nadelen van de administratie uitbesteden

Zoals je in dit artikel hebt kunnen lezen is de keuze om zelf de boekhouding te doen ook een optie. Voor kleinere bedrijven of beginnende zzp’ers is dit zelfs de beste optie. Je boekhouding uitbesteden kost namelijk geld en dit kun je goed gebruiken in de begindagen.

Onze ervaring met het uitbesteden van de administratie

Zoals je hebt kunnen lezen zijn onze ervaringen met het uitbesteden van de administratie heel positief. In het begin deed ik het zelf en op het moment dat de financiën het toe lieten heb ik het grootste gedeelte van het werk bij de boekhouder neergelegd. 

Mijn eerste gedachte was dat dit heel duur zou zijn. Een simpele rekensom aan de hand van de 80/20 regel maakte echter snel duidelijk dat de tijdsbesparing me meer geld zou opleveren dan dat de boekhouder kost.

Bovendien vonden wij het prettig dat er een expert naar de boekhouding keek. We hebben namelijk meerdere websites en webshops die vallen onder een bedrijf. Hierdoor werd de administratie wat ingewikkeld. 

Helemaal met het doen van BTW aangifte in België voor een van onze webshops werd het duidelijk dat ze zelf simpelweg de kennis niet in huis hadden om dit zelf te blijven doen. 

Misschien nog wel de belangrijkste reden van allemaal; ik vond het verschrikkelijk werk. Nu ik het niet meer hoef te doen besparen we onszelf een hoop ergernissen. De administratie uitbesteden was voor ons een goede en logische keuze. Ga jij je boekhouding uitbesteden? 


We verwachten dat je deze artikelen ook wel kunt waarderen:

Maak het jezelf gemakkelijk en bespaar veel tijd

Software is dé manier om de productiviteit te verhogen. Het levert je veel tijd op en je maakt het jezelf gemakkelijk!

e-Boekhouden.nl - Geschikt voor beginners (eerste 15 maanden gratis)
Twinfield - Persoonlijke service en veel koppelingen
Moss - Automatisch boekhouden en OCR

Een vraag over dit onderwerp?

Heb je een vraag over dit onderwerp of wil je iets toevoegen dat nuttig kan zijn voor de volgende lezer? Laat hieronder een reactie achter en een van onze experts helpt je graag verder!

0 reacties
Een reactie versturen

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Geschreven door:
Kaj
Kaj is als student begonnen met ondernemen en hier niet meer mee opgehouden. Begonnen met een simpele website, samen met Chris uitgegroeid tot een serieuze marketing agency. Al deze ervaringen zet ik hier voor je op papier zodat je van onze fouten kunt leren en je bedrijf naar een hoger niveau kunt tillen.