Afschrijven betekenis, wat zijn afschrijvingen?

Als ondernemer of ZZP’er is het belangrijk om te weten hoe het afschrijven van bedrijfsmiddelen werkt en welke regels daarvoor gelden. In dit artikel leggen we uit wat afschrijven is, hoe het werkt en welke rekenmethoden je het beste kunt gebruiken

Afschrijvingen vinden altijd plaats over bedrijfsmiddelen, daarom starten we eerst met een korte uitleg over bedrijfsmiddelen. Vervolgens maken we het bruggetje naar afschrijvingen. Want wat zijn afschrijvingen, wanneer moet je afschrijven en wat zegt de Belastingdienst over afschrijvingen? Wij geven je alle antwoorden.

Wat zijn bedrijfsmiddelen

Bedrijfsmiddelen zijn de spullen die een bedrijf nodig heeft om te kunnen draaien. Dit zijn de zaken die je in je bedrijf hebt zitten, maar niet wilt verkopen. Ze zijn nodig om je producten te kunnen maken of diensten te kunnen verlenen. We onderscheiden twee soorten bedrijfsmiddelen: materiële en immateriële bedrijfsmiddelen.

Materiële bedrijfsmiddelen zijn de tastbare dingen die je kunt aanraken, zoals:

• gebouwen
• machines
• voertuigen
• computers en andere apparatuur

immateriële bedrijfsmiddelen zijn niet tastbare zaken die wel waarde hebben, zoals:

• merknamen
• patenten
• licenties

Bedrijfsmiddelen voorbeelden

Om je iets meer context te geven bij de bedrijfsmiddelen geven we je twee voorbeelden van bedrijfsmiddelen voor ondernemers. Een daarvan heeft een online business en de ander verkoopt via een fysieke winkel.

Voorbeeld 1: e-commerce ondernemer

Materiële bedrijfsmiddelen 

Een laptop om de website te beheren, bestellingen te verwerken en klantencontact af te handelen. Daarnaast is er een printer aanwezig om verzendlabels, facturen en pakbonnen uit te printen. Ook zijn er verpakkingsmaterialen, zoals dozen en vulmateriaal om zo de producten veilig te kunnen versturen.

Immateriële bedrijfsmiddelen

Dit zijn bijvoorbeeld de domeinnaam en het CMS (bijvoorbeeld WooCommerce of Shopify) van de shop. Daarnaast vallen hier ook het logo en de huisstijl onder. En ook licenties voor de muziek, afbeeldingen en software die gebruikt wordt.. 

Voorbeeld 2: ondernemer met fysieke winkel

Materiële bedrijfsmiddelen

Deze ondernemer heeft een winkelpand met inrichting. Daarnaast is er een kassasysteem en pinautomaat. Ook heeft hij een voorraad producten in zijn magazijn. Hierin staat ook de bestelbus en bevindt zich beveiliging zoals camera’s en een alarmsysteem.

Immateriële bedrijfsmiddelen

Hieronder valt de bekende bedrijfsnaam die gevoerd wordt. Klanten herkennen deze naam en deze schept vertrouwen. Ook heeft hij vergunningen om zijn winkel te runnen. Hij heeft daarnaast een netwerk van leveranciers.

Wanneer je een bedrijfsmiddel koopt, kun je die kosten niet zomaar opvoeren. Het is namelijk iets dat je voor langere tijd zal gebruiken en wordt daarmee gezien als een investering. Hoe verwerk je deze aanschafkosten dan? Dat doe je door middel van afschrijvingen.

Afschrijving betekenis

De betekenis van afschrijving is het verspreiden van de kosten van een bedrijfsmiddel over een langere periode. Dit helpt je om de financiële last gelijkmatiger over de tijd te verdelen/ En het geeft je een beter beeld van de werkelijke kosten van het runnen van je bedrijf.

Wat is afschrijving?

Afschrijven is het verspreiden van de aanschafkosten van je bedrijfsmiddel over een aantal jaren. Ieder jaar boek je hiermee een deel van de aanschafkosten af.

Dus hoe werkt afschrijven in praktijk? Je brengt jaarlijkse deze afschrijfkosten in mindering op de opbrengsten van je bedrijf. Je trekt dus je zakelijke kosten van de opbrengst af. Hierdoor wordt de belastbare winst lager en hoef je minder belasting te betalen. Dit wordt ook wel fiscaal afschrijven genoemd. 

Belastingdienst afschrijving

Er zijn een aantal regels voor afschrijvingen volgens de Belastingdienst. Zo hoeft niet elk bedrijfsmiddel afgeschreven te worden. Voor afschrijvingen hanteert de Belastingdienst een drempel van €450. Als een bedrijfsmiddel minder kostte dan dit bedrag, wordt het niet als investering gezien en hoeft het niet afgeschreven te worden.

Is bijvoorbeeld je nieuwe zakelijke telefoon goedkoper dan €450? Dan is het geen investering en boek je deze in een keer af als kosten op je balans. De Belastingdienst heeft daarnaast een aantal regels als het gaat omschrijven.

Regels afschrijven Belastingdienst:

• Niet meer dan 20% per jaar afschrijven
• Minimaal over 5 jaar afschrijven
• Voor goodwill schrijf je 10% per jaar af

Voor de meeste middelen mag je niet meer dan 20% per jaar afschrijven. Daarnaast geldt er een minimale afschrijfperiode van 5 jaar. Dit is ongeacht hoelang je daadwerkelijk met die nieuwe telefoon of laptop doet. Daarnaast gelden er andere regels voor goodwill en panden.

Tip: Afschrijven inventaris niet vergeten

Je denkt er misschien niet meteen aan. Maar ook je inventaris wordt afgeschreven als bedrijfsmiddel. Mits deze uiteraard meer waard is dan €450. 

Hoe afschrijven voor zzp’ers?

Er zijn verschillende manieren om afschrijvingen te berekenen, de lineaire methode is daarvan de meest gebruikte. Bij de lineaire methode schrijf je ieder jaar een vast percentage af van het verschil tussen de aanschafkosten en de restwaarde. De formule is: 

Afschrijving per jaar = (aanschafkosten – restwaarde) / gebruiksduur.

Voorbeeld: afschrijving laptop berekenen

Stel, je koopt een laptop van € 1.000. De vermoedelijke gebruiksduur is 5 jaar. De restwaarde is het bedrag dat de laptop nog waard is na 5 jaar. Dit is gewoonlijk 10% tot 20%. Laten we in dit geval uitgaan van €100.

In dit geval wordt de formule dan: 

(aanschafkosten – restwaarde) ÷ vermoedelijke gebruiksduur

(€ 1.000 – € 100) / 5 = € 180. 

Jaarlijks zijn de afschrijfkosten van de laptop dan dus €180.

Willekeurig afschrijven

In sommige situaties, zoals voor startende ondernemers die in aanmerking komen voor de startersaftrek, mag je willekeurig afschrijven. Dit betekent dat je zelf bepaalt wanneer en hoe je een bedrijfsmiddel afschrijft.

Afschrijvingsbeleid en planning

Een goed afschrijvingsbeleid en planning zijn essentieel voor het succes van je onderneming. Door rekening te houden met de levensduur van bedrijfsmiddelen en het bijhouden van de afschrijvingen, zorg je ervoor dat je bedrijf financieel gezond blijft en dat je voldoet aan de fiscale eisen. Zo kun je tijdig nieuwe investeringen plannen en onverwachte kosten voorkomen.

Eenvoudig afschrijven in een boekhoudprogramma

Je snapt nu de theorie achter de afschrijvingen, maar dit steeds handmatig doen is veel werk. Die tijd kun jij beter gebruiken, want dit kan sneller en efficiënter. Het makkelijkste is om jouw afschrijvingen te regelen via een online boekhoudprogramma. 

Je dient daar de aanschaf van het bedrijfsmiddel in. Vervolgens selecteer je daar eenvoudig het aantal termijnen waarin het bedrijfsmiddel afgeschreven dient te worden en geef je de restwaarde op. De rest gaat vervolgens automatisch! Een van de populairste software in Nederland vind je op deze pagina.

Impact van afschrijvingen op cashflow

Het is belangrijk om te beseffen dat afschrijvingen een niet-cash uitgave zijn. Dit betekent dat ze geen directe impact hebben op de cashflow van je bedrijf. Echter, door het verlagen van de belastbare winst, kan het wel een indirect effect hebben op de hoeveelheid belasting die je moet betalen. Dit heeft wel weer invloed op je cashflow.

Conclusie

Afschrijving is een belangrijk aspect van de boekhouding voor ondernemers en zzp’ers. Het helpt om de kosten van bedrijfsmiddelen over meerdere jaren te spreiden, waardoor je winst lager wordt en er minder belasting betaald hoeft te worden. Er zijn verschillende methoden om afschrijving te berekenen, waarvan de lineaire methode het meest voorkomend is. Het efficiënt beheren van afschrijvingen, bijvoorbeeld met behulp van een online boekhoudprogramma, maakt het beheer makkelijker.