Betalingsherinnering voorbeeld – Hoe een betalingsherinnering sturen?

In de dynamische wereld van het bedrijfsleven is het beheren van financiën een cruciale taak. Een essentieel onderdeel hiervan is het tijdig en effectief versturen van betalingsherinneringen.

Dit artikel werpt licht op de kunst van het opstellen van een vriendelijke, maar duidelijke betalingsherinnering, en biedt praktische voorbeelden om jou te helpen jouw debiteurenbeheer te verbeteren.

We bespreken niet alleen hoe je een betalingsherinnering kunt sturen, maar ook de wettelijke aspecten en best practices om jouw cashflow te optimaliseren zonder de relatie met de klant te schaden.

Wat is een Betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een communicatiemiddel dat bedrijven gebruiken om klanten te herinneren aan openstaande facturen. Het is een cruciale stap in het debiteurenbeheer, vooral wanneer de betalingstermijn van een factuur is verstreken. Effectieve betalingsherinneringen zijn niet alleen een herinnering aan een openstaande factuur, maar ook een vriendelijk verzoek om het verschuldigde bedrag te voldoen.

Het belang van het versturen van een betalingsherinnering

Het tijdig versturen van een betalingsherinnering heeft verschillende voordelen:

• Het verhoogt de kans op tijdige betaling en verbetert de cashflow.
• Het helpt bij het onderhouden van goede relaties met klanten door duidelijke communicatie.
• Het biedt een basis voor verdere acties, zoals het inschakelen van een incassobureau, indien nodig.

Hoe een Betalingsherinnering te Schrijven

Het schrijven van een betalingsherinnering vereist een evenwichtige aanpak. Het moet duidelijk en professioneel zijn, maar ook vriendelijk en begripvol. Hier zijn enkele tips:

• Begin met een vriendelijke opening, waarbij je de klant bedankt voor eerdere samenwerkingen.
• Vermeld duidelijk de details van de openstaande factuur, inclusief factuurnummer, vervaldatum, en het openstaande bedrag.
• Geef aan dat de betalingstermijn is verstreken en vraag vriendelijk om de betaling te voldoen.
• Bied eventueel een betaallink of betaalinstructies aan voor het gemak van de klant.
• Sluit af met een positieve toon, met het aanbod om eventuele vragen of zorgen te bespreken.

Voorbeeld Betalingsherinnering

Om je een beter idee te geven van hoe een effectieve betalingsherinnering eruit kan zien, volgt hier een voorbeeldbrief:

Geachte [Naam Klant],

Hartelijk dank voor jouw voortdurende samenwerking met [Jouw Bedrijfsnaam]. Wij waarderen jouw zakelijke relatie zeer. We willen je er vriendelijk aan herinneren dat factuur [Factuurnummer], uitgegeven op [Factuurdatum], met een bedrag van [Factuurbedrag], nog niet is voldaan. Volgens onze administratie is de betalingstermijn van deze factuur op [Vervaldatum] verstreken.

Wij verzoeken je vriendelijk om het openstaande bedrag zo spoedig mogelijk te voldoen. Mocht je vragen hebben of meer informatie nodig hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Je kunt jouw betaling direct uitvoeren via [Betaallink of -methode].

We kijken ernaar uit om onze zakelijke relatie voort te zetten en danken je bij voorbaat voor jouw snelle reactie op deze kwestie.

Met vriendelijke groet,

[Jouw Naam]
[Jouw Bedrijfsnaam]

Betalingsherinnering voorbeeld template downloaden

Hieronder kun je verschillende voorbeelden van betalingsherinneringen die je kunt instellen.

Automatisch een betalingsherinnering versturen

Je kunt iedere factuur zelf bijhouden. De betere optie is naar ons idee alleen om een geautomatiseerde betalingsherinnering te versturen. Met een boekhoudprogramma of gratis CRM systeem is dit eenvoudig in te richten. Koppel bijvoorbeeld je bank met je bankrekening. Is de factuurdatum verstreken? Dan stuurt je systeem automatisch een herinnering.

Dit kun je tot wel 3 herinneringen doen voordat er een aanmaning de deur uit gaan, ook volledig automatisch. Iedere minuut die je niet hoeft te investeren om achter je geld aan te zitten, is een minuut die je kunt gebruiken om meer geld te verdienen. Hieronder vind je enkele aanbieders van CRM systemen die je voor dit doeleinde kunt gebruiken.

Wettelijke Overwegingen bij Betalingsherinneringen

1. Wettelijke Termijnen en Aanmaningen

Bij het versturen van betalingsherinneringen is het belangrijk om rekening te houden met de wettelijke termijnen. In Nederland geldt over het algemeen een betalingstermijn van 30 dagen, tenzij anders overeengekomen. Na deze termijn kun je een aanmaning sturen, die als juridische basis dient voor eventuele latere incassomaatregelen.

Het is essentieel om respectvol en binnen de juridische kaders te blijven in jouw communicatie. Een agressieve toon of ongepaste druk kan leiden tot negatieve gevolgen voor de relatie met jouw klant en kan juridische implicaties hebben.

2. Het Belang van Tijdige Opvolging

Na het versturen van een betalingsherinnering is het cruciaal om de situatie zorgvuldig op te volgen. Als een klant niet reageert op de eerste herinnering, kan het nodig zijn om een tweede of zelfs een laatste betalingsherinnering te sturen. Het is belangrijk om bij elke stap professioneel en beleefd te blijven. Dit toont jouw toewijding aan goede klantenservice, zelfs in moeilijke situaties.

3. Wanneer Een Incassobureau Inschakelen?

Als na meerdere herinneringen de factuur nog steeds onbetaald blijft, kan het nodig zijn om een incassobureau in te schakelen. Voordat je deze stap neemt, moet je echter alle voorgaande communicatie en pogingen om de betaling te innen, grondig documenteren. Het inschakelen van een incassobureau is vaak de laatste stap in het incassoproces en moet met zorg worden benaderd, aangezien het de relatie met jouw klant kan beïnvloeden.

Tips voor het Versturen van Vriendelijke Betalingsherinneringen

1. Gebruik Een Vriendelijke Toon

Een vriendelijke en begripvolle toon in jouw betalingsherinneringen kan een lange weg gaan in het onderhouden van een goede relatie met jouw klanten. Het laat zien dat je waarde hecht aan de zakelijke relatie, terwijl je toch duidelijk maakt dat de betaling belangrijk is.

2. Personaliseer Jouw Berichten

Personalisatie toont aan dat je aandacht hebt voor jouw klanten. Noem de klant bij naam en verwijs naar eerdere interacties of transacties. Dit kan helpen om de klant meer betrokken te voelen en sneller te reageren.

3. Bied Verschillende Betalingsmogelijkheden

Door meerdere betalingsopties aan te bieden, zoals bankoverschrijving, online betalen, of zelfs een betalingsregeling, verhoog je de kans dat de klant snel betaalt. Het is belangrijk om het voor klanten zo gemakkelijk mogelijk te maken om hun openstaande schulden te voldoen.

4. Wees Duidelijk en Consequent

Zorg ervoor dat jouw betalingsherinneringen duidelijk en consistent zijn in hun boodschap. Vermeld specifieke details zoals het factuurnummer, de vervaldatum, en het te betalen bedrag. Dit voorkomt verwarring en maakt het voor de klant eenvoudiger om de factuur te identificeren en te betalen.

5. Bied Hulp en Ondersteuning

Soms kunnen klanten door financiële problemen of onduidelijkheden in de factuur vertraging oplopen in betalingen. Bied jouw hulp aan en sta open voor discussie over eventuele problemen. Dit kan leiden tot een snellere oplossing en behoud van een goede zakelijke relatie.

Conclusie

Effectieve betalingsherinneringen versturen is een essentieel onderdeel van debiteurenbeheer. Door een vriendelijke, maar duidelijke aanpak te hanteren, vergroot je de kans op tijdige betalingen en behoud je goede relaties met jouw klanten.

Onthoud dat communicatie de sleutel is; wees empathisch, duidelijk en professioneel in jouw benadering. Met deze tips kun je ervoor zorgen dat jouw betalingsherinneringen effectief zijn en bijdragen aan de financiële gezondheid van jouw bedrijf.

Verder lezen? 

• Kan een factuur verjaren?
• Het verschil tussen debiteuren en crediteuren
• Voorbeeld factuur voor zzp’ers