De bewaarplicht voor je administratie is belangrijk om rekening mee te houden. Jaren na een boekjaar kan je nog gevraagd worden om je boekhouding te tonen en kun je dit niet dan brengt dit je in de problemen.
In dit artikel gaan we daarom in op de bewaarplicht voor je administratie. We behandelen de vraag hoe lang je de boekhouding moet bewaren en aan welke eisen dit moet voldoen. Bovendien geven we je een aantal handige tips om dit zonder extra moeite altijd voor elkaar te hebben.
Welk boekhoudprogramma past het beste bij jou?
Stroomlijn je bedrijfsvoering & ontdek je opties
Wat is bewaarplicht administratie?
Bedrijven en zelfstandigen zijn bij wet verplicht om hun administratie te bewaren. Dit omdat er jaren na een boekjaar nog een controle kan volgen van de Belastingdienst. Als ondernemer mag je dus niet zomaar je boekhouding verwijderen na een jaar.
Dit is belangrijk voor de Belastingdienst om controles uit te kunnen voeren. Bijvoorbeeld voor het controleren van het recht op subsidies, je aangiften voor de inkomstenbelasting en eventuele controle voor de BTW aangiftes.
Bewaartermijn administratie, hoe lang administratie bewaren?
In Nederland moet je als ondernemer je administratie in ieder geval 7 jaar bewaren. Gegevens over onroerende zaken bewaar je 10 jaar. Ook kan het zijn dat bepaalde bedrijven andere afspraken gemaakt hebben met de Belastingdienst. Daarvoor kan dus een uitzondering gelden of zelfs een langere termijn.
Bewaartermijnen administratie verkorten
Het is mogelijk om zelf afspraken te maken over de bewaartermijn van je boekhouding. De wettelijke bewaartermijn voor de basisgegevens is altijd 7 jaar. Hieronder vallen:
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Het grootboek
- Loonadministratie
- Voorraadadministratie
Andere onderdelen van je administratie mogen in overleg misschien minder lang bewaard blijven. Ook kunnen er afspraken gemaakt worden over de vorm waarin je de gegevens opslaat. Digitaal of op papier bijvoorbeeld. Ook de details waarin de boekhouding bijgehouden wordt kan met individuele afspraken schriftelijk vastgelegd worden.
Voor wie geldt de bewaarplicht administratie?
De bewaarplicht voor de administratie geldt voor iedereen met een bedrijf. Het maakt in dit geval niet uit of je een BV, eenmanszaak of VOF hebt. Iedereen met een bedrijf is verplicht om de administratie te bewaren voor de aangegeven termijn.
Het is goed om te weten dat de bewaarplicht administratie een strenge eis is. Het is geen excuus dat je een aantal facturen kwijt bent of dat je hele boekhouding is vlammen op is gegaan.
Bij een controle moet je altijd je administratie in zijn volledigheid kunnen tonen. Verlies je door onmacht toch (een gedeelte van) je administratie dan raden we je aan direct contact op te nemen met de Belastingdienst.
Komen ze er pas achter dat je je boekhouding verloren bent bij een controle dan zit je in de problemen. Meld je het eerlijk en direct en heb je de aangifte bij de hand van bijvoorbeeld de brand of diefstal, dan heb je kans dat ze coulanter zijn.
Boekhouding bewaren met software
Een goede tip die we je kunnen meegeven is het bijhouden van een online boekhouding. Ouderwets alle facturen in mappen doen is niet meer van deze tijd en het is bovendien een risico.
Bij een brand, lekkage of andere ongelukken kan het voorkomen dat een gedeelte van de boekhouding verloren gaat. Via een online boekhoudprogramma bewaar je zonder extra moeite je administratie altijd op de juiste manier.
Facturen maak je in de software en worden automatisch aan de juiste klanten toegewezen. Ook je BTW aangifte, jaarrekeningen en dergelijke documenten staan hier allemaal opgeslagen zodat je op ieder moment kunt voldoen aan je bewaarplicht administratie.
Als je nog geen boekhoudprogramma hebt kun je deze hier vergelijken. Een van onze aanbevelingen is e-Boekhouden. Ben je een zzp’er en wil je daarvoor een speciaal pakket? Dan kun je de beste zzp boekhoudprogramma’s hier vergelijken.
Met de juiste tools is dit heel eenvoudig. Vind geschikte software en stroomlijn je organisatie!
Voor je administratie Voor je bedrijfsvoering
0 reacties