Boekhouden voor beginners

Ben je ondernemer of ga je binnenkort starten met een onderneming? Dan ontkom je helaas niet aan het bijhouden van je administratie, ook wel boekhouding genoemd. Je kan natuurlijk een boekhouder inhuren, maar het is verstandig om zelf te snappen waar boekhouding over gaat en wat je precies moet doen.

In deze boekhoud cursus vertel ik je precies hoe je kan beginnen met boekhouden, zodat jij je snel weer kan richting op hetgeen wat het leukste is: ondernemen! Lees snel verder. 

Belangrijkste takeaways omtrent boekhouden voor beginners

• Boekhouden is het bijhouden van alle financiële gebeurtenissen in je bedrijf.
• De Belastingdienst stelt deze eisen aan een goede administratie.
• De basis bestaat uit: Bijhouden van inkomsten en uitgaven, opstellen van een winst-en-verliesrekening en balans en het doen van de belastingaangifte.
• Veel ondernemers gebruiken een boekhoudprogramma om hun boekhouding goed bij te houden.

Wat is boekhouden?

Boekhouden is niets anders dan het bijhouden van je financiële administratie. Als ondernemer krijg je namelijk te maken met allerlei kosten en inkomsten. Met boekhouden maak je een helder overzicht van al je inkomsten en uitgaven.

Dat is belangrijk voor jou als ondernemer, zodat je kan zien hoe jouw bedrijf er financieel gezien voorstaat. Maar ook voor de Belastingdienst, die hebben er namelijk ook belang bij dat jij je zaken goed op orde hebt. 

Waar moet een goede boekhouding aan voldoen? 

Je boekhouding is dus een verzameling van alle (financiële) gegevens binnen je bedrijf. Van al deze gegevens maak je een duidelijk overzicht van je inkomsten en uitgaven. Een goede boekhouding bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen:

• Ontvangen en verzonden facturen
• Kassabonnen en kasadministratie
• In- en verkoopboeken
• Urenadministratie
• Bankafschriften
• Contracten
• Overeenkomsten
• Gemaakte kosten, zoals reis of eten/drinken

Voor de volledigheid van je op de site van de Belastingdienst het complete overzicht.

Waarom is boekhouden zo belangrijk? 

Er zijn drie redenen waarom het voor jou als ondernemer erg belangrijk is om je boekhouding goed op te zetten en bij te houden.

Ten eerste geeft een goede boekhouding jou een goed beeld van hoe de onderneming er financieel voorstaat. Je ziet precies hoeveel er binnen komt en hoeveel er uit gaat. Dit geeft rust en overzicht. 

Ten tweede is het zo dat de Belastingdienst altijd een belastingcontrole kan uitvoeren, waarbij je de administratie van je bedrijf moet kunnen laten zien. Als ondernemer heb je een bewaarplicht van 7 jaar voor je administratie. Door altijd een goede boekhouding bij te houden, bereid je je zo goed mogelijk voor op een eventuele controle.

De derde reden heeft ook weer te maken met de Belastingdienst. Zij stellen namelijk iedere ondernemer verplicht om een boekhouding bij te houden. Dit in verband met het correct kunnen uitvoeren van belastingaangiftes en het voorkomen van soorten van fraude binnen een bedrijf.

Genoeg reden dus om vanaf het begin direct goed je boekhouding bij te houden 😉

Simpel boekhouden in 4 stappen

Hoewel boekhouden een breed begrip is, komt het in de essentie neer op de volgende vier basisonderdelen:

1. Inkomsten en uitgaven
2. Winst- en verliesrekening
3. Balans
4. Belastingaangifte

1. Inkomsten en uitgaven

Aan het begin van een goede boekhouding staat een duidelijk overzicht van alle kosten en uitgaven. Deze zullen al snel de financiële situatie van je onderneming weergeven.

Dit doe je door inkomende en uitgaande facturen naast naast elkaar te zetten. Zo zie je precies hoeveel geld er bij je onderneming binnen komt en er uit gaat. Belangrijk hierbij is dat alle zakelijke inkomsten en uitgaven verklaarbaar moeten zijn. 

Om het vanaf het begin af aan direct goed te doen, moet je een duidelijk onderscheid maken van wie je geld ontvangt (debiteuren) en aan wie je geld moet betalen (crediteuren). Lees hier meer over de verschillen tussen crediteuren en debiteuren. Het belangrijkste is dat je er goed op let dat je op tijd je crediteuren betaalt en dat debiteuren jou op tijd betalen. 

Als je alle inkomsten en uitgaven op een rijtje hebt gezet wordt het tijd om alles correct in te boeken. Inboeken is de boekhoudkundige term voor cijfers verwerken.

Toen ik begon met boekhouden deed ik dit in Excel, maar ik zou je aanraden om direct goed en overzichtelijk te beginnen in een boekhoudprogramma. Dit is minder foutgevoelig en gaat je heel veel tijd schelen. 

Ook kan je met een boekhoudprogramma veel handelingen automatiseren. Denk hierbij aan het opstellen van offertes, facturen, balansen en andere financiële overzichten. Ook laat het direct zien als ergens een onbalans is, wat betekent dat er iets niet goed staat in je boekhouding.

2. Winst- en verliesrekening

Als je alle financiën goed hebt bijgehouden kan je aan het eind van het jaar een winst-en-verliesrekening maken van je bedrijf. Zoals de naam al doet vermoeden is dit een overzicht van alle inkomsten en uitgaven die je in dat jaar hebt gemaakt, waardoor je vervolgens je winst of verlies te zien krijgt. 

Op deze rekening worden alle relevante inkomsten en uitgaven meegenomen zoals afschrijvingen, leningen en openstaande en nog te ontvangen facturen.

3. Balans

De laatste stap in je boekhouding is het opstellen van een balans. Dit is een overzicht waarbij de activa aan de linkerkant in balans moet zijn met de passiva aan de rechterkant.  

De winst-en-verliesrekening vormt samen met de balans de jaarrekening van je bedrijf. Voor veel bedrijven is het verplicht om deze aan het einde van het jaar aan de Belastingdienst voor te leggen. Voor zzp’ers is dit echter geen verplichting. 

4. Belastingaangifte 

We noemden het op het begin al even en je ontkomt er helaas niet aan. De belastingaangifte moet je elk kwartaal doen. Door je boekhouding goed bij te houden maak je deze klus een stuk makkelijker voor jezelf. Lees hier hoe je een correcte belastingaangifte doet. 

Deze 4 stappen vormen de basisinformatie voor als je gaat beginnen met boekhouden. Logischerwijs wordt de boekhouding ingewikkelder en meer uitgebreid naarmate je onderneming groeit. Denk bijvoorbeeld aan loonbetalingen of ingewikkelde contracten. Voor nu hoef je je daar nog geen zorgen over te maken. 

Boekhoudprogramma of Excel?

Er zijn verschillende manieren om te beginnen met boekhouden. Ik gaf net al even dat ik in het begin Excel gebruikte om mijn administratie goed bij te houden. Dit werkte voor mij prima, omdat ik toen ook nog weinig transacties deed. Als je net begint met je bedrijf kan je starten met dit Excel-template.

Ik merkte echter al vrij snel dat dit niet heel lang vol te houden was en dus maakte ik de overstap naar een boekhoudprogramma. Dit scheelde mij enorm veel tijd en zorgde voor meer rust en overzicht in mijn boekhouding. Het grote voordeel vind ik dat offertes en facturen automatisch opgemaakt en verstuurd kunnen worden. Ook zie je door middel van handige balansen en overzichten precies hoe je bedrijf er financieel voorstaat. 

Dit was voor mij echt een vooruitgang en heeft me geholpen om te focussen op wat echt belangrijk was, het groeien van mijn bedrijf. Het mooie is dat veel boekhoudprogramma’s een gratis proefperiode hebben, dus je kan altijd even kijken of het wat voor je is. Vergelijk de beste boekhoudprogramma’s voor jou. 

4 Tips voor een gestroomlijnde boekhouding

1. Zorg voor een goede scheiding tussen werk- en privékosten

Dit doe je gemakkelijk door een zakelijke rekening te openen. Deze kan je koppelen aan je boekhoudprogramma. Zo zorg je ervoor dat je zakelijke transacties altijd via hetzelfde account lopen. 

2. Houd rekening met factuur data

Dit kan wat verwarrend zijn en gaat nog wel eens fout. Als je btw-aangifte gaat doen voor de inkomstenbelasting moet je er rekening mee houden dat de factuurdatum op een factuur leidend is om te bepalen in welk kwartaal die hoort. Als je bijvoorbeeld een factuur krijgt voor 30 juni, dan hoort deze nog bij het tweede kwartaal. Ook als je deze pas veel later betaalt. 

3. Maak gebruik van een boekhoudprogramma

Dit zal je heel veel tijd besparen en zorgt ervoor dat je altijd je administratie netjes op orde hebt. Onmisbaar als je gaat beginnen met boekhouden.

4. Bewaar je bonnetjes en facturen goed 

Ik heb zelf vaak de fout gemaakt in het begin om niet goed de bonnetjes en facturen te bewaren. Zonde, want hierdoor heb ik veel zakelijke kosten prive betaald. Met deze apps voorkom je dit en houd je altijd je uitgaven goed bij. 

Zo maak je een vliegende start met boekhouding

Ik hoop dat je na deze snelle boekhouding cursus wat wijzer bent geworden over het bijhouden van je administratie. Het belangrijkste is dat je goed je inkomsten en uitgaven bijhoudt en dit bijhoudt in een programma. Dan doe je al een groot deel van de boekhouding goed. Ook is het van belang dat je veel over boekhouding blijft leren door bijvoorbeeld artikelen te lezen of kennissen te vragen om je te helpen. Hoe meer je ervan weet, hoe makkelijker het wordt. 

Ik raad je aan om eens goed de verschillende boekhoudprogramma’s te vergelijken en te kijken hoe dit voor je bevalt. Je zal al snel het gemak en de tijdsbesparing ervan inzien. Als je nog meer wil leren over boekhouden verwijs ik je graag door naar onze andere artikelen over boekhouden. 

Succes met het opzetten van een boekhouding en graag tot snel!