Boekhouding webshop doen? Webshop facturen & trucjes

Doe jij altijd de webshop boekhouding en wil je zeker weten dat je dit goed doet? Dan zit je op deze pagina op de goede plek. We zullen je alles vertellen over de boekhouding voor een webshop en de vele dingen die daarbij komen kijken.

Zo gaan we in op webshop facturen. Moet je die standaard aan je klanten sturen en aanmaken? We gaan in op handige plug-ins die je met de administratie kunnen helpen en natuurlijk vertellen we je hoe wij al jaren boekhouden voor onze webshop zonder gedoe.

Boekhouding webshop, wat komt hier allemaal bij kijken?

Het doen van de boekhouding voor een webshop is vergelijkbaar met het doen van de administratie voor bijvoorbeeld een eenmanszaak. Sterker nog, een webshop valt vaak onder een eenmanszaak (zzp) of VOF. Je kunt hier lezen over het verschil tussen zzp en eenmanszaak. Het grootste gedeelte van de webshops in Nederland worden namelijk gerund door zelfstandigen.

Je moet dus net zoals bij je normale boekhouding alle kosten en inkomsten noteren, BTW aangifte doen per kwartaal en dat soort dingen. Waar het grote verschil volgens ons zit is de hoeveelheid transacties die gedaan worden op een webshop.

Een van onze webshops (blijhuisdier.nl) heeft dagelijks tientallen transacties. Deze moeten allemaal opgenomen worden in de boekhouding. Er is daarnaast sprake van 9% BTW en 21% BTW in Nederland en 6% BTW (laag tarief) in België. Kortom, een hoop gedoe wat de boekhouding betreft.

Boekhouden webshop, hoe doen wij dit?

Voordat we dieper ingaan op hoe wij de boekhouding doen voor onze webshop is het goed om te weten dat wij dit met een boekhoudprogramma doen. Zonder dit is het voor ons praktisch onmogelijk om een goede boekhouding bij te houden in zo min mogelijk tijd.

Er zijn talloze goede programma’s die je hiervoor kunt gebruiken. Een van onze favorieten is deze. Op de volgende pagina kun je boekhoudprogramma’s zzp vergelijken mocht je specifieke wensen hebben. Handig is het ook om een boekhouding app te gebruiken voor onderweg. Oke, nu verder met onze boekhouding..

Transacties in de boekhouding plaatsen

Het eerste dat je zal opvallen als je een webshop hebt met (hopelijk) een aantal transacties is dat het best lastig is om op te nemen in je administratie. In eerste instantie probeerden wij iedere order in de boekhouding te plaatsen, maar dat werd al snel te veel werk. Je wilt zo min mogelijk tijd besteden aan deze handelingen zodat je aan je webshop kunt werken.

Als betaalprovider gebruiken wij Mollie. Klanten kunnen via de verschillende betaalmethoden hun order afrekenen en Mollie verzamelt het geld voor ons. Je hebt de keuze om de frequentie van uitbetaling te kiezen, bijvoorbeeld per dag, week of maand. 

Mollie bundelt jouw uitbetaling dus minimaal per dag. Dat betekent dat je in plaats van 10 transacties op je webshop nog maar één transactie van Mollie op hoeft te nemen in je boekhouding. Hoe meer transacties je hebt op je shop en hoe lager je de frequentie zet, hoe makkelijker het is voor je boekhouding.

We raden je aan om dit toe te passen met een automatische bankkoppeling met je boekhoudprogramma. Alle uitbetalingen van Mollie worden dan door een robot automatisch voor je op een rij gezet, het enige wat je dan nog hoeft te doen is de transactie boeken. 

BTW niet vergeten

Wat hierbij wel heel belangrijk is om niet te vergeten is de BTW op alle transacties. Wij boeken de uitbetalingen van Mollie altijd in onze boekhouding met 21% BTW. We hebben echter ook orders met 9% btw en 6% btw (België laag).

In feite betekent dit dat wij altijd te veel BTW opgeven bij onze aangifte. Daarom maakt onze boekhouder ieder kwartaal een correctie voor de 9% en 6% BTW van onze omzet. 

Met onze webshop gebruiken wij WooCommerce, hét e-commerce platform op WordPress. Via de instellingen van deze plug-in kun je eenvoudig een overzicht van de BTW uitdraaien over het afgelopen kwartaal. 

Hierdoor zie je direct hoeveel omzet eigenlijk 9% en 6% omzet was zodat je daar een correctie voor kunt aanmaken in je boekhouding. Je draagt anders teveel BTW af en dat wil je natuurlijk niet.

Deze correctie is eenvoudig toe te voegen aan je boekhoudprogramma. Handmatig zou dit veel meer gedoe zijn. Met deze methode bespaar je dus veel tijd omdat je niet iedere transactie hoeft te boeken. De boekhouding voor onze webshop kost niet meer dan een paar uur per kwartaal en dat met tientallen orders per dag. Vind hier een factuur voorbeeld en meer informatie over het maken van de perfecte factuur.

Webshop facturen

Een veelgestelde vraag is of je standaard webshop facturen moet maken voor je klanten. Het antwoord hierop is nee in de meeste gevallen. Als je enkel verkoopt aan particulieren is het niet nodig om een webshop factuur te maken bij iedere bestelling.

Toch kan het voorkomen dat klanten iets kopen uit naam van een bedrijf. Wij krijgen regelmatig een mailtje met de vraag of we toch een factuur kunnen maken. In eerste instantie deden we dit altijd handmatig, maar hier hebben we een handige oplossing gevonden.

WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

Met de plug-in WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips kun je een volledig eigen factuur maken die standaard aangemaakt wordt voor iedere klant. Je kunt ervoor kiezen om deze automatisch mee te sturen of om enkel toe te voegen aan de klant binnen je WooCommerce omgeving.

Wij hebben voor dit laatste gekozen. We hebben zo van iedere klant een overzichtelijke factuur binnen handbereik, maar sturen dit niet mee met iedereen. Als je geen zaken doet met bedrijven is dat namelijk niet noodzakelijk, hier is geen regel voor.

De standaard orderbevestiging die je krijgt met iedere sale van WooCommerce is hiervoor voldoende. Een duidelijke notitie van de aangekochte producten, het bedrag en dat soort zaken is voldoende. Met deze plug-in heb je voor de uitzondering toch de factuur bij de hand met daarop de BTW bedragen en juiste BTW nummers etc.

Hoe zit het met buitenlandse BTW?

De meeste webshops verkopen alleen in Nederland en vaak zit hier België bij. As je adverteert in de zoekmachines bijvoorbeeld worden dezelfde advertenties vaak ook in België vertoond. Dit komt natuurlijk omdat we dezelfde taal spreken en daarom ook vergelijkbaar zoeken.

Leuk, een extra land om aan te verkopen! Maar ook een extra land om belasting aan te betalen. Waar je voorheen de BTW nog gewoon aan Nederland mocht betalen is dat inmiddels (sinds juli 2021) niet meer aan de orde.

Verkoop je in één boekjaar voor meer dan € 10.000 aan het buitenland? Dan ben je verplicht om je BTW aangifte ook in dat land te doen over de omzet. Dit zorgt voor een flinke verandering in je boekhouding en ook hiermee helpt het om een goed boekhoudprogramma te hebben.

In hetzelfde overzicht van WooCommerce waar je de BTW verschillen kunt zien kun je ook inregelen dat er onderscheidt gemaakt wordt tussen Nederland en België bij je verkopen. Heb je dit nog niet in je overzicht staan? Dan kun je via onderstaande stappen België instellen als verkoopland:

1. Login op WordPress en klik links in het menu onder ‘WooCommerce’ op instellingen
2. Onder ‘Algemene opties’ zet je ‘verkooplocaties’ op ‘Verkopen aan specifieke landen’
3. Geef vervolgens naast Nederland ook België aan als verkoopland
4. Activeer daarnaast ook belastingen
5. Ga vervolgens bij WooCommerce instellingen naar het kopje ‘Belastingen’ en klik ‘standaard tarieven’
6. Maak hier net zoals je (als het goed is) gedaan hebt voor Nederland ook een 21% tarief aan voor België
7. Hetzelfde doe je bij gereduceerd tarief. In België is dat 6% in plaats van 9%

Als het goed is krijg je nu links in je menu onder het kopje ‘analytische gegevens’ (onderdeel van WooCommerce) bij ‘Belastingen’ een duidelijk overzicht van alle belasting per land en per BTW tarief. Dit kun je gebruiken om de verschillende BTW bedragen te vinden.

Deze gegevens kun je vervolgens gebruiken om via het één-persoonsloket de BTW aangifte voor België te doen als je meer dan 10K aan verkopen doet per jaar in dat land. Je kunt hier zelf meer lezen over deze verandering, maar we raden je aan hiervoor toch een boekhouder te raadplegen. Het is een best ingrijpende verandering en heel belangrijk omdat je altijd je boekhouding goed op orde moet hebben.

Hoe moet ik een offerte maken voor de webshop?

Het komt soms voor dat je een mailtje krijgt van iemand die graag een grotere order wil plaatsen. Vaak vragen ze om korting, maar eigenlijk altijd om een offerte. Ze willen graag vooraf een prijsopgave hebben zodat ze dit op kantoor of thuis kunnen overleggen.

Standaard zit hier geen optie voor in je webshop via WordPress / WooCommerce, maar ook dit is gemakkelijk op te lossen met boekhoudsoftware. Wij deden dit eerst ook zelf nog in Word, maar dat gaat snel vervelen. Via je boekhoudprogramma kun je gemakkelijk een offerte maken met de juiste producten en BTW. Het ziet er bovendien professioneel uit, wat maakt dat de offerte eerder gekocht zal worden.

Boekhouden voor webshops, onze ervaring

In het begin is het best even wennen, de boekhouding voor een webshop bijhouden. Veel meer transacties dan als een zzp’er met een paar klussen en allemaal kleine regels waar je rekening mee moet houden. Toch viel het ons na de beginperiode best mee.

Ik kan het niet vaak genoeg zeggen, maar het is belangrijk om je boekhouding goed te doen. Hiervoor gebruiken wij een boekhoudprogramma dat ons helpt met het boeken van transacties, het doen van BTW aangifte en het bijhouden van BTW verschillen voor België en Nederland.

Het is ook prima zelf te doen, maar wij besparen liever tijd dan alles handmatig doen om twee tientjes per maand te besparen. Die tijd besteden we liever aan de groei van onze webshop. Ben je een nieuwe ondernemer? Dan kun je met dit boekhoudprogramma 15 maanden gratis boekhouden! 

We raden je daarnaast aan om een boekhouder te raadplegen die ieder kwartaal even met je mee kijkt. Jij hebt als het goed is verstand van webshops en verkopen. De boekhouder heeft dat met fiscale regels. Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan zou ik zeggen. Wij laten onze boekhouder altijd meekijken zodat we zeker weten dat het goed gebeurt.

Boekhouding webshop doen? Hopelijk heb je wat aan onze tips op deze pagina. Veel succes met je webshop!