Boekhouding zzp: boekhouden voor eenmanszaak uitbesteden?

Het is misschien niet het leukste klusje, maar de boekhouding doen is erg belangrijk. Helemaal voor een zzp’er met een eenmanszaak is het goed om dit juist bij te houden. Het scheelt je ieder kwartaal en met de jaaropgave een hoop gedoe en kan je bovendien geld besparen door de juiste dingen op te geven in je boekhouding. 

In dit artikel vertel ik je alles over de boekhouding voor zzp. We behandelen de wettelijke zaken die je ten minste moet opnemen in je boekhouding en gaan in op de vraag je boekhouding moet uitbesteden of niet.

Wat is boekhouden?

Boekhouden is in feite niets anders dan het bijhouden van al het papierwerk binnen je bedrijf. De facturen die je uitschrijft, het geld dat er binnenkomt, de kosten die je maakt en dat soort zaken. Als ondernemer met een eenmanszaak in het bijzonder is het belangrijk om je boekhouding goed op orde te brengen. Je bent namelijk persoonlijk verbonden aan de financiën van je bedrijf.

Je bent verplicht ieder kwartaal je Btw-aangiften te doen. Hiervoor is het dus wel zo handig dat je deze zo kunt leveren. Ook ben je verplicht om na een boekjaar een balans op te maken en deze te communiceren met de belastingdienst. Dit is je inkomen en deze gegevens heb je dus nodig voor je belastingaangiften.

Boekhouden voor een zzp’er is niet zo ingewikkeld, al hangt dit wel af van je bedrijf natuurlijk. Het wordt ingewikkelder naarmate je meer opdrachten en facturen schrijft. Het is zaak om iedere transactie te kunnen verantwoorden.

Voor jou zijn ook de kosten die je maakt goed om te noteren op een juiste manier. Bijvoorbeeld de kosten die je maakt voor het reizen, je telefoon, inkoop van producten en andere bedrijfskosten. Deze kosten mag je namelijk van je winst aftrekken waardoor je aan het einde van de rit een lagere winst hebt en dus minder belasting moet betalen.

Ook heb je als ondernemer zoals gezegd te maken met BTW (tenzij je te maken hebt met de kleineondernemersregeling). Jij brengt dit in rekening, maar moet dit ook afdragen als je kosten maakt. Alle BTW die je betaalt mag je van het te betalen Btw-bedrag aftrekken. Kortom, door het goed bijhouden van je administratie zorg je dat je je aan de regels houdt en kun je zelfs geld besparen.

Wat moet er in mijn boekhouding staan?

Zodra je je bedrijf ingeschreven hebt bij de kamer van koophandel ben je verplicht om je boekhouding bij te houden. Er zijn verschillende manieren waarop je dit vanaf de start goed kunt doen. Daarover vertel ik je zo meer. Eerst gaan we in op de verplichtingen rondom de boekhouding voor zzp. Je boekhouding omvat de volgende zaken:

• In- en verkoopfacturen
• Bonnetjes
• Je bankafschriften (je moet je uitgaven en inkomsten kunnen verantwoorden)
• Afspraken met de klant (contracten, offertes etc)
• Je gewerkte uren (urenregistratie)
• Reiskosten
• Je belastingaanslagen (omzetbelasting, inkomstenbelasting en zvw)
• Je agenda
• Personeelsgegevens

De eerste zaken van deze lijst zijn volgens mij wel duidelijk. Je moet bij een eventuele controle van de belastingdienst al je facturen inzichtelijk kunnen maken. Ze moeten namelijk kunnen controleren waar jij je geld verdiend hebt. Voor je kosten geldt hetzelfde. Je bonnetjes en uitgaven moet je kunnen laten zien.

Urenregistratie zzp

Verder heb je bij een zzp boekhouding te maken met een urenregistratie. Het is namelijk zo dat je enkele belastingvoordelen kunt krijgen als je voldoet aan het urencriterium. Dit is een minimum van 1225 uur (2021) dat je aan je bedrijf moet werken in een boekjaar. Dit komt neer op ongeveer 25 uur per week.

Voldoe je aan deze urenregistratie? Dan kun je aanspraak maken op de zelfstandigenaftrek. Dit is een bedrag van € 6670 dat je onder bepaalde voorwaarden van je winst af mag trekken. Hierdoor hoef je aan het einde van de rit dus minder inkomstenbelasting af te dragen, wel zo lekker.

Je mag bij het urencriterium zowel directe- als indirecte uren schrijven. Dus zowel uren die je direct in rekening brengt bij je klant als uren die je bezig bent met bijvoorbeeld de administratie. Ook het volgen van een cursus of het beheer van je website vallen hieronder.

Het klinkt lastig om dit bij te houden, maar er zijn tegenwoordig genoeg online tools hiervoor. Persoonlijk gebruik in Clockify (volledig gratis!). Dit is een website waar je met een simpele druk op de knop de timer aanzet. Je kunt dit aan- en uitzetten als je ergens mee bezig bent en krijgt een duidelijk overzicht aan het einde van het jaar. Je kunt er bovendien projecten in aanmaken zodat je precies weet voor welke klanten je hoeveel uren hebt gemaakt.

Hoe lang boekhouding bewaren?

Het is niet alleen belangrijk dat je de boekhouding goed bijhoudt. Ook is het verstandig om de administratie 10 jaar te bewaren. Het kan namelijk voorkomen dat je na enkele jaren met terugwerkende kracht je boekhouding moet tonen. Hierbij gaat het dus om alles wat je moet bijhouden als ondernemer. 

Boekhouding uitbesteden of zelf doen?

De vraag bij (beginnende) ondernemers rest vaak of ze de boekhouding uitbesteden of dat ze zelf de administratie bijhouden. Voor alles is natuurlijk wel iets te zeggen, maar persoonlijk ben ik enthousiast over een combinatie van beide.

Persoonlijk doe ik de boekhouding zelf in een boekhoudprogramma. Dit is een online programma waar je eenvoudig facturen kunt inboeken, je uitgave kunt invoeren en in principe alles kunt bijhouden om te voldoen aan de eisen van de belastingdienst. 

Een voorbeeld van een zzp boekhouding in een boekhoudprogramma is dat je enkel de in- en verkoopfacturen en andere data in hoeft te voeren. Er wordt automatisch een overzicht voor je gemaakt van de hoeveelheid BTW die je ieder kwartaal moet afdragen (of terug moet krijgen). Ook kun je met één druk op de knop een balans en jaarrekening uitdraaien. Je moet altijd even wennen aan een boekhoudprogramma, maar het werkt veel beter dat je administratie bijhouden in Excel.

Daarnaast heb ik zelf een boekhouder die ieder kwartaal mijn aangifte controleert. Dit is handig omdat je zo voor het indienen zeker weet dat alles klopt. Ook weet een boekhouder de regels goed en kun je tips krijgen over wat je wel of niet in mag voeren. 

Ook maakt de boekhouder aan het einde van het jaar een overzicht voor je en worden de aangiftes voor je gedaan. Eventuele toeslagen en andere wettelijke aftrekposten zie je zo niet over het hoofd. Bovendien scheelt het je een hoop geld als je alleen je aangiftes laat controleren in tegenstelling tot het uitbesteden van je volledige boekhouding. 

Je kunt voor jezelf de afweging maken hoeveel uur je ermee bezig bent en of je boekhouding zzp zelf doen uit kan. Je weet je uurtarief en vermenigvuldigt dit met de uren die je kwijt bent aan je administratie. Voor een boekhouder ben je al snel € 40 – 60 per uur kwijt. Het invoeren van je eigen facturen bespaart je al snel een hoop geld. 

Wat betreft een boekhoudprogramma ben je vaak tussen de € 10 en 20 per maand kwijt. Neem maar van mij aan dat het overzichtelijk hebben van je boekhouding in een dergelijk programma een stuk beter is dan in iets als Excel. Wat dat betreft kan het aanschaffen van een boekhoudprogramma feitelijk in iedere situatie uit.