Hoe begin ik met de boekhouding?

Ga je starten met je eigen zaak of wil je gewoon beter begrijpen hoe boekhouden werkt? Geen zorgen, ik help je door de basisbeginselen van boekhouding te loodsen zonder al te veel jargon. Boekhouden is eigenlijk gewoon het bijhouden van je financiële transacties oftewel je financiële administratie, en dit kan je enorm helpen om financieel gezond te blijven.

Wat is Boekhouden?

Simpel gezegd is boekhouden het systematisch vastleggen van alle financiële transacties in je bedrijf. Dit omvat alles van je verkopen en uitgaven tot aan je schulden en ontvangsten. Het doel? Zorgen dat je altijd een helder beeld hebt van hoe je bedrijf ervoor staat financieel, wat essentieel is voor elke ondernemer.

De Opzet van een Boekhouding

1. Kies je boekhoudmethode

Er zijn twee hoofdmethodes in boekhouding: enkelvoudige en dubbele boekhouding. Bij enkelvoudige boekhouding registreer je elke transactie één keer, hetzij als inkomst of uitgave. Dit is simpel en werkt goed voor kleinere bedrijven of freelancers. Dubbele boekhouding, waar elke transactie als zowel debet als credit wordt geboekt, is complexer maar biedt een nauwkeuriger overzicht. Dit is vooral belangrijk voor grotere bedrijven.

2. Begrijp de belangrijkste boekhoudkundige termen

• Activa: Dit zijn bezittingen zoals kasgeld, inventaris, en gebouwen die waarde toevoegen aan je onderneming. Hierin heb je verschillende soorten (vlottende activa & vaste activa).
• Passiva: Dit zijn schulden of verplichtingen die je als bedrijf hebt, zoals leningen of te betalen rekeningen.
• Eigen Vermogen: Dit is het verschil tussen je activa en passiva, oftewel wat er overblijft voor de eigenaars van het bedrijf. Lees hier meer over het eigen vermogen.

3. Stel een grootboek op

Een grootboek (grootboekrekening) is de ruggengraat van je boekhoudsysteem. Hierin worden alle financiële transacties gecategoriseerd en vastgelegd. Dit helpt niet alleen bij het tracken van je financiën, maar ook bij het voorbereiden van financiële rapportages zoals de winst-en-verliesrekening en de balans.

Het Belang van Regelmatige Boekhoudkundige Updates

Als je eenmaal je boekhoudsysteem hebt opgezet, is het cruciaal om dit regelmatig bij te werken. Dit helpt niet alleen om financiële verrassingen te voorkomen, maar stelt je ook in staat om slimme, geïnformeerde beslissingen te nemen over de toekomst van je bedrijf.

1. Dagelijkse Transacties Bijhouden

Zorg ervoor dat je dagelijks je verkopen, uitgaven en andere financiële transacties noteert. Dit kan manueel in een kasboek of digitaal met boekhoudsoftware. Door dit regelmatig te doen, behoud je een duidelijk overzicht en vermijd je fouten of onregelmatigheden.

Met dergelijke software kun je eenvoudig een koppeling maken met je bankrekening. Iedere transactie wordt op deze manier met een bankrobot automatisch goed gezet. Dat scheelt je een hoop tijd terwijl je altijd een actueel overzicht hebt van de geldzaken van je bedrijf.

2. Maandelijkse Afsluitingen

Elke maand moet je tijd besteden aan het ‘afsluiten’ van je boekhouding. Dit betekent het controleren en bevestigen van alle ingevoerde gegevens, en zorgen dat alles klopt. Hierbij kijk je of de balans van debet en credit klopt, en of alle transacties correct zijn geboekt.

Wij vragen altijd onze boekhouder even de laatste dingen voor ons te controleren. Automatisch komen alle facturen en bonnen in de boekhouden. Het komt alleen wel eens voor dat er iets niet goed staat. Dit is binnen een paar minuten door de boekhouder opgelost, waardoor je fouten voorkomt. Zou je dit eens per jaar doen, dan is het aanzienlijk meer werk.

3. Voorbereiding op Belastingaangifte

Een goed bijgehouden administratie is essentieel wanneer de tijd voor belastingaangifte aankomt. Je wilt er zeker van zijn dat je alle benodigde informatie bij de hand hebt om je omzetbelasting en eventueel inkomstenbelasting correct aan te geven. Dit voorkomt stress en mogelijke boetes voor late of incorrecte aangiften.

De Voordelen van Online Boekhouden

Tegenwoordig kiezen veel ondernemers voor online boekhoudprogramma’s. Deze systemen bieden verschillende voordelen die het boekhouden veel eenvoudiger en efficiënter maken. De reden dat sommige mensen kiezen voor programma’s als Excel is vanwege de kosten.

Toch raden we je aan om vanaf het begin te kiezen voor software. Die twee tientjes die je per maand betaald voor je zzp boekhoudprogramma weegt namelijk niet op tegen het gemak dat je hebt en de tijd die je ermee wint.

1. Toegankelijkheid

Met online boekhoudsoftware kun je altijd en overal je financiële gegevens raadplegen, zolang je internettoegang hebt. Dit is ideaal voor ondernemers die vaak onderweg zijn of meerdere locaties beheren.

2. Automatisering

Veel boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om terugkerende taken te automatiseren, zoals het versturen van facturen, het bijwerken van de banktransacties, en het voorbereiden van financiële rapporten. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op menselijke fouten.

3. Integratie met Andere Systemen

Online boekhoudsystemen kunnen vaak gekoppeld worden aan andere bedrijfssoftware, zoals CRM-systemen, e-commerce platforms en meer. Dit zorgt voor een naadloze integratie van financiële gegevens door je hele bedrijf.

Kiezen van het Juiste Boekhoudprogramma

Het kiezen van het juiste boekhoudprogramma kan een wereld van verschil maken voor jouw bedrijf. Er zijn tal van opties beschikbaar, elk met hun eigen unieke functies en voordelen. Hier zijn een paar tips om je te helpen de beste keuze te maken:

1. Analyseer je Bedrijfsbehoeften

Elk bedrijf is anders, en wat voor de een werkt, werkt misschien niet voor de ander. Overweeg welke functies essentieel zijn voor jouw specifieke bedrijfsvoering. Heb je bijvoorbeeld behoefte aan multi-valuta ondersteuning, of moet het systeem kunnen integreren met andere software die je gebruikt?

2. Vergelijk Prijzen en Abonnementen

Kijk niet alleen naar de startkosten, maar ook naar wat het op lange termijn gaat kosten. Sommige programma’s bieden een gratis proefperiode aan, wat een goede manier kan zijn om te zien of het programma bij je past zonder direct een grote investering te doen.

3. Lees Gebruikersrecensies

Ervaringen van andere gebruikers kunnen waardevolle inzichten bieden over de bruikbaarheid en klantenservice van een programma. Online recensies en forums kunnen helpen bij het maken van een geïnformeerde keuze.

Ieder bedrijf is anders en daarom is het goed om meerdere online gratis boekhoudprogramma’s te vergelijken. Hieronder vind je in ieder geval een overzicht van enkele populaire software in Nederland.

Het Belang van een Boekhouder

Ondanks de vele voordelen van boekhoudsoftware, is het verstandig om daarnaast een professionele boekhouder in de arm te nemen. Wij doen voornamelijk onze eigen boekhouding (facturen sturen, bonnen inboeken etc), maar de boekhouder controleert dit en attendeert ons fiscale voordelen. Hier zijn enkele redenen waarom:

1. Expertise en Ervaring

Een goede boekhouder brengt kennis en ervaring mee die software alleen niet kan bieden. Ze kunnen je helpen met fiscale strategieën, compliance, en meer gecompliceerde financiële kwesties die zich voordoen naarmate je bedrijf groeit.

2. Tijd Besparen

Je tijd is waardevol, en het beheren van de boekhouding kan tijdrovend zijn, vooral als het niet je expertise is. Een boekhouder kan deze taken van je overnemen, zodat je je kunt concentreren op wat je het beste doet: je bedrijf runnen.

3. Voorkomen van Fouten

Fouten in de boekhouding kunnen duur uitvallen, vooral als ze leiden tot boetes of fiscale complicaties. Een ervaren boekhouder zorgt voor nauwkeurigheid en kan helpen fouten te minimaliseren.

Conclusie

Het belangrijkste is dat je een systeem hebt dat werkt voor jouw bedrijf. Door je financiën goed te beheren, leg je een solide basis voor succes op lange termijn. De combinatie van je eigen boekhouding doen en een controle van de boekhouder de optie die wij al jaren kiezen en nog nooit hebben we hier gedoe van gehad.