Het boekjaar afsluiten, wat moet ik doen?

Het boekjaar afsluiten is makkelijk wanneer je weet hoe je dit doet. Je kan het jaar zelf afsluiten aan de hand van online boekhoudsoftware of je laat het je boekhouder doen met behulp van boekhoudsoftware. In dit artikel leggen we precies uit welke stappen je moet doorlopen om je boekjaar succesvol af te sluiten.

Het sluiten van het boekjaar is een proces dat gewoonlijk door een accountant/boekhouder wordt uitgevoerd. Maar een eigenaar van een klein bedrijf kan de taak op zich nemen door boekhoudsoftware te gebruiken. De taak is gemakkelijker naarmate een bedrijf kleiner is, omdat er minder maandelijkse transacties zijn. Boekhoudsoftware kan sommige van de onderstaande stappen automatiseren.

Ook als je jouw boekhouder vraagt om het boekjaar voor jou te sluiten, is het belangrijk om de basisstappen te begrijpen, zodat je weet wat je van hem of haar kunt verwachten. Zo meteen volgen alle stappen die je moet doorlopen om jouw boekjaar op een correcte manier sluitend te krijgen.

“De boeken” zijn de overzichten van omzetten, uitgaven en inkomsten van een bedrijf. Een bedrijfseigenaar kan zijn boeken sluiten door zijn inkomsten- en uitgavenrekeningen op nul te zetten en vervolgens de nettowinst (of het verlies) in de balans te stoppen. Verzamel dus alle bonnetjes en facturen. Hiermee maak je later een overzicht van je debiteuren en crediteuren.

Gebruik een online boekhoudprogramma

De meeste online boekhoudsoftware sluit automatisch jouw inkomsten- en uitgavenrekeningen aan het einde van het jaar voordat je nettowinst (of verlies) wordt toegevoegd aan de ingehouden winstrekening. Boekhoudsoftware kan je een automatische sluitingsdatum meegeven, zodat transacties van vóór de sluitingsdatum niet kunnen worden gewijzigd.

Maak het jezelf dus niet onnodig moeilijk en ga aan de slag met een online boekhoudprogramma indien je dit nog niet doet. Vergelijk de beste online boekhoudprogramma’s hier of bekijk het overzicht hieronder en vind de beste prijs-kwaliteit boekhoudprogramma’s van dit moment. 

Zorg dat je saldo’s overeenkomen

Zodra je een online boekhoudprogramma hebt gekozen is het tijd om te controleren of alle cijfers kloppen. Binnen het boekhoudprogramma kan je eenvoudig je (zakelijke) rekening koppelen. Kijk vervolgens of het saldo in het boekhoudprogramma overeenkomt met het huidige saldo op de rekening. 

Indien het saldo niet overeenkomt moet je uitzoeken wat hiervan de reden is. Het kan in zeldzame gevallen voorkomen dat een afschriftregel bijvoorbeeld niet is ingevoerd in de boekhouding. 

Zodra het saldo in het boekhoudprogramma en het saldo op de bankrekening overeenkomen kunnen we doorgaan naar stap 3. 

Verwerk je facturen correct

Veel ondernemers vinden het verwarrend om hun boekhouding aan het einde van het jaar af te sluiten. Hieronder heb ik enkele veelvoorkomende scenario’s uitgewerkt waarover vaak verwarring ontstaat bij ondernemers:

• Omzet in 2021 behaald en uitbetaald in 2021? Dan boek je de omzet in 2021
• Omzet in 2021 behaald en uitbetaald in 2022? Dan boek je de omzet in 2021. Het gaat namelijk om het jaar waarop de omzet betrekking heeft.
• Omzet in 2021 behaald, facturatie in 2022 en uitbetaald in 2021? Dan boek je de omzet in 2021. In dit geval boek je daarentegen de btw wel in 2022. Dit komt doordat de factuurdatum bindend is bij een btw-aangifte.

Overlopende omzet van het ene naar het andere boekjaar

Om je omzet goed weg te boeken in je boekhouding moet je dus goed opletten in welk jaar de diensten zijn geleverd. Dit is leidend voor je administratie. Heb je bijvoorbeeld diensten geleverd in december 2021, maar wordt de factuur pas in januari 2022 betaald? Dan valt de omzet alsnog in 2021.

Als de bovenstaande situatie nu ook bij jou aan de hand is en je weet dat de klant pas in het volgende boekjaar de factuur zal gaan betalen dan boek je deze omzet onder de post ‘te ontvangen opbrengsten’. Op deze manier valt de omzet correct onder de winstbelasting van het huidige jaar. Hier meer informatie over het maken van facturen en een factuur sjabloon.

Zo verwerk je inkoopfacturen wanneer je je boekjaar afsluit

Heb je in dit boekjaar te maken gehad met inkoopfacturen? Dan is de regel dat je kijkt naar de factuurdatum wanneer je de factuur verwerkt. De factuurdatum is leidend voor het boekjaar waarin je de inkoopfactuur wegboekt.

Het boekjaar afsluiten en btw-aangifte

Bij de btw-aangifte zijn de regels best simpel, maar je moet het even weten. Wanneer je btw-aangifte gaat doen is de factuurdatum bindend en niet de betaaldatum. 

Stel je stuurt op 20 december 2021 een factuur over een opdracht eerder dit jaar. De uitbetaling vindt plaats in januari 2022. Dan heeft de btw-betrekking op 2021. Je had de factuur immers in 2021 gestuurd. 

Wanneer je de factuur pas in 2022 had gestuurd dan zou de btw dus ook betrekking hebben gehad over 2022. Het is dus belangrijk dat jij dit onderscheid begrijpt.

Afschrijvingen bedrijfsmiddelen correct wegboeken

Mogelijk heb je dit jaar een grote, zakelijke aankoop gedaan. Denk hierbij aan een nieuwe laptop of een mobiele telefoon. Het is aannemelijk dat het totaalbedrag van deze uitgave meer dan 450 euro is. In dat geval mag je de totale kosten niet in één keer afboeken.

In het voorbeeld van een laptop; dit apparaat gebruik je meerdere jaren. De regel is dat je het verlies dan ook verdeelt over het aantal jaren dat je de laptop in gebruik hebt. Bepaal dus de levensduur van je laptop (bijvoorbeeld 5 jaar) en verdeel de kosten evenredig over het totaal van 5 jaar.

Let op: dit geldt dus niet voor alle zakelijke aankopen, maar pas vanaf zakelijke aankopen vanaf 450 euro. Dit type zakelijke aankopen worden ook wel bedrijfsmiddelen genoemd.

De meeste online boekhoudprogramma’s, zoals E-boekhouden.nl, hebben al een functie waarin je bedrijfsmiddelen en de levensduur eenvoudig kan inboeken. De afschrijvingen zullen vervolgens automatisch plaatsvinden.

Boekhouden hoort ook bij ondernemen. Maak gratis gebruik van e-Boekhouden.nl zodat jouw administratie in orde komt

Voorraden bijwerken boekjaar

Mogelijk heb jij als ondernemer een fysieke voorraad vanwege een winkel of een webshop. In dat geval moet je op vaste tijden terugkerend en aan het einde van het jaar de waarde van je voorraad actualiseren.

In dit geval ga je na wat de totale waarde van je actuele voorraad is. Uiteraard daalt de waarde van je voorraad bij bijvoorbeeld verbruik of een nieuwe verkoop. Gelukkig hebben diverse online boekhoudprogramma’s, zoals E-boekhouden.nl, voorraadmodules die je makkelijk kan gebruiken. Het programma houdt automatisch bij of er nieuwe voorraad bijkomt of oude voorraad verdwijnt.

Tenslotte bereken je aan het einde van het jaar wat totale waarde is van de voorraad. De waarde van deze inventarisatie moet overeenkomen met wat er in de boekhouding wordt opgenomen.

Zet het saldo van je balans op ‘nul’

Wanneer je de bovenstaande stappen succesvol hebt doorlopen kun je het boekjaar gaan afsluiten. De stap die je nu moet zetten is om de allereerst de balans van het boekjaar weer op nul te zetten. De balans op nul zetten doe je door het resultaat van het boekjaar te gaan verwerken. 

Resultaat boekjaar verwerken

Om het resultaat van het boekjaar succesvol te verwerken moet je de winst of het verlies van dit boekjaar gaan verrekenen. Wanneer je winst hebt gemaakt zal je de winst moeten uitkeren aan jezelf (priverekening) of aan jezelf plus bijvoorbeeld een aantal vennoten.

Vergeet niet je boekjaar te blokkeren

Als laatste is het belangrijk dat je niet vergeet om je boekjaar te blokkeren. De reden hiervoor is dat je niet op een later moment per ongeluk nog aanpassingen kan doen in een afgesloten boekjaar.

De online boekhoudprogramma’s in de selectie hieronder bieden de mogelijkheid om een specifiek boekjaar te blokkeren voor nieuwe invoeren. Mocht je toch nog iets zijn vergeten dan kan je een boekjaar/periode altijd weer opnieuw openen. 

Uitstel aanvragen voor belastingaangifte?

Elke geregistreerde ondernemer moet ieder jaar weer voor 1 mei belastingaangifte doen. Om sommige redenen is dat niet altijd even praktisch, bijvoorbeeld wanneer je meer tijd nodig hebt of je wil gewoon geen risico lopen om je boekhouding te laat in te leveren.

Mocht je uitstel willen hebben dan kan dat via deze link op de website van de Belastindienst. Indien je een boekhouder hebt kan je ook vragen of hij/zij uitstel voor je wil aanvragen.