Je boete te laat betalen btw? Dit zijn de gevolgen

Als je de BTW te laat afdraagt, dan kan de Belastingdienst een boete opleggen. Deze boete is 3% van het bedrag van de aanslag. De vraag is tegelijkertijd ook wat `te laat` is in dit verband. Daar kijken we eerst naar.

In principe doe je aangifte per kwartaal. Dat doe je uiteraard achteraf, in de 1e maand van het volgende kwartaal. Dus voor januari, februari en maart, doe je de aangifte voor of op 30 april. Op de (digitale) aangifte vind je precies terug wanneer het af te dragen bedrag betaald moet zijn.

Mis je die datum, dan ben je te laat. Vanaf dat moment gaat een coulanceperiode in van 7 kalenderdagen. Betaal je binnen die termijn, dan ben je weliswaar te laat, maar betaal je geen boete.

Je hebt te laat aangifte gedaan, wat dan?

In dat geval is er sprake van aangifteverzuim. Ook hier geldt dat er een coulancetermijn van 7 kalenderdagen is. Het is natuurlijk geen aanrader, maar voor bijvoorbeeld het 1e kwartaal is een aangifte op 7 mei te laat, maar wel binnen de coulancetermijn en volgt er dus geen boete.

Komt de aangifte later dan deze datum, dan wordt een vaste boete van EUR 68 berekend EN zal de betaling waarschijnlijk te laat zijn, zodat 3% boete over het verschuldigde bedrag in rekening wordt gebracht. Voor de inkomstenbelasting is het daarnaast ook mogelijk om een regeling te treffen.

Voorkomen van verzuim

Als ondernemer/onderneming ben je verplicht per kwartaal de BTW-aangifte te doen. Dit moet ook als er (nog) geen activiteiten waren! Om tijdig aangifte te doen en vergissingen te voorkomen kun je dit als een repeterende melding opnemen in je agenda.

Natuurlijk houd je geen rekening met de 7 kalenderdagen coulance die de Belastingdienst aanhoudt, dat is een soort van noodprocedure. Zo voorkom je het zogenaamde aangifteverzuim, waarvoor een vaste boete van EUR 68 wordt berekend.

Daarnaast kan er ook sprake zijn van betaalverzuim. Dit is simpelweg te laat betalen. Zoals als vermeld is de boete hiervoor 3% van het verschuldigde bedrag. Dat kan dus flink in de papieren lopen. Ook hier geldt dan weer de coulanceperiode van 7 dagen, maar zoals boven: maak daar alleen maar gebruik van als het echt niet anders kan.

Wat zijn de consequenties van verschillende betaalmomenten?

1. Op tijd betaald

Niks aan de hand natuurlijk, dit is zoals het hoort en ook zoals het in de wet staat. Maar: betaal je in de coulanceperiode, dan krijg je een zogenaamde verzuimmededeling. Hierin staat simpelweg dat je de volgende keer op tijd moet betalen. Financiële consequenties zijn er niet.

2. Te laat betaald

Je krijgt de boete van 3% over het verschuldigde bedrag, zoals eerder aangegeven

3. Deels op tijd betaald en deels te laat, wat gebeurt er dan?

In deze situatie gebeurt er iets met de coulancetermijn. De grens voor te laat betalen verschuift dan terug naar de echte uiterste betaaldatum, dus zonder de coulancetermijn. Dat deel van het bedrag wat binnen de betaaltermijn betaald is is natuurlijk prima.

Over het deel wat na die datum betaald is wordt de 3% boete in rekening gebracht. Valt dat bedrag in de coulancetermijn, dan telt dat niet langer meer. Het hele bedrag van de deelbetaling komt in aanmerking voor de 3% boete!

Het splitsen van betalingen, waardoor een deel de betaaltermijn overschreden wordt, heeft als gevolg dat er geen coulance meer is en de coulancetermijn dus in zijn geheel vervalt.

Hoe kun je boetes voorkomen?

Allereerst: zorg voor een deugdelijke administratie en check regelmatig de digitale (en fysieke) brievenbussen die je hebt. Met andere woorden, maak die (digitale) enveloppen open, lees ze en doe wat nodig is.

Gebruik je een boekhouder of accountant, zorg dan dat alle correspondentie daar terechtkomt en check ook of de informatie op de goede manier verwerkt wordt. Als je betalingen moet doen, doe ze op tijd.

Tegenwoordig is geld van de ene seconde op de andere naar de rekening van de Belasting overgemaakt, maar neem voor de zekerheid een dag of 2 marge. Helaas hebben sommige banken regelmatig te maken met storingen in hun online applicaties. De Belastingdienst vindt dat geen excuus om geen boete op te leggen.

Tot slot: realiseer je terdege dat je als ondernemer (dus ook als ZZP-er) eindverantwoordelijk bent voor een tijdige aangifte en betaling!

Handige tips

De BTW-aangifte is in veel boekhoudpakketten een extra module. Het kan de moeite zijn deze module aan te schaffen, het vereenvoudigt en beperkt de administratieve last, zodat je de focus kunt houden op ondernemen.

Constateer je een fout nadat je de aangifte verstuurd hebt, dan ben je wettelijk verplicht een correctie op de aangifte te doen. Dit doe je met een zogenaamde suppletieaangifte, meestal aan het einde van het boekjaar.

Als kleine ondernemer kun je een verzoek om ontheffing van de BTW-plicht vragen. Het belangrijkste criterium is dat de jaaromzet niet boven de EUR 20.000 komt. Dit scheelt voor deze kleine ondernemers veel administratie en (accountants)kosten. Op deze manier voorkom je natuurlijk ook boetes!

Je ziet dat de BTW-administratie- en aangifte best een vervelend klusje is. Een goed boekhoudpakket kan je hierbij flink helpen. Discipline is het allerbelangrijkst. Realiseer je ook dat jij als ondernemer altijd verantwoordelijk blijft, ook wanneer je alles uitbesteedt. In dat verband is het credo vertrouwen is goed, controle is beter zeker van toepassing!

Om maar met de Belastingdienst te spreken: Leuker kunnen we het niet maken, maar met deze tips hopelijk wel makkelijker.