Home » Ondernemen » BTW aangifte doen, hoe doe je aangifte omzetbelasting?

BTW aangifte doen, hoe doe je aangifte omzetbelasting?

Leestijd: 8 minuten

Bijna alle ondernemers in Nederland zijn verplicht om de BTW aangifte te doen. Enkel ondernemers via de kleine ondernemersregeling (KOR) zijn soms uitgesloten. Voor het doen van je BTW aangifte in 2023 is het daarom belangrijk dat je weet hoe dit moet en dat je administratie op orde is. 

In dit artikel vertellen we je daarom alles over de aangifte omzetbelasting 2023, het doen van de btw aangifte per kwartaal en gaan we in op handige tips voor het doen van deze btw aangifte. BTW aangifte doen voor ondernemers hoeft niet moeilijk te zijn!

Snelle tip! Doe je BTW aangifte met één klik

Het doen van je aangifte omzetbelasting hoeft niet moeilijk te zijn. Je kunt met behulp van een boekhoudprogramma voor zzp’ers bijvoorbeeld met één klik je BTW aangifte doen. De koppeling met de Belastingdienst is gemaakt met de koppeling waardoor je na ieder kwartaal alleen nog maar op de ‘verzenden’ knop hoeft te drukken en moet betalen.

Er is verschillende software beschikbaar. Een van de bekendste aanbieders in Nederland is e-Boekhouden. Je kunt hier meer informatie vinden over dit pakket en GRATIS beginnen met het doen van je boekhouding. Heel erg makkelijk!

Wanneer BTW aangifte 2023 doen?

In Nederland doen de meeste ondernemers de BTW aangifte per kwartaal. Ieder kwartaal zorg je ervoor dat alle inkomsten en uitgaven in je boekhouding staat en het verschil betaal je ieder kwartaal netjes aan de Belastingdienst. 

Het kan daarnaast ook voorkomen dat je geld terugkrijgt als je veel kosten hebt gemaakt. Om deze reden is het, naast dat het verplicht is, belangrijk om je boekhouding goed op orde te houden. De aangifte omzetbelasting 2023 per kwartaal doe je op de volgende data:

KwartaalPeriodeAangifte indienen voor:
1Januari – maart 20231 mei 2023
2April – juni 20231 oktober 2023
3Juli – september 20231 november 2023
4Oktober – december 20231 januari 2024

Wat is de btw-aangifte ook alweer?

De btw aangifte oftewel omzetbelasting is niets anders dan de verrekening van de btw die gedurende het kwartaal door je bedrijf is gegaan. Als je een factuur stuurt reken je daar btw over. Ook betaal je btw als je facturen moet betalen of andere uitgaven doet.

Met de kwartaalaangifte wordt het verschil verrekend met de Belastingdienst. Heb je meer btw ontvangen dan betaalt (dit is vaak het geval als je winst hebt gemaakt) dan dien je het verschil terug te betalen. Heb je meer btw betaalt dan ontvangen (bij verlies bijvoorbeeld) dan krijg je dit verschil terug.

De btw wordt ook wel voorbelasting of omzetbelasting genoemd en wordt over praktisch alle goederen en diensten geheven. Voer daarom altijd je bonnetjes in en verlies geen facturen. Iedere euro die je betaalt in btw kun je in feite terugvorderen en dit kan een behoorlijk bedrag zijn.

Kwartaal aangifte ondernemers, wat moet ik weten?

Het belangrijkste om te onthouden rondom de btw aangifte is dat je verplicht bent deze in te dienen tenzij anders afgesproken. De enige uitzondering hierop is de kleine ondernemersregeling. Concreet betekent dit dat je ieder kwartaal de administratie moet bijwerken en deze aangifte moet doen.

Ook als je geen activiteit hebt gehad in je onderneming dien je aangifte te doen. In het geval van € 0 omzet en kosten dien je een 0-aangifte in. Hieraan ziet de Belastingdienst dat je bedrijf nog actief is en dat je geen activiteit hebt gehad. 

Verder is het goed om na te denken over de manier waarop je de administratie bijhoudt. Je kunt dit volledig zelf doen of met behulp van software. We gaan hieronder verder in op de beide mogelijkheden.

Aangifte omzetbelasting 2023, wat heb je hiervoor nodig?

Voor het doen van de aangifte omzetbelasting heb je een aantal dingen nodig. Dit zijn:

  • Alle verkoopfacturen
  • Alle inkoopfacturen
  • Bonnetjes

De aangifte omzetbelasting is namelijk niets anders dan de optelsom van alle binnengekomen btw – de betaalde btw. Dit klinkt eenvoudiger dan het is. Het is namelijk heel eenvoudig om een bonnetje kwijt te raken of facturen te verliezen in de bodemloze put van je mailbox. 

Persoonlijk verloor ik nog regelmatig een bonnetje en dat is zonde. Je kunt deze kosten dan niet opvoeren in je boekhouding en de btw niet terugvorderen. Iedere euro die je wel betaalt en niet terugvordert is een euro minder in je eigen zak. 

Hoe doe ik btw aangifte?

Btw aangifte doe je door de bovenstaande administratie in te dienen bij de Belastingdienst. Zoals ik je eerder al vertelde ben je vrij om de boekhouding bij te houden zoals je wilt. Sommige ondernemers doen het in Excel en houden zelf de btw administratie bij. 

De makkelijkste optie is naar mijn idee gewoon door boekhoudsoftware te gebruiken. In deze software maak je facturen aan en boek je bonnetjes en kosten zodat alles op één plek staat en je dit niet verliest. Ieder kwartaal hoef je daarna alleen nog maar op ‘verzenden’ te drukken en je btw aangifte is binnen bij de Belastingdienst. We gaan straks verder over deze keuze. 

De aangifte omzetbelasting kun je op twee manieren doen.

  1. Je logt in via Mijn Belastingdienst Zakelijk en voert hier je de uitkomst van je boekhouding in. 
  2. Je drukt op één enkele knop in je boekhoudprogramma en doet vanuit daar direct aangifte. Dit is wat ons betreft veruit de makkelijkste methode! Je kunt hier de beste ZZP boekhoudprogramma’s vergelijken en GRATIS proberen.

Na het doen van je aangifte ontvang je een bevestiging van de belastingdienst. Het is dan aan jou om het geld tijdig over te boeken naar het rekeningnummer van de Belastingdienst.

Als je de administratie goed hebt bijgehouden dan weet je precies wat dit bedrag is. Het verschuldigde bedrag moet voor de eerste dag van de volgende maand na het aflopen van het kwartaal op ontvangen zijn zoals eerder aangegeven op deze pagina.

Krijg je geld terug? Dan hoef je na het doen van je aangifte niks extra’s te doen. Je zult het verschuldigde bedrag vanzelf op je rekening gestort krijgen. Let er wel op dat het juiste rekeningnummer bij de Belastingdienst bekend is. 

Helemaal handig om te checken voor startende ondernemers. Ook dit kun je doen op de Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Btw aangifte doen ondernemers, de makkelijkste manier

De makkelijkste manier om de btw aangifte altijd op orde te hebben is door gebruik te maken van software. Hieronder vind je een aantal goede voorbeelden van software die je veel tijd kunnen besparen. Vergelijk welke software het beste bij jou past en probeer het gratis uit.

 

Stappenplan voor het doen van btw aangifte met software

Het doen van de aangifte omzetbelasting is heel eenvoudig met software. Hieronder vind je tips terug om zo veel mogelijk tijd te besparen.

Schrijf al je facturen vanuit de software

Als je al je facturen vanuit de software maakt dan hoef je deze achteraf niet nog eens in te voeren. Alle verkoopfacturen staan direct in de software met het juiste btw bedrag en staan klaar om verzonden te worden. Een factuur maken moet je toch, door dit direct vanuit de software te doen is dat de enige handeling die je doet voor een correcte aangifte.

Maak een mailadres aan voor facturen

Praktisch alle boekhoudsoftware hebben de mogelijkheid om een speciaal emailadres te maken die verbonden is met de software. Ieder PDF bestand dat verzonden wordt naar dit mailadres wordt opgenomen in de boekhouding. Heel handig dus als factuuradres voor kosten die jij moet betalen.

Wij hebben een factuur@.. emailadres aangemaakt voor ons bedrijf. Alle facturen die wij ontvangen gaan naar dit mailadres en worden zo automatisch opgenomen in de boekhouding. Dit scheelt je ieder kwartaal veel tijd bij het zoeken van alle kosten. Het staat immers al in je boekhouding!

Laat een boekhouder je werk controleren

Bij enkele facturen is het niet nodig om je kwartaalaangifte te controleren. In ons geval hebben wij te maken met btw verlegd facturen en facturen naar Belgie. Dit maakt de situatie iets ingewikkelder en daarom laten wij onze boekhouder de btw aangifte altijd controleren. 

Voorkomen is beter dan genezen en dat geldt zeker voor foute aangifte richting de Belastingdienst. Een boekhouder weet alle fijne kneepjes van het vak en kan je ook precies vertellen welke kosten je wel en niet op mag geven voor de aangifte omzetbelasting. Hiermee verdient een boekhouder zichzelf vaak terug. Lees hier meer over de kosten voor een boekhouder

Installeer de app voor bonnetjes

Naast inkoopfacturen heb je ook te maken met kosten die je maakt en waarvan je een bonnetje krijgt in de winkel. Denk bijvoorbeeld aan die borrel met het personeel of de boxjes voor kantoor die je bij de elektronicagigant koopt als je daar toevallig binnen bent.

Voor mij is het grootste probleem met de btw aangifte het bijhouden van al deze uitgaven. Door de mobiele app van jouw boekhoudsoftware te installeren kun je gelijk een foto maken van het bonnetje in deze invoeren. Hierdoor hoef je niet ieder kwartaal je kantoor door te spitten in je zoektocht naar al die verdwaalde bonnetjes.

Wie moet btw aangifte doen?

Praktisch ieder bedrijf in Nederland moet btw aangifte doen. Enkel met de kleine ondernemersregeling heb je hier vrijstelling van als je dit aanvraagt. Je komt hiervoor in aanmerking als je € 20.000 omzet of minder doet in één kalenderjaar. 

Wie de btw aangifte doet binnen je bedrijf is niet relevant. Dit mag je zelf doen, kan de genoemde software voor je doen of je kunt de hulp inschakelen van de boekhouder. In onze situatie voeren wij de meeste van onze bonnetjes in, controleert de boekhouder dit en verstuurt hij onze aangifte.

We krijgen daarna een overzicht op de mail met de te betalen btw en het bijbehorende rekeningnummer. Heel makkelijk als je zelf tijd (en dus geld) wilt besparen!

Wat als je btw aangifte te laat betaald?

Als je de btw aangifte te laat betaalt of vergeet in te dienen ontvang je een naheffing van de Belastingdienst. Dit is letterlijk een acceptgiro met een bedrag erop dat je dient te betalen. Er wordt een schatting gemaakt van het bedrag dat jij zou moeten betalen. 

Schrik niet, maar vaak is deze schatting veel te hoog. In de begindagen van mijn ondernemers tijd heb ik twee keer een dergelijke acceptgiro op de mat gekregen. Twee keer was dit rond de € 6000 euro. Een grote schok voor een studentje met een net nieuw bedrijf. 

Geen paniek. Je kunt gewoon je aangifte alsnog doen en de naheffing omzetbelasting wordt gewoon weer opgeheven. Je dient dan alleen nog de boete te betalen voor het niet indienen van de aangifte. Dit is een boete van € 68, een groot verschil met de duizenden euro’s die op de naheffing stond. Lees hier verder over de naheffing omzetbelasting.

Waar kan ik mijn btw aangifte terugvinden?

Je btw aangifte kun je terugvinden binnen je boekhoudprogramma als je ervoor gekozen hebt om hiermee je aangifte te doen. Kies je ervoor om zelf de btw aangifte te doen dan doe je dit via het OB-aangifte formulier. Dit hoor je in te dienen bij de Belastingdienst en zelf een kopie van te bewaren.

Tips voor het betalen van je btw aangifte

Het bijhouden van je btw aangifte is één ding. Het uiteindelijk betalen van deze aanslag is iets anders. Je bent namelijk zelf verantwoordelijk dat je dit geld ook daadwerkelijk kunt betalen. Ik ken meerdere ondernemers die wel eens in de problemen zijn gekomen bij deze betaling omdat ze simpelweg het geld niet meer hadden.

We raden je daarom aan om van iedere factuur die je verstuurt het btw bedrag aan de kant te zetten dat je binnenkrijgt. Dit zorgt ervoor dat je in feite iets te veel aan de kant zet, omdat bij deze vuistregel de betaalde btw buiten beschouwing wordt gelaten. 

Ieder kwartaal kun je van het geld dat je aan de kant gezet hebt de btw aangifte betalen en hou je geld over. Een leuk extra spaarpotje dus. Heel handig om er zeker van te zijn dat je altijd genoeg geld hebt om de aangifte omzetbelasting mee te betalen. Een vergelijkbare vuistregel hanteren wij voor de aangifte inkomstenbelasting

Btw aangifte 2023 goed geregeld

Het doen van de btw aangifte is een belangrijke klus en hoeft je niet veel tijd te kosten. Door gebruik te maken van een boekhoudprogramma bespaar je veel tijd en heb je de aangifte binnen no-time geregeld. Hieronder vind je een aantal van de beste programma’s beschikbaar in Nederland.

Verder raden we je aan om de btw die je ontvangt op een losse (spaar) rekening aan de kant te zetten. Hierdoor kom je nooit in de problemen bij het doen van de betaling en loop je niet achter de feiten aan. Sterker nog, je houdt altijd wat geld over in het spaarpotje.

De aangifte omzetbelasting 2023 dien je na ieder kwartaal op te geven en te betalen. Voorkom problemen door de tips in dit artikel te volgen en bespaar jezelf veel kopzorgen. Heb je de kwartaal aangifte voor ondernemers altijd op orde?

Meest recente update: juli 3, 2023 by Kaj

Meer verdienen en beter omgaan met je geld?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang iedere week het laatste economische nieuws, handige tips voor ondernemers en de beste tools!

.

Top 5 boekhoudprogramma's


Chris & Kaj Hoebeginik

De auteurs: Kaj & Chris

Wij zijn Kaj & Chris en op hoebeginik.nl delen wij onze expertise op het gebied van ondernemerschap en marketing. Na onze studie marketing vervolgden wij onze praktijkstudie in ondernemerschap. Inmiddels jaren later delen wij onze succesverhalen en valkuilen hier zodat jij ervan kunt leren. Lees hier ons verhaal.

Plaats een reactie