BTW op eten en drinken, zijn representatiekosten aftrekbaar?

Op de zaak eten en drinken we iedere dag. Soms met een klant, soms alleen en soms met personeel. Hiervoor maak je kosten en de vraag is of BTW op eten en drinken aftrekbaar is voor je boekhouding.

Daarover vertellen we je alles in dit artikel. We gaan in op de vraag of representatiekosten aftrekbaar zijn, hoe het zit met BTW op eten en drinken en wat je wel en niet mag aftrekken van je winst in je boekhouding.

BTW eten en drinken

In Nederland zijn er verschillende belastingregels, maar in principe betaal je overal BTW over. Als ondernemer mag je in sommige gevallen de BTW terugvorderen en daarom is het belangrijk om een goede boekhouding bij te houden. Aan het einde van het jaar kunnen al deze bonnetjes je veel geld schelen aan BTW en winst.

Hoeveel BTW op eten?

In Nederland zit er in principe 9% BTW op voedsel. Wat precies voedsel is kan in detail verschillen gezien de regelgeving, maar als vuistregel is dit percentage juist. Iedere keer dat je eten koopt, komt hier dus 9% BTW over.

Hoeveel BTW op drinken

In Nederland zit er op drinken in princiep ook 9% BTW. Alcoholhoudende dranken zijn hierop de uitzondering. Dit geldt voor bier met meer dan 0,5% alcohol en andere dranken met minimaal 1,5% alcohol.

9% BTW volgens de voedingsmiddelen wet:

• Eetwaren & snoepgoed
• Alle soorten ijsjes
• Algen voor menselijke consumptie
• Dranken (zonder alcohol)
• Ingrediënten voor het bereiden van eten / drinken
• Voedingspreparaten & supplementen

21% BTW volgens de voedingsmiddelen wet:

• Genotsmiddelen zoals pruimtabak
• Hallucinerende middelen (zoals magic mushrooms)
• Lustopwekkende producten
• Producten die niet voor menselijke consumptie zijn bedoeld (zoals visaas)
• Water dat edelmetaal bevat (vraag me niet waarom..)

Bron: Belastingdienst.

BTW op eten en drinken aftrekbaar?

Het liefst voer je als ondernemer natuurlijk al je bonnetjes in voor het eten en drinken dat je koopt. Ieder bakje koffie, ieder broodje bij de Jumbo en ieder diner. De vraag is alleen of dat wel mag.

De Belastingdienst heeft hier namelijk een aantal ingewikkelde regels aan verbonden. Concreet betekent dit dat je niet zomaar alles blind op mag voeren in je boekhouding en af mag trekken van je BTW/winst.

Welke boekhouder je ook vraagt. Iedereen heeft een ander antwoord over hoe de BTW op eten en drinken te verwerken in de administratie. In principe heb je de volgende opties:

1. Een drempel van € 4500

Tot dit bedrag mag je geen kosten voor eten en drinken opvoeren. Na dit bedrag mag je de gemaakte kosten 100% opvoeren in je administratie.

2. Gedeeltelijk opvoeren

De tweede optie (veelgebruikt door bijvoorbeeld zzp’ers) is het gedeeltelijk opvoeren van je eten en drinken in je boekhouding. Bij deze optie geldt geen drempel, maar mag je maximaal 80% van je kosten opvoeren in je boekhouding. 

Je kunt dit eenvoudig doen door gebruik te maken van boekhoudsofware voor zzp. Een keer per kwartaal voer je een correctie door voor alle kosten in je boekhouding eten/drinken en zorgt er zo voor dat je met weinig moeite je administratie op orde hebt.

Zijn representatiekosten aftrekbaar?

Representatiekosten zijn in principe aftrekbaar. Het zijn kosten die je maakt om je bedrijf onder de aandacht te brengen bij (potentiële) klanten. Het zijn dus bedrijfskosten.

Wel is het een beetje een grijs gebied waar sommige ondernemers ook nog wel eens misbruik van willen maken. Je kunt namelijk moeilijk aantonen of een diner met klanten was of met een groep vrienden als je dit opvoert in je boekhouding.

Onder representatiekosten verstaan we namelijk alle kosten die je maakt voor je bedrijf zonder dat hier direct een tegenprestatie tegenover staat. Denk bijvoorbeeld aan een relatiegeschenk, een diner, een lunch of een bakje koffie om nieuwe ideeën te bespreken.

Het is zeer verstandig om hier geen grapjes mee uit te halen. Voer alleen de kosten op die je ook écht gemaakt hebt voor je bedrijf. Bij een eventuele controle valt het natuurlijk op als je iedere dag uit eten gaat op kosten van de zaak.

Conclusie

BTW op eten en drinken is zoals aangegeven een kostenpost die iedere ondernemer maakt. Bewaar daarom altijd de bonnetjes (met BTW) en voer dit standaard in bij je boekhouding. In overleg met bijvoorbeeld een boekhouder kan je bepalen welke kosten wel en niet in je administratie thuishoren.

Zijn representatiekosten aftrekbaar? Ja dat zijn ze. Wees hier alleen wel eerlijk in, want je zult niet de eerste zijn die bij een controle door de mand valt. Hou altijd netjes je boekhouding met software bij en kom niet in de problemen. Op deze pagina kun je boekhoudprogramma’s vergelijken die je gratis kunt gebruiken.