Als ondernemer ben ik vaak op pad voor klanten. Daarvoor gebruik ik een leaseauto, met regelmaat tanken en in de winter veilige bandjes eronder. Allemaal extra kosten die je maakt zonder nog maar een dienst of product te hebben afgeleverd.
Nog even snel langs de winkel terwijl je naar een nieuwe afspraak gaat. Mag je die kilometers ook opschrijven als zakelijk en aftrekken bij het invullen van je belastingaangifte? Deze vragen hoor ik vaak. Maar hoe zit het nu precies?
In dit artikel zal ik ingaan op die vragen. Want ik merk om mij heen dat er nog veel onduidelijk is. Reiskosten moet je namelijk aangeven aan de belastingdienst. Niet altijd leuk om te doen, maar het kan echt de moeite waard zijn om hier meer over te weten. Misschien kan je meer BTW over reiskosten terugkrijgen dan je dacht, lees snel hieronder verder.
Wat zijn zakelijke reiskosten?
Reiskosten zijn alle kosten die je maakt met reizen voor je werk. Let op! Woon-werkverkeer telt niet mee. Het gaat echt om de kosten die je maakt voor je onderneming. Werk je vanuit huis, dan hoef je hier geen rekening mee te houden. Even snel langs de winkel zoals hierboven benoemd, mag je niet meerekenen.
Voor de rest zijn alle kosten die je maakt om te reizen belasting aftrekbaar. Ook reizen met het openbaar vervoer is aftrekbaar. Je betaalt immers btw op treinkaartjes. Ik ga zelf nooit met de bus, maar uiteraard geldt het ook voor buskaartjes.
Reizen met de benenwagen, een watertaxi, gewone taxi, met de fiets of verzin het maar telt mee als reiskosten. Behalve vliegtickets, daar betalen we geen btw over. Iedere kilometer die je maakt voor je werk, tel je mee als gemaakte reiskosten.
Hoe verwerk je zakelijke reiskosten in je administratie?
Het verwerken van je zakelijke reiskosten is een kwestie van alle zakelijke kilometers registreren. Zorg voor een goede administratie of gebruik net als ik een handige boekhouding app. De app registreert alle reizen die ik maak.
Daarna hoef ik alleen maar privé of zakelijk te kiezen, de rest gaat automatisch. In een eerder artikel heb ik het gehad over vermogensetikettering, daarin meer over wat valt onder privé- en ondernemingsvermogen.
Reiskosten op factuur of bij de prijs in?
De reiskosten op een factuur benoemen mag je zelf weten. Dit is persoonlijk en hangt van de dienst af. Ikzelf benoem het niet op mijn facturen. De reiskosten die ik maak, neem ik mee in de afgesproken prijs en reken een iets hoger uurtarief bijvoorbeeld. Dat maakt het ook wel overzichtelijk bij het aangeven van de belastingaangifte, maar dat kan voor iedereen anders zijn.
Zakelijke reiskosten: wat is belasting aftrekbaar?
Alleen over zakelijke reiskosten kun je BTW terug vragen. Reiskosten ziet de belastingdienst gewoon als bedrijfskosten, bewaar alle bonnetjes dus goed. Overal waar je belasting over hebt betaald, zelfs parkeren in een parkeergarage doe je in je administratie.
BTW gebruik privévervoermiddel
Reizen met een auto die privé eigendom is of privé huurt? Dan mag je €0,21 cent per gemaakte kilometer van je winst aftrekken. Je mag dus geen brandstof, verzekering of parkeerkosten afzonderlijk aftrekken, dit zit allemaal in de € 0,21 cent.
BTW zakelijk rijden
Valt de auto onder het ondernemersvermogen, dan mag je de autokosten aftrekken van de winst. Nu mag je wel de parkeerbonnen, onderhoud, verzekering, etc meenemen bij je belastingaangifte. Weten wanneer het onder privé- of zakelijk valt?
BTW treinkaartje – OV
Ook hier is het belangrijk dat je alle bonnen bewaard. Onder het openbaar vervoer verstaat men de bus, tram, trein, metro en de ov-fiets. De BTW op OV is in Nederland 9%, dus niet de gebruikelijke 21% of de € 0,21 cent per kilometer die je kon aangeven. Op de website van mijn ov-chipkaart kan je gemakkelijk een overzicht downloaden van je gemaakte reizen.
BTW Fiets, scooter, e-step of lopen
Het maakt voor de belastingdienst niets uit hoe je de kilometers aflegt. Iedere kilometer die je maakt is met € 0,21 cent aftrekbaar van je winst. Registreren, registreren, registreren is het toverwoord voor btw over reiskosten.
Woon- en werkverkeer telt niet mee
Het reizen van huis naar je werk, op welke manier je die reis ook aflegt, telt niet mee voor de belastingdienst. Daarom kan het handig zijn om zo dicht als mogelijk bij je kantoor te wonen of net als ik vanuit huis ondernemen.
Ook privé bestemmingen tijdens werktijden worden gezien als woon-werkverkeer, even omrijden langs de supermarkt of kinderen naar school brengen zijn helaas geen zakelijke kilometers.
Conclusie, BTW over reiskosten is complex maar zeker de moeite waard
BTW over reiskosten geldt voor alle gemaakte zakelijke kilometers. Het bewaren en registreren van alle kosten kan veel werk zijn, zeker als je veel moet reizen. Persoonlijk vind ik het bijhouden van reiskosten het aller vervelendste van ondernemen. Registreren en alle bonnen bewaren, om daarna alle privébewegingen ertussenuit te halen.
Om dit makkelijker te maken kun je dus gebruikmaken van software. De meeste boekhoudsoftware bijvoorbeeld heeft hiervoor wel een handige functie voor. Met name voor zzp’ers is deze administratie belangrijk. Het is immers allemaal jouw geld. Je kunt hier de beste zzp boekhoudsoftware vergelijken. Een van de meest populaire software in Nederland vind je hier.
In het kort, waar moet je op letten? Zijn het zakelijke of privé kilometers. BTW openbaar vervoer is 9%. Reiskosten mag je benoemen op een factuur, maar dit hoeft niet per se. Het maakt niets uit hoe je reist, watertaxi, fiets, auto of lopend, het gaat om de afgelegde kilometers.
Hopelijk heeft dit geholpen bij je vraag over BTW over reiskosten en nog veel veilige kilometers gewenst
0 reacties