7 must-have business tools voor ondernemers in 2025

Als ondernemer ben je constant druk in de weer om ervoor te zorgen dat je bedrijf groeit. Samen met een team, of alleen werk je hard aan de toekomst van je bedrijf. In deze drukte is tijd schaars en besteed je dit het liefst zo effectief mogelijk. 

Er zijn vele business tools die ervoor zorgen dat jij je tijd beter kan besteden. Denk aan een boekhoudprogramma die het doen van de administratie een fluitje van een cent maakt, of het hebben van een CRM-systeem om je klantrelaties beter te beheren. 

Om niet nog meer van je kostbare tijd te verspillen laten we je hieronder de 10 must-have tools zien die je nodig hebt als ondernemer. 

1. Boekhoudprogramma

Eén van de belangrijkste onderdelen van het runnen van een onderneming is dat er geld verdient wordt. Hierbij is het van belang dat je controle hebt over de financiën in je bedrijf. Zonder inzicht in de financiële stromen binnen je onderneming wordt het namelijk lastig om goede beslissingen te nemen. 

Met een boekhoudsysteem krijg je inzicht in de financiële situatie van je bedrijf en rond je in een stuk minder tijd, een stuk meer van je administratie af. Zo worden er automatisch handige financiële overzichten opgesteld en kan je in een paar klikken offertes en facturen maken en versturen. 

Ook ondersteunen steeds meer boekhoudprogramma’s de mogelijkheid om in één klik je btw-aangifte te doen, ideaal! Door automatische foutcontroles worden grote fouten voorkomen. 

Er zijn vele soorten boekhoudprogramma’s beschikbaar, denk aan de bekende namen zoals e-Boekhouden en Exact Online. Hoewel veel systemen de basisfuncties bieden, verschilt het per bedrijf wat je allemaal nodig hebt. Zo heeft een boekhoudprogramma voor een webshop weer baat bij andere functionaliteiten dan boekhoudsoftware voor in de zorg. 

Benieuwd naar de mogelijkheden? Dan kan je hier eenvoudig boekhoudprogramma’s vergelijken. 

2. CRM-systeem

CRM staat voor Customer Relationship Management en heeft betrekking op het managen van de klantrelaties binnen je onderneming. Met een CRM-systeem kan je klantgegevens en activiteiten beheren en automatiseren.

Zo kan je het hele proces vanaf het eerste contact tot aan de verkoop en retentie inzichtelijk maken en optimaliseren. 

Met als resultaat: 

1. Een betere klantervaring aangezien je alle informatie over je klanten altijd paraat hebt, zoals voorkeuren, eerdere gesprekken, documenten en andere info. Zo geef je de klant het gevoel dat je diegene kent en snapt wat er speelt.

2. Geoptimaliseerde processen, aangezien je niet meer handmatig de individuele contactmomenten hoeft bij te houden. Dit scheelt je enorm veel tijd en fouten. Ook kan je jouw marketingactiviteiten beter afstemmen op de wensen en behoeften van je klanten die duidelijk naar voren komen in zo’n systeem. 

3. Meer efficiëntie tussen je medewerkers en afdelingen binnen je bedrijf. Voor zowel kleine als grote bedrijven. Collega’s hoeven niet eindeloos te zoeken naar relevante informatie en elkaar hiervoor te storen, alles staat op één centrale plek. 

4. Trouwe klanten en meer verbinding met je klanten, aangezien jij precies weet wat ze willen en hier goed op inspeelt. Je voorkomt irritante en spam marketing en kan op de juiste momenten waarde bieden. 

5. Meer omzet en een hogere klantwaarde door de combinatie van de bovengenoemde punten. Je neemt de klant als het ware aan de hand mee door je funnel waarbij je in elke stap extra waarde kan toevoegen.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Vergelijk de beste CRM-systemen en kijk hoe het jouw onderneming kan verbeteren. 

3. Projectmanagementtools

Werk je samen met een team en ben je klaar met de onoverzichtelijke drive vol met Excel sheets? Dan wordt het tijd voor een projectmanagementtool.

Zoals de naam al doet vermoeden zorgt zo’n tool ervoor dat je verschillende projecten goed kan managen. De belangrijkste functies van een projectmanagementtool is het opstellen en toewijzen van taken, het toebedelen van teamleden aan taken, bijvoegen van relevante bestanden en het bijhouden van de voortgang van een project. 

Ook handig is dat veel van deze tools koppelingen bieden met andere software, zoals boekhoudprogramma’s, communicatiesoftware en opslagdiensten. Ideaal!

Deze combinatie van projectmanagement zijn essentieel voor bedrijven die op consistente basis projecten hebben om af te ronden en hier graag een duidelijk en easy-to-use werkwijze van maken. Bekende tools zijn Monday, ClickUp en Trello. 

Voor kleinere teams is Trello een zeer geschikte en bovendien gratis te gebruiken tool. Voor grotere teams raden wij aan om ClickUp te gebruiken. Deze tool biedt heel veel integraties, is makkelijk te gebruiken en bovendien erg schaalbaar. Perfect voor de ambitieuze ondernemer! 

4. CMS (websitebouwer)

Een goede website is tegenwoordig onmisbaar voor bedrijven die goed gevonden willen worden. Waar je vroeger papieren visitekaartjes gaf om potentiële klanten te interesseren voor je bedrijf, is vandaag de dag je website jouw visitekaartje.

Iedereen kent het gezegde; ‘You never get a second change to make a first impression’. Met een goede, moderne website die past bij de uitstraling van je bedrijf, kan je klanten in één oogopslag kennis laten maken met jouw bedrijf en hetgeen wat je aanbiedt. Ook is dit je kans om vertrouwen te wekken. 

Er zijn veel manieren waarop je een website kan maken of laten bouwen. Veelgebruikte websitebouwers zijn WordPress, Shopify, Wix en Squarespace. Dit worden ook wel Content Management Systemen (CMS) genoemd, aangezien er met zo’n systeem content wordt gemaakt, bewerkt en beheerd. 

Shopify is een uitstekend systeem dat zich specialiseert in e-commerce websites. Het is erg gebruiksvriendelijk en biedt mooie templates waarmee je snel een goed werkende website optuigt die er netjes en betrouwbaar uitziet.

Wij maken persoonlijk veel gebruik van WordPress, daar is onze website ook mee gemaakt. Het is een veelzijdige tool die heel veel mogelijkheden biedt, voor zowel beginners als de meer gevorderde websitebouwers. Met duizenden thema’s en plug-ins is niks te gek en wordt een website enkel gelimiteerd door de skills van de bouwer.

WordPress is gratis te gebruiken, met bijkomende kosten voor hosting en domeinnaam. 

Nog 3 onmisbare business tools onder de video!

5. E-mailmarketingsoftware

E-mailmarketing wordt door velen geassocieerd met vervelende en spammy berichten waar je niet op zit te wachten. Zonde, want dit is één van de meest ondergewaardeerde businesstools met veel potentie.

Door e-mailmarketingsoftware te koppelen aan je CRM-systeem zorg je voor een waterdicht systeem waarbij je zowel nieuwe leads als bestaande klanten in alle fases van de klantreis kan voorzien van waarde. Hiervoor is het wel belangrijk dat je dit met de juiste intentie en frequentie doet, om te voorkomen dat het inderdaad spammy en irritant wordt. 

Met e-mailmarketingsoftware kan je het verzamelen van e-mailadressen automatiseren, de betrokkenheid van je klanten versterken en je omzet verhogen. Bekende tools zijn Mailchimp, Mailblue en MailerLite. Meer weten over hoe e-mailmarketing jouw bedrijf kan versterken? Bekijk dan onze review over Mailerlite.

6. SEO

Een goede online zichtbaarheid is essentieel voor het aantrekken van nieuwe klanten. Het liefst sta je daarom op de eerste pagina van zoekresultaten, een goede SEO-strategie is hierin onmisbaar. 

Een belangrijk onderdeel is om inzicht te krijgen in wat de concurrentie doet om hun vervolgens een stapje voor te zijn. Ook is het handig om zoekvolumes en trends in de markt te analyseren. Bekende tools hiervoor zijn de duurdere en meer geavanceerde tools zoals Ahrefs en SEMrush, of de meer betaalbare tools zoals Clicks.so. 

Voor kleinere bedrijven zijn de betaalbare SEO-tools zeer geschikt, aangezien je hiermee goed inzicht kan krijgen in zoekvolumes, trends, backlinks ideeën voor goede content. Voor bredere inzichten en diepere analyses en vergelijkingen zijn de duurdere tools aan te raden. 

Voor een goede SEO-optimalisatie is het ook erg belangrijk dat je website technisch goed in elkaar zit. Voor een snelle check van de prestaties van je website is Google Lighthouse een hele goed en gratis tool. Hiermee krijg je inzicht in de snelheid, kwaliteit en mogelijke problemen van je website. Hieronder een voorbeeld van Google Light House.

Voor een diepgaande technische analyse van je website is echter meer nodig. Een goede tool hiervoor is Screaming Frog. We gebruiken deze tool al jaren en zijn zeer tevreden over de mogelijkheden die het biedt.

Deze tool analyseert de hele website en geeft je de mogelijkheid om te filteren op allerlei waarden en deze verolgens uit te draaien in een CSV bestand. Hierdoor heb je snel een compleet overzicht van de technische staat van je website.

Hoewel de prijs aan de hoge kant ligt (€190 per jaar), is dit een goede business tool om hoger in Google te komen.

7. Social media tools

Last but not least, tools voor social media. Waar het vroeger nog een keuze was om zichtbaar te zijn op sociale media is dit nu een must. Een sterke aanwezigheid op sociale media draagt namelijk bij aan een sterk en authentiek merk, waardoor jij je beter kan onderscheiden van de concurrentie. Een zeer sterk marketinginstrument, als je het goed inzet.

Een goede strategie, planning en beheer zijn hierbij erg belangrijk. Tools zoals Hootsuite, Coosto, Buffer en Sprout zijn zeer geschikt voor het plannen en beheren van de content die je plaatst en het meten van de prestaties van je posts. 

Social media is erg visueel ingesteld. Een goede afstemming van je feed en een vaste, herkenbare huisstijl dragen bij aan een sterk en herkenbaar merk. Goede afbeeldingen en video’s zijn hierbij onmisbaar. Het beste is om eigen content te maken en deze te bewerken, zo krijg je de meeste authenticiteit. 

Dit is niet voor iedereen even haalbaar en daarom zijn er verschillende tools die ook gratis stock afbeeldingen en video’s bieden. Denk aan Pexels en Freepik. Voor het maken en bewerken van content zijn wij helemaal fan van Canva. Dit programma staat bij velen bekend vanwege de gebruiksvriendelijkheid, veelzijdigheid en het feit dat het goed te betalen is.

Er is ook een gratis versie waaar je als beginner goed mee uit de voeten kan en ervaring kan opdoen. Onze ervaring is echter dat je voor het maken van premium content toch het beste gebruik kan maken van de pro versie (€110 per jaar). 

De tool heeft een lage instapdrempel en maakt het met vele templates en design mogelijkheden voor iedere business mogelijk om hun eigen online zichtbaarheid op te bouwen!

Personalisatie is belangrijk

Hopelijk heb je na het lezen van dit artikel een goed beeld gekregen van de verschillende business tools die er zijn en hoe deze tools helpen om je onderneming op een efficiënte en effectieve manier te laten groeien. Wij hebben onze favoriete tools uitgelicht en zijn van mening dat dit de beste business tools zijn. 

Echter is het belangrijk dat je de juiste business tools voor jouw bedrijf gebruikt, die passen bij jullie werkwijze en behoeften. De genoemde tools zijn een goed begin, maar houd ook je ogen open voor andere online tools die goed bij jouw onderneming passen.