Clockify review: gratis tijdregistratie voor ondernemers

Het bijhouden van je uren is een belangrijke taak. Voor jezelf als privépersoon, voor je bedrijf en voor jou als ondernemer. Zodra je inzicht hebt in je (werk)week kun je betere keuzes maken voor je organisatie. Dat neemt echter niet weg dat het een vervelende klus kan zijn. Gelukkig zijn er handige tools die je hierbij kunnen helpen. 

In dit artikel vertel ik je alles over de tool die wij gebruiken om onze uren nauwkeurig bij te houden, namelijk Clockify. We gaan in op de features, de kosten en de redenen waarom je überhaupt je uren bij zou moeten houden.

Waarom uren bijhouden?

Als je al wat langer ondernemer bent of wanneer je veel bezig bent met efficiënt werken dan is het bijhouden van je uren vanzelfsprekend. Naast enkele praktische en fiscale redenen zorgt het er namelijk ook voor dat je jezelf kunt ontwikkelen.

Enkele praktische reden voor het registreren van je uren zijn het urencriterium waar je in Nederland mee te maken hebt. Werk je genoeg uren aan je bedrijf, dan heb je recht op aftrekposten en dit kan je veel geld schelen. In dit artikel kun je meer lezen over de urenregistratie.

Daarnaast heb je regelmatig met klanten te maken waarvoor je aan de slag gaat. Hiervoor is het verstandig om goed bij te houden hoeveel uren je voor ze aan het werk bent zodat je dit ook kunt factureren. Doe je het uit de losse pols? Dan is de kans groot dat je te veel uren werkt en dat je jezelf in de vingers snijdt. Je uren bijhouden in Excel is hiervoor een optie, maar ik vertel je zo meer over ons alternatief Clockify.

Werk je voor jezelf aan veer verschillende projecten? Dan is het ook verstandig om hiervoor de uren nauwkeurig bij te houden. Zo kun je bijvoorbeeld na een jaar de balans opmaken en kijken met welke projecten je het meeste geld verdient of waar je het meeste plezier uithaalt. Correspondeert dit met de hoeveelheid uren die je erin steekt? Nuttige data om te weten zodat je hierop kunt optimaliseren.

Wat is Clockify?

Clockify is een tool die gemaakt is om je te helpen met je urenregistratie. Het biedt talloze features waarmee je een eenvoudige of een zeer specifieke registratie van je tijd bij kunt houden. 

Persoonlijk gebruik ik Clockify al meerdere jaren om al mijn uren bij te houden die ik werk per project. Dit biedt me de juiste inzichten en ik kan mijn uren hiermee ook verantwoorden naar bijvoorbeeld de belastingdienst mochten ze ernaar vragen.

Clockify werkt in de basis heel simpel. Het is een website (ook een app beschikbaar) die je kunt openen. Zodra je vervolgens ingelogd bent start je letterlijk een timer op het moment dat je met een klus bezig gaat. 

Na het stoppen met werken aan die klus druk je de timer weer uit en geef je deze activiteit een beschrijving. Deze wordt vervolgens aan je dag toegevoegd zodat je later terug kunt vinden waar je aan gewerkt hebt en hoeveel uur je ermee bezig bent geweest. 

Werk je met verschillende klanten, met verschillende projecten, met een team van mensen aan dezelfde opdrachten? Allemaal geen probleem. Je kunt namelijk een eenvoudige indeling maken.

Bij de Timer kun je naast een beschrijving namelijk opgeven bij welk project de activiteit hoort. Je kunt het daarnaast een label meegeven en zelfs aangeven wat het uurtarief was dat bij deze taak hoort. 

Als voorbeeld voor het schrijven van deze pagina zou je het als volgt in kunnen voeren in je Clockify tijdregistratie:

‘Client’ = Hoebeginik.nl

‘Project’ = Blogs schrijven

‘Beschrijving’ = Clockify

Na verloop van tijd heb je een duidelijk overzicht hoeveel tijd je voor, in dit geval, Hoebeginik.nl aan het werk bent geweest, hoeveel tijd je bezig bent geweest met het project ‘Blogs schrijven’ en welke blogs er geschreven zijn. 

Een ander project zou bijvoorbeeld ‘Administratie’ kunnen zijn, maar ook ‘Website optimalisatie’ en ‘Acquisitie’ zouden projecten kunnen zijn. Door dit zo in te richten dat het past bij jouw bedrijf en werkzaamheden kun je voor jezelf een geweldig overzicht uitdraaien over een bepaalde periode.

Het enige waar je even op moet letten is de gewoonte om de timer aan te zetten. Je kunt je uren achteraf invullen natuurlijk, maar als je er een week goed op let zit het snel in je systeem.

Werken met een team

Een andere handige feature van Clockify is dat je in teams kunt werken. Iedereen van je team maakt zelf een account aan op Clockify en je kunt ze uitnodigen om deel te nemen aan jouw projecten. Op dat moment ziet je team enkel de projecten waar jij ze aan toevoegt en hebt zo alle uren die gewerkt worden door iedereen in een duidelijk overzicht. 

Dit is erg handig als je met meerdere mensen aan een project werkt dat gefactureerd moet worden. Iedere dag 30 minuten narekenen waar je ook alweer je tijd aan besteedt, is letterlijk tijdverspilling. Helemaal als je een groot team hebt. Met Clockify kost het je nog geen minuut per dag om dit allemaal bij te houden op de juiste manier.

Bij het factureren draai je simpelweg een overzicht uit van de gewerkte uren in de afgelopen periode, checkt het uurtarief en voert dit in bij je boekhoudprogramma om direct een factuur te verzenden naar je klant.

Hierdoor weet je zeker dat je nooit meer te veel uren aan een project besteedt, kun je je uren goed verantwoorden tegenover je klant en bespaar je bovendien een hoop tijd. Op deze pagina kun je eenvoudig en boekhoudprogramma vergelijken.

Clockify kosten

Ik heb het beste voor het laatste bewaard. Clockify is namelijk helemaal gratis te gebruiken voor klein tot medium grote bedrijven. Met de gratis versie kan ik persoonlijk alles bijhouden wat ik nodig heb en ik werk zelfs met een team van een aantal mensen.

Heb je een grote organisatie? Dan betaal je tussen de $ 4,99 en $ 14,99 per persoon voor de applicatie. Dit is vooral handig als je geavanceerde functies nodig hebt voor je personeelsadministratie. Voor het werken aan projecten is de gratis versie meer dan voldoende.

Enkele van deze geavanceerde features zijn:

• Het blokkeren van tijd (niet kunnen registreren buiten de daadwerkelijk bijgehouden uren)
• Goedkeuring (je team kan je hun overzicht sturen ter goedkeuring. Na goedkeuring is het niet meer aan te passen
• Verschillende tarieven per taak
• Het versturen van facturen
• Personeelskosten vs het te rekenen uurtarief (zodat je kunt kijken hoeveel er netto overblijft na het uitzetten van personeel)

Dit is nog maar een kleien greep uit de features van Clockify. Hieronder vind je een overzicht van de kosten en de verschillende pakketten. Nogmaals, persoonlijk gebruik ik Clockify al jaren volledig gratis en ben hierover zeer tevreden.