Creditfactuur

Het kan voorkomen dat je een factuur stuurt en er later achterkomt dat er iets gewijzigd moet worden. Een factuur mag na versturen niet meer aangepast worden. Om fouten en aanpassingen toch goed te factureren naar de klant, stel je daarom een creditfactuur, oftewel een creditnota op.

In dit artikel gaan we in op de creditnota betekenis, leggen we het belang van een creditnota uit, vertellen we wat er op een creditnota moet staan en geven we een creditfactuur voorbeeld. Lees snel verder om alles te weten te komen over het opstellen van een creditfactuur.

Wat is een creditfactuur? Creditnota betekenis

Een creditfactuur, oftewel creditnota, is een factuur waarmee je (een deel van) het factuurbedrag kwijtscheldt. Het kan namelijk voorkomen dat het gefactureerde bedrag uiteindelijk toch lager uit blijkt te vallen. Ook kan het voorkomen dat het gehele factuurbedrag niet meer betaald hoeft te worden. In beide gevallen moet je dan een creditfactuur opstellen.

Op deze factuur staat een negatief bedrag vermeld. Dit bedrag hoeft de klant niet aan jou te betalen. Als de klant de factuur al betaald heeft, dan moet je het kwijtgescholden bedrag weer terugbetalen. Ook kan je in overleg met de klant ervoor kiezen om dit bedrag als tegoed te houden voor een volgende aankoop. 

Het belang van een creditfactuur

Misschien vraag je jezelf nu af, maar waarom kan ik niet gewoon mijn klant bellen en aangeven dat het bedrag niet meer betaald hoeft te worden? Dat zou inderdaad makkelijker zijn, maar de belastingdienst wil dat je boekhouding in orde is. Ze kunnen namelijk altijd een beroep doen om je boekhouding te controleren. Het kwijtschelden van (een deel van) een factuur moet je daarom altijd vastleggen in de vorm van een creditfactuur.

Ook is het voor je eigen administratie handig om een creditfactuur te verwerken. Hierdoor wordt er weer balans in de boekhouding gebracht. Het is makkelijk om kwijtschelding te vergeten en hierdoor kan het lastig zijn om later verschillen in de boekhouding te achterhalen. Het opstellen van creditfacturen voorkomt verwarring en fouten.

Met een boekhoudprogramma kan je gemakkelijk en snel een creditfactuur opstellen. Het format staat al klaar en je hoeft enkel de juiste gegevens in te voeren. We komen later in dit artikel terug op de voordelen van een boekhoudprogramma.

Wanneer moet je een creditfactuur sturen?

Er kunnen verschillende oorzaken zijn voor een veranderd factuurbedrag. Dit kan bijvoorbeeld komen door een simpel typfoutje of een verandering in de afname hoeveelheid. Hieronder staan de meest voorkomende redenen voor het opstellen van een creditfactuur:

• Er zijn verkeerde goederen en/of diensten geleverd aan de klant
• Er is een fout gemaakt in het opstellen van de factuur
• Er wordt achteraf korting gegeven op een product
• Er is een leveringsprobleem ontstaan
• Er worden producten retour gestuurd
• De bestelling wordt geannuleerd door de klant

Deze situaties komen vaak voor en het is daarom handig om goed te weten hoe je een creditfactuur opstelt. Maar wat moet er precies op een creditfactuur staan?

Wat moet er op een creditfactuur staan?

Een creditfactuur is uiteraard nog steeds een factuur en moet daarom aan dezelfde factuurvereisten voldoen als een normale factuur. Zorg onder andere voor duidelijke contactgegevens, een btw-nummer en KvK-nummer. Bedenk voor jezelf een handig systeem om de creditfacturen te nummeren om goed overzicht te houden. Hier zit geen vereiste aan.

Onthoud goed dat alle facturen, dus ook creditfacturen, vallen onder de bewaarplicht. Zorg dat je ze dus goed opneemt in je boekhouding en minimaal 7 jaar bewaard.

Nu je weet wat een creditnota is, waarom het belangrijk is en wat er op moet staan, hebben we een creditfactuur voorbeeld voor je die jij kan invullen en aanpassen naar jouw wens.

Hoe ziet een creditfactuur er uit? Voorbeeld en tips

Een creditfactuur moet dus voldoen aan dezelfde regels en komt er in feite hetzelfde uit te zien. Het duidelijke verschil van een creditfactuur ten opzichte van een normale factuur is dat het bedrag negatief is. Om dit duidelijk te maken vermeld je daarom prominent dat het om een creditfactuur of creditnota gaat.

Download hier jouw creditfactuur voorbeeld. Ga aan de slag en pas de template aan naar jouw bedrijf.

Zo kan je makkelijk een creditfactuur maken

Een creditfactuur is dus essentieel om een foutief factuurbedrag te corrigeren. Het zorgt voor een nette afhandeling voor de klant en houdt je boekhouding in balans. Door het voorbeeld van hierboven te gebruiken en aan te passen voor jouw bedrijf kan je beginnen met versturen van een creditnota.

Echter kan je hierdoor nog steeds fouten maken en moet je zelf steeds de template aanpassen per klant. Met e-Boekhouden zorg jij voor een gemakkelijke en foutloze facturatie. Door je klanten in één systeem te zetten worden alle gegevens altijd juist verwerkt in facturen, offertes et cetera.

Start vandaag met het sturen van duidelijke en nette facturen via e-Boekhouden & profiteer als starter van 15 maanden GRATIS boekhouden. Hieronder vind je enkele andere opties qua software. Je kunt in de meeste gevallen de boekhoudsoftware gratis gebruiken in de eerste periode.