Creditnota en creditfactuur, wat moet ik hiermee?

Gefeliciteerd, je hebt je eerste factuur verstuurd! Maar wat gebeurt er als er iets misgaat en je de factuur moet corrigeren? Of als je klant een product retourneert en je hem geld moet terugbetalen? Geen paniek, dit is waar de creditfactuur om de hoek komt kijken. 

Als startende ondernemer is het opzetten van een bedrijf al genoeg werk, laten we zorgen dat jouw boekhouding en facturatie soepel verlopen. In deze blog vertellen we je alles wat je moet weten over creditfacturen. Zo ben jij klaar voor elke situatie waarin je er één nodig hebt!

Creditnota betekenis

De letterlijke betekenis van “creditnota” is een nota die een credit (ofwel, een positief saldo) beschikbaar stelt. In deze context van facturatie verwijst een creditnota naar een correctie of teruggave van geld. Deze teruggave is de verkoper verschuldigd aan de klant voor een eerder uitgegeven factuur. 

Dit document heeft dus een positieve impact op de rekening van de klant en resulteert in een krediet in plaats van een debet. Anderzijds heeft het een negatieve impact op de rekening van de ondernemer, die moet immers een bedrag afstaan.

Omdat het bedrag negatief is, staat er een minteken voor het factuurbedrag. Dit bedrag is dus als betaald en krijgt jouw klant terug. Met een creditnota leg je de kwijtschelding vast op papier.

Wat is een creditnota?

Een creditnota is een document dat lijkt op een factuur, maar het bedrag van een eerdere factuur verlaagt of kwijtscheldt. Een bedrag dat eerder betaalt moest worden, wordt nu (gedeeltelijk) als tegoed opgemaakt. Afhankelijk van de situatie of de klant, kan het bedrag worden terugbetaald of als een tegoed op een volgende aankoop worden gegeven.

Wanneer creditnota maken?

Zodra een factuur eenmaal verstuurd is, mag je deze achteraf niet meer wijzigen. En zelfs al is dit op verzoek van jouw klant, dit mag simpelweg niet van De Belastingdienst. Er is dus een nieuwe factuur nodig. In dit geval zal jouw klant een creditnota ontvangen.

Je kunt in veel verschillende gevallen een creditnota willen maken. Stel bijvoorbeeld dat het verkeerde product is genoteerd of niet de juist prijs is opgenomen. Hieronder een aantal redenen waarom je dit zou willen aanpassen:

• Fout op factuur: Wanneer er een fout op de factuur staat, zoals een verkeerd bedrag of een verkeerd product. 
• Korting: Als er een korting wordt gegeven aan een klant, kun je hiermee het aangepaste factuurbedrag laten zien.
• Retourzending: Als een klant producten retourneert kun je hiermee het bedrag van de geretourneerde producten terugstorten.
• Verkeerde of beschadigde goederen: Wanneer de goederen tijdens transport beschadigd zijn en kapot aankomen. Als leverancier kun je de goederen vervangen of een creditnota sturen.

Wat heb je nu nodig voor het maken van een creditfacuur?

Creditfactuur maken 

Voor het opstellen van een creditnota heb je in wezen dezelfde zaken nodig als voor een factuur.

De creditnota krijgt een nummer dat opeenvolgend is op je laatste factuur.  Je kunt de originele factuur volledig ongedaan maken met een creditnota en daarna een nieuwe factuur maken en sturen naar de klant.

Met een creditnota is het niet nodig om de originele factuur te verwijderen en ontstaan er geen gaten in de factuurnummers. Je mag zoveel creditnota’s aanmaken als je wilt, zolang ze maar niet hoger zijn dan het originele factuurbedrag.

Creditnota maken stappenplan

1. Zorg dat je de originele factuur bij de hand hebt. 
2. Geef de creditnota een uniek nummer
3. Vermeld dezelfde bedrijfsgegevens erop als op de originele factuur
4. Vermeld duidelijk dat het om een credit factuur gaat, bijvoorbeeld bovenaan
5. Vermeld het factuurnummer van de originele factuur op de credit factuur. Zo is het duidelijk naar welke factuur de creditfactuur verwijst.
6. Geef aan of het bedrag wordt terugbetaald aan de klant of dat het bedrag in mindering wordt gebracht op de volgende factuur.

Creditnota online maken

Om wijzigingen en kwijtscheldingen juist te verwerken is het belangrijk om het overzicht te hebben. Een goede online boekhoudsoftware helpt je hierbij. 

Creditnota voorbeeld

Een creditnota maken is niet moeilijk. Het ziet er in principe hetzelfde uit als een normale factuur. Het verschil is dat het saldo op een creditnota negatief is. Ook staat er bovenaan het document vermeld dat het om een creditfactuur gaat i.p.v. een normale verkoopfactuur.

Deze gegevens kun je op de creditnota vermelden:

• Jouw btw-nummer
• Jouw KvK-nummer
• Het factuurnummer
• De factuurdatum
• De datum van levering van de opdracht
• Specificatie van de opdracht
• De adresgegevens van jouw bedrijf
• De naam en adresgegevens van jouw klant.
• De hoeveelheid goederen of gemaakte uren 
• Totaalbedrag inclusief en exclusief btw.
• Het btw-bedrag

Tips

Dan nog een aantal tips bij het opmaken van een creditfactuur. Maak duidelijke afspraken met de klant over de afhandeling van deze factuur en de terugbetaling van het gecrediteerde bedrag. Bewaar daarnaast een kopie van de creditfactuur en de originele factuur goed in de administratie.

Conclusie

Een creditnota is een factuur waarop een verlaging of kwijtschelding van het factuurbedrag vermeld wordt. Een bestaande factuur mag niet meer gewijzigd worden en daarom kan een creditfactuur worden toegekend. Het wordt betaalde bedrag wordt teruggestort aan de klant of als tegoed toegekend. Een creditfactuur ziet er bijna hetzelfde uit als een normale factuur. Je kunt een creditnota eenvoudig opstellen via online boekhoudsoftware.