De beste CRM systemen voor kleine bedrijven

Met een CRM systeem heb je een centrale plek waar je alle lead en klant gegevens kan opslaan. Zo kan je als bedrijf klantrelaties opbouwen en onderhouden, een onderdeel dat steeds belangrijker wordt voor bedrijven. Klanten hechten namelijk steeds meer waarde aan persoonlijk contact en goede service. Ze willen geen nummertje zijn, maar zich speciaal en gehoord voelen.

Met crm-software zorg jij dat je precies weet wat je klanten willen en hoe jij hier op in kan spelen, zeker voor beginnende bedrijven is dit heel waardevol.

Dit zijn een paar van de beste CRM systemen voor kleine bedrijven

Heb ik een CRM systeem nodig voor mijn kleine bedrijf?

Als we heel feitelijk kijken dan nee, je hebt niet per se een CRM-systeem nodig in een kleiner bedrijf. Het is mogelijk om zelf alle klantgegevens bij te houden en hier een eigen systeem in te bedenken. Misschien heb je dit nu ook al wel en vind je dit prima werken. Het probleem met dit soort eigen systemen is dat het niet schaalbaar en niet te vertrouwen is. 

Door zelf alles in te voeren en de systemen te bedenken heb je een grote kans dat er belangrijke dingen aan je ontglippen. En dit kan je je tegenwoordig niet meer verantwoorden. Klanten hechten namelijk steeds meer waarde aan het contact dat ze hebben met het bedrijf. Veel bedrijven zetten daarom vol in op het zo goed mogelijk onderhouden van klantcontact en maken hierbij gebruik van customer intimacy. 

Vooral als kleiner bedrijf is het heel erg belangrijk om te focussen op het beheren van klanten en contacten. Consumenten hebben meer keuze dan ooit en het opbouwen van goede relaties en het behouden van klanten is daarom cruciaal voor succes op de lange termijn. Een CRM voor mkb helpt je hierbij. 

In deze situaties raden we je aan om een CRM systeem aan te schaffen

• Je bedrijf groeit en het wordt steeds moeilijker om alles bij te houden
• Je bedrijf is momenteel niet goed schaalbaar
• Administratieve taken nemen te veel tijd in beslag.
• Leads worden niet goed opgevolgd.
• Er worden vaak fouten gemaakt bij het invoeren en bijwerken van klantgegevens.
• Klachten van klanten hopen zich op door een niet zo goede klantenservice.
• Je wilt een nieuwsbrief sturen, maar je weet niet precies naar wie.
• Je hebt het gevoel dat je je contactgegevens niet optimaal gebruikt.

De belangrijkste features van een crm voor kleine bedrijven

CRM systemen hebben veel functies, tools en integraties. Om de juiste crm voor jouw bedrijf te kiezen kan je hieronder de belangrijkste functionaliteiten van een crm systeem bekijken.

Contactbeheer

Het beheren van je contacten is de basis voor je bedrijf. Zonder klanten kan je niet groeien, dus het is belangrijk om het contact goed te onderhouden. Door al je klanten en contacten op één centrale plek te hebben creëer je overzicht en heb je altijd toegang tot actuele gegevens. Veel CRM-systemen geven inzicht in recente contactmomenten per (potentiële) klant. Met zo’n overzicht leer je om beter in te spelen op wat je contacten echt willen.

Pipelinebeheer

Naast het beheren van je contacten is het als klein bedrijf ook erg handig om helder inzicht te krijgen in je verkoopcyclus (van lead tot klant). Dit proces wordt ook wel pipelinebeheer genoemd en is ook een belangrijke functie voor een CRM-systeem. 

Taak- en activiteitenbeheer

Een goed CRM helpt je niet alleen je contacten te beheren, maar ook dagelijkse taken en afspraken. Je kunt herinneringen instellen voor follow-ups, taken toewijzen aan teamleden en een overzicht krijgen van wat er nog moet gebeuren. Zo voorkom je dat je kansen misloopt doordat je iets vergeet.

Emailintegratie

CRM-systemen met e-mailintegratie (zoals met Gmail of Outlook) maken het makkelijker om direct vanuit het CRM e-mails te versturen en te ontvangen. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat alle communicatie met klanten overzichtelijk bewaard blijft.

Rapportages en analyses

Als klein bedrijf wil je snel kunnen zien hoe je ervoor staat. CRM’s met ingebouwde rapportages geven inzicht in je verkoopcijfers, conversiepercentages en andere belangrijke metrics, zonder dat je zelf ingewikkelde analyses hoeft te doen.

Automatisering van workflows

Met automatiseringsfuncties kun je terugkomende taken (zoals het versturen van welkomstmails of opvolgberichten) automatiseren. Dit bespaart tijd en zorgt voor een consistente klantbenadering.

Mobiele app

Als ondernemer ben je waarschijnlijk veel onderweg. Een CRM met een mobiele app zorgt ervoor dat je altijd toegang hebt tot je klantgegevens, taken en communicatie, waar je ook bent.

Integraties met andere tools

Als klein bedrijf werk je waarschijnlijk al met andere tools zoals boekhoudsoftware, projectmanagementtools of marketingtools. Een CRM die eenvoudig integreert met je bestaande tools maakt je werk een stuk efficiënter.

Hoeveel kost een CRM systeem voor je kleine bedrijf

De kosten voor een CRM-systeem kunnen heel erg uiteen lopen. Dit hangt namelijk volledig af van de functies die je wil. Als kleiner bedrijf heb je waarschijnlijk niet direct baat bij veel functies en zou je dus kunnen kiezen voor een eenvoudig CRM-systeem. Dit kost je minimaal €10,00 per maand per gebruiker. Bij een meer geavanceerd systeem betaal je al gauw €100-300 per maand per gebruiker. Maar dan hebben we het wel over het beste CRM software. 

De kosten zijn erg moeilijk in te schatten en hangen helemaal af van het systeem dat jij kiest. Maak voor jezelf een berekening hoeveel je per maand zou willen investeren in het stroomlijnen en groeien van je bedrijf. Dit zal je helpen om beter te bepalen wat jouw budget gaat zijn. 

Voordelen van crm voor kleine bedrijven

Hoewel veel ondernemers een CRM-systeem zien als een kostenpost, moet dit juist gezien worden als investering. Het kan je bedrijf namelijk stroomlijnen en ervoor zorgen dat je een hogere klanttevredenheid hebt. Andere voordelen van een crm-systeem zijn:

Meer sales en winst: Door meer inzichten te krijgen in klanten kan je een hogere conversie behalen. Tevreden klanten zullen terugkomen en je bedrijf promoten aan anderen. Dit creëert een sneeuwbaleffect voor jouw sales en winst. 

Je klanten worden blijer: Mensen hechten steeds meer waarde aan een persoonlijk ervaring. Als de contactmomenten online zijn moet je ervoor zorgen dat je ze bij elk moment speciaal en gehoord laat voelen. Hierdoor ontstaat een sterke band die jouw gaat helpen op de lange termijn.

Betere samenwerking met je team: Hoe goed je ook denkt samen te werken, er worden altijd wel wat dingen over het hoofd gezien. En dit is schadelijk voor je bedrijf. Want als iemand even wat vergeet door te geven of vergeet het opvolgmailtje te sturen naar de klant, kan dat direct negatieve gevolgen hebben voor de klanten. Door een systeem te hebben waarin alles gestroomlijnd loopt, voorkom je dit en zorg je er als team voor dat alles goed wordt afgehandeld. 

Effectievere marketingcampagnes: Met de vele reclames die er tegenwoordig zijn is het lastig voor bedrijven om op te vallen. Logisch, want als consument zie je gewoon te veel reclames die irritant of nietszeggend zijn. Een crm helpt om beter inzicht te krijgen in de persoonlijke voorkeuren van je klanten, waardoor je gerichter marketingcampagnes kan opzetten. 

Gegevensgestuurde rapportages en analyses: Als klein bedrijf wil je natuurlijk weten wat wel werkt en wat niet, zodat je dit snel kan aanpassen. Met een CRM-systeem krijg je goede analyses en inzichten in je sales waardoor jij direct kan zien waar je kansen en verbeterpunten liggen. Zo weet je zeker dat je aanpassingen doet op basis van cijfers en niet op gevoel. 

Wat zijn de alternatieven voor een CRM systeem?

Ben je toch nog op zoek naar een andere manier om je klantrelaties te managen? Dat kan. Er zijn verschillende alternatieven voor een CRM-systeem. De onderstaande opties kunnen kleine bedrijven mogelijkheden bieden:

Email

Er zijn verschillende mailboxen waarbij een inbox goed aangepast kan worden naar de wensen van een gebruiker. Een Gmail inbox heeft bijvoorbeeld verschillende labels, categorieën en filters waarmee je mailcontact overzichtelijk kan maken. 

Voordeel: Mail wordt door veel mensen gebruikt en je hebt daarom direct toegang tot veel gebruikers. Ook is het gratis en eenvoudig te gebruiken. Door aangepaste mailboxen zoals die van Gmail te gebruiken, kan je al snel een overzichtelijke mailbox samenstellen waarin je contacten kunt sorteren. Dit is een goede manier om te beginnen met het beheren van je relaties met leads en klanten.

Nadeel: Hoewel er aanpassingen mogelijk zijn, zal je inbox al snel onoverzichtelijk worden door veel meldingen en het niet goed kunnen prioritiseren van reacties. Dit gaat ten koste van je productiviteit en je klantrelaties. 

Kanban-borden

Een kanban bord is een fysieke of digitale tool voor projectmanagement dat meestal is opgedeeld in drie onderdelen; to do, doing en done. Het geeft gemakkelijk inzicht in de status van je klanten waardoor je een beter overzicht krijgt van concrete actiepunten. 

Voordeel: De visuele weergave zorgt voor een concreet overzicht van de uit te voeren taken. Zo krijg je snel inzicht in met welke klanten je nog contact op moet nemen, met wie je momenteel in gesprek bent en welke interacties zijn afgerond. Dit helpt je om overzicht te houden en je aandacht goed te verdelen. Een kanban bord kan zowel fysiek als digitaal gebruikt worden. 

Nadeel: Hoewel er concrete actiepunten in kaart worden gebracht, biedt het geen compleet systeem waarbij het gehele verkoopproces in beeld is. Zo mis je alsnog het 360 graden beeld van je klantrelaties en mis je dus kansen de beste service te leveren voor je klanten. Een voorbeeld hiervan is dat je niet goed kan zien wat er in voorgaande gesprekken met de klant is gezegd, waardoor je minder goed kan inspelen op de wensen en behoeften van je klanten. 

Digitale takenborden

Met een digitaal takenbord zoals Trello kan je verschillende workflows aanmaken en daar verschillende ‘kaarten’ onderhangen. Hier kan je taken, personen, bijlages en beschrijvingen aan toevoegen. Dit is te vergelijken met een kanban bord en geeft je veel mogelijkheden om te monitoren welke projecten of klanten er momenteel zijn in het bedrijf en wat de status hiervan is. 

Voordeel: Een digitaal takenbord biedt een mooi overzicht van al je taken, klantrelaties en/of projecten. Hierdoor kan je snel zien wat de volgende stappen zijn en wat er nog moet gebeuren. Trello is een bekend programma hiervoor en is geheel gratis te gebruiken. 

Nadeel: Ook hier geldt weer dat het geen compleet systeem biedt waarmee je de hele verkoopcyclus in kaart brengt. 

Bron: Atlassian.com

Spreadsheets 

Met spreadsheets kan je een eigen crm systeem creeëren door in spreadsheets overzichten te maken van de verschillende onderdelen. Denk hierbij aan een tabblad voor je leadlijst, verkoopbeheer, takenbeheer en rapportages. Zo kan je gratis een klantenbestand maken en deze beheren. 

Voordeel:  Het voordeel van spreadsheets is dat je met behulp van filters en codes in een paar klikken overzichtelijk je gegevens kan weergeven en deze met elkaar kan laten corresponderen. 

Nadeel: Het is foutgevoeliger dan een crm-systeem, aangezien het geen automatisch foutcontrole heeft. Ook is spreadsheets minder goed schaalbaar en moet je verstand hebben van Excel om een goed systeem te maken dat makkelijk te gebruiken is en een goed overzicht biedt.

Bron: Etsy.com

Combineer voor de beste resultaten

Er zijn dus verschillende manieren om zonder crm systeem je klantrelaties te managen. Je kan de losse alternatieven gebruiken om zonder betaling inzicht te krijgen in concrete actiepunten en je klantrelaties. Echter zijn ze niet zo compleet en ready to use als een crm systeem en ontbreken vaak functies waardoor je de gehele verkoopcyclus niet goed in kaart kan brengen.

Als je toch voor een alternatief wil gaan raden wij je aan om spreadsheets te combineren met een takenbord als trello. Met spreadsheets kan je namelijk redelijk makkelijk overzichtelijke tabellen maken voor de verschillende fases van de verkoopcyclus. In Trello kan je vervolgens alle taken en bestanden noteren zodat jij (en eventuele teamleden) goed de actiepunten in beeld hebt en deze direct kan implementeren. Op deze manier kan je de verkoopcyclus goed in kaart brengen en het meeste uit je leads en klanten halen!

Download je Gratis CRM Template

Om snel van start te gaan met het managen van je klantrelaties kan je hieronder het gratis CRM template downloaden!

Zo kies je de beste crm-software voor kleine bedrijven

Afhankelijk van de behoeften die jij hebt als ondernemer, zijn er veel verschillende mogelijkheden voor de juiste crm software. Je kan ervoor kiezen om gratis te beginnen met de alternatieve methodes. Dit kan op het begin goed werken en zo kan je zelf leren om je klantrelaties te beheren.

Naarmate je meer wil opschalen raden wij je aan om een crm pakket aan te schaffen, aangezien je hier veel meer mogelijkheden hebt en een grotere schaal aan klantrelaties mee kan managen. Veel crm tools bieden een gratis proefperiode waardoor je gerust even rond kan kijken om te bepalen of het bij je past. 

Benieuwd naar de beste CRM software voor jouw bedrijf? Vergelijk hier de verschillende systemen en haal meer uit je leads en klanten!