Het opbouwen en onderhouden van klantrelaties is een onderdeel dat steeds belangrijker wordt voor bedrijven. Klanten hechten namelijk steeds meer waarde aan persoonlijk contact. Ze willen geen nummertje zijn, maar zich speciaal en gehoord voelen. Het beheren van klanten en contacten is daarom erg belangrijk en dat geldt niet alleen voor grote bedrijven met grote verkoopteams.
Kleine bedrijven kunnen hiermee namelijk veel impact maken. Een handig en eigenlijk onmisbaar hulpmiddel hiervoor is een CRM-systeem. In dit artikel leggen we uit wat een CRM-systeem is, waarom CRM voor kleine bedrijven handig is en welke functies je nodig hebt.
Ontdek de tools die je veel tijd kunnen besparen.
Bekijk je mogelijkheden
Wat is een CRM-systeem?
Een CRM-systeem (Customer Relationship Management) kan je zien als een centrale locatie voor het opslaan van klant en lead gegevens, het bijhouden van klantcontacten en het delen van informatie met je team. Door al deze belangrijke gegevens op een plek te hebben kan je als bedrijf beter je klanten beheren, wat weer kan bijdragen aan groei.
Met een CRM pakket zorg je er onder andere voor dat van elke klant alle gegevens uit het verleden direct beschikbaar zijn. Denk hierbij aan servicevragen, persoonlijke voorkeuren en contactmomenten. Door dit direct beschikbaar te hebben en hier niet opnieuw naar te hoeven vragen, zorg je voor een soepele communicatie met je klanten.
Naast dat alles kan worden opgeslagen is het ook mogelijk om opmerkingen, follow-ups en vervolg stappen toe te voegen aan een klant. Hierdoor heb je als bedrijf minder kans dat je een deal met een potentiële klant misloopt.
Heb ik een CRM-systeem nodig voor een kleiner bedrijf?
Als we heel feitelijk kijken dan nee, je hebt niet per se een CRM-systeem nodig in een kleiner bedrijf. Het is mogelijk om zelf alle klantgegevens bij te houden en hier een eigen systeem in te bedenken. Misschien heb je dit nu ook al wel en vind je dit prima werken. Het probleem met dit soort eigen systemen is echter dat het niet schaalbaar en niet te vertrouwen is.
Door zelf alles in te voeren en de systemen te bedenken heb je een grote kans dat er belangrijke dingen aan je ontglippen. En dit kan je je tegenwoordig niet meer verantwoorden. Klanten hechten namelijk steeds meer waarde aan het contact dat ze hebben met het bedrijf. Veel bedrijven zetten daarom vol in op het zo goed mogelijk onderhouden van klantcontact en maken hierbij gebruik van customer initmacy.
Vooral als je bedrijf nog wat kleiner is, is het heel erg belangrijk om te focussen op wat het belangrijkste is, namelijk het beheren van klanten en contacten. Consumenten hebben meer keuze dan ooit en het opbouwen van goede relaties en het behouden van klanten is daarom cruciaal voor succes op de lange termijn. Een CRM voor mkb helpt je hierbij.
In deze situaties raden we je aan om een CRM-systeem aan te schaffen
- Je bedrijf groeit en het wordt steeds moeilijker om alles bij te houden
- Je bedrijf is momenteel niet goed schaalbaar
- Administratieve taken nemen te veel tijd in beslag.
- Leads worden niet goed opgevolgd.
- Er worden vaak fouten gemaakt bij het invoeren en bijwerken van klantgegevens.
- Klachten van klanten hopen zich op door een niet zo goede klantenservice.
- Je wilt een nieuwsbrief sturen, maar je weet niet precies naar wie.
- Je hebt het gevoel dat je je contactgegevens niet optimaal gebruikt.
Voordelen van een CRM-systeem
Hoewel veel ondernemers een CRM-systeem zien als een kostenpost, moet dit juist gezien worden als investering. Het kan je bedrijf namelijk stroomlijnen en ervoor zorgen dat je een hogere klanttevredenheid hebt. Maar dat is niet het enige. Hieronder de voordelen van een CRM-systeem.
Meer sales en winst: Door meer inzichten te krijgen in klanten kan je een hogere conversie behalen. Tevreden klanten zullen terugkomen en je bedrijf promoten aan anderen. Dit creëert een sneeuwbaleffect voor jouw sales en winst.
Je klanten worden blijer: Mensen hechten steeds meer waarde aan een persoonlijk ervaring. Als de contactmomenten online zijn moet je ervoor zorgen dat je ze bij elk moment speciaal en gehoord laat voelen. Hierdoor ontstaat een sterke band die jouw gaat helpen op de lange termijn.
Betere samenwerking met je team: Hoe goed je ook denkt samen te werken, er worden altijd wel wat dingen over het hoofd gezien. En dit is schadelijk voor je bedrijf. Want als iemand even wat vergeet door te geven of vergeet het opvolgmailtje te sturen naar de klant, kan dat direct negatieve gevolgen hebben voor de klanten. Door een systeem te hebben waarin alles gestroomlijnd loopt, voorkom je dit en zorg je er als team voor dat alles goed wordt afgehandeld.
Effectievere marketingcampagnes: Met de vele reclames die er tegenwoordig zijn is het lastig voor bedrijven om op te vallen. Logisch, want als consument zie je gewoon te veel reclames die irritant of nietszeggend zijn. Met een CRM-systeem krijg je beter inzicht in de persoonlijke voorkeuren van je klanten en kan je gerichter marketingcampagnes opzetten.
Gegevensgestuurde rapportages en analyses: Als klein bedrijf wil je natuurlijk weten wat wel werkt en wat niet, zodat je dit snel kan aanpassen. Met een CRM-systeem krijg je goede analyses en inzichten in je sales waardoor jij direct kan zien waar je kansen en verbeterpunten liggen. Zo weet je zeker dat je aanpassingen doet op basis van cijfers en niet op gevoel.
Wat zijn de alternatieven voor een CRM-systeem?
Er zijn zeker alternatieven voor een CRM-systeem. Zoals net al even benoemd is het mogelijk om je eigen systeem te maken, in bijvoorbeeld Excel. Het probleem hiervan is dat het erg foutgevoelig is. Ook geeft het geen 360 graden beeld van je klanten. Deze twee dingen zijn vrij essentieel voor het goed beheren van klanten en contacten.
Een CRM-systeem geeft je een compleet beeld van je contacten en klanten. Hierdoor haal je meer nieuwe klanten binnen en bedien je je huidige klanten beter.
Welke functies heb je als klein bedrijf nodig van een CRM-systeem?
CRM-systemen hebben veel functies, maar als klein bedrijf zijn er twee die in ieder geval belangrijk zijn, namelijk:
Contactbeheer
Het beheren van je contacten is de basis voor je bedrijf. Zonder klanten ben je niks, dus het is belangrijk om het contact goed te onderhouden. Door al je klanten en contacten op één centrale plek te hebben creëer je overzicht en heb je altijd toegang tot actuele gegevens. Veel CRM-systemen geven inzicht in recente contactmomenten per (potentiële) klant. Met zo’n overzicht leer je om beter in te spelen op wat je contacten echt willen.
Pipelinebeheer
Naast het beheren van je contacten is het als klein bedrijf ook erg handig om helder inzicht te krijgen in je verkoopcyclus (van lead tot klant). Dit proces wordt ook wel pipelinebeheer genoemd en is ook een belangrijke functie voor een CRM-systeem.
Hoeveel kost een CRM-systeem voor je kleine bedrijf
De kosten voor een CRM-systeem kunnen heel erg uiteen lopen. Dit hangt namelijk volledig af van de functies die je wil. Als kleiner bedrijf heb je waarschijnlijk niet direct baat bij veel functies en zou je dus kunnen kiezen voor een eenvoudig CRM-systeem. Dit kost je minimaal €10,00 per maand per gebruiker. Bij een meer geavanceerd systeem betaal je al gauw €100-300 per maand per gebruiker. Maar dan hebben we het wel over het beste CRM software.
De kosten zijn erg moeilijk in te schatten en hangen helemaal af van het systeem dat jij kiest. Maak voor jezelf een berekening hoeveel je per maand zou willen investeren in het stroomlijnen en groeien van je bedrijf. Dit zal je helpen om beter te bepalen wat jouw budget gaat zijn.
Zo kies je het beste CRM systeem
Zoals gezegd zijn er vele CRM-systemen waarmee jij je kleine bedrijf kan boosten. Hoewel alle systemen de basisfuncties hebben, kan je kijken of je misschien nog uitgebreidere functies wenst zoals het beheren van activiteiten en documenten. Benieuwd naar de beste CRM software voor jouw bedrijf? Vergelijk hier de verschillende systemen en lees de uitleg onder de vergelijker voor meer informatie.
Met de juiste tools is dit heel eenvoudig. Vind geschikte software en stroomlijn je organisatie!
Voor je administratie Voor je bedrijfsvoering
0 reacties