Wat is egalisatiereserve en hoe werkt kostenegalisatiereserve?

In je boekhouding zijn er talloze manieren om je winst te drukken, waaronder de egalisatiereserve. Als ondernemer maak je natuurlijk kosten en deze hoor je goed in te voeren in je boekhouding. Door slimme trucjes toe te passen zoals de kostenegalisatiereserve kun je ‘spelen’ met de winst van je bedrijf per jaar.

In dit artikel vertel ik je daarom precies wat de egalisatiereserve is. Je vindt hier handige voorbeelden van voor je boekhouding. Daarnaast gaan we in op de kostenegalisatiereserve boeken in je administratie. Hoe doe je dat precies en wat heb je eraan?

Je boekhouding eenvoudig regelen?

Welk boekhoudprogramma past het beste bij jou?

Ontdek hier al je opties

Wat is egalisatiereserve?

Een egalisatiereserve is een boekhoudkundige term die gebruikt wordt voor het boeken van toekomstige kosten. Er zijn scenario’s te bedenken waarbij je eens in de zoveel jaar een grote uitgave moet doen voor je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan het onderhoud van machines, je pand of voertuigen.

Dit zijn grote uitgaven die je boekhoudkundig in veel gevallen liever over meerdere jaren wilt boeken. Hierdoor vallen niet alle kosten in één boekjaar, maar kun je het gemiddelde bedrag boeken over meerdere jaren als een kostenegalisatiereserve.

Het lijkt in die zin wel een beetje op de middelingsregeling. Hierbij kun je je gemiddelde winst over meerdere jaren ‘middelen’ en soms fiscale voordelen krijgen als je winst veel verschilt per jaar.

Wat is het nut van de kostenegalisatiereserve?

Het nut van een kostenegalisatiereserve is de spreiding van je kosten over meerdere jaren. Als ondernemer betaal je namelijk inkomstenbelasting en kosten zijn hier een belangrijk onderdeel van.

Ieder jaar doe je netjes je belastingaangifte en je omzet, minus je kosten is de uiteindelijke winst waarover je de belasting moet betalen. Als je één keer per (bijvoorbeeld) 10 jaar grote kosten moet maken aan onderhoud van je machines zou in theorie dat jaar je winst heel laag zijn.

Fiscaal is het vaak voordeliger om deze kosten dus te spreiden met de egalisatiereserve. Hierdoor is ieder jaar je winst iets lager en niet één jaar heel laag en de rest van je jaren gemiddeld hoger. 

Soms komt het voor dat je door de kostenegalisatiereserve in een lager belastingpercentage komt. Dit scheelt natuurlijk veel meer geld dan één jaar veel minder belasting betalen.

Wanneer mag ik de egalisatiereserve gebruiken?

Je mag de egalisatiereserve gebruiken als afschrijving als je aan een aantal voorwaarden voldoet. Deze zijn terug te vinden bij de Belastingdienst, maar we zetten het hieronder ook voor je op een rij. 

• De kosten moeten verdeeld over toekomstige jaren uitgegeven worden
• Op het moment van toevoegen in de boekhouding zijn de kosten actueel geworden
• De toekomstige kosten zouden in het betreffende jaar voor een grote piek zorgen
• De kans is groot dat de kosten daadwerkelijk gemaakt moeten worden

Hoeveel mag ik boeken op de egalisatiereserve?

Het bedrag dat je mag boeken in de egalisatiereserve is afhankelijk van de kosten die je verwacht te maken. In de regel kun je de interval aanhouden als termijn. Moet je bijvoorbeeld iedere 15 jaar je machines laten repareren? Dan mag je het bedrag over de voorgaande 15 jaar uitspreiden. 

Ook hoeft het bedrag dat je boekt op deze post niet ieder jaar hetzelfde te zijn. Een wijziging in de kosten kan ervoor zorgen dat de afschrijving per jaar iets afwijkt. Wel is het belangrijk om aan het einde van de periode te zorgen dat dit netjes bijgewerkt wordt. Hierover zo meer.

Egalisatiereserve voorbeeld

In het onderstaande egalisatiereserve voorbeeld gaan we uit van een periode van 15 jaar. In onze geweldige Excel skills hebben we je uitgebeeld hoe dit er ongeveer uit zou zien in je boekhouding bij de afschrijving. Het grote verschil zit hem dus in de kosten die je spreidt over meerdere jaren.

Wat als de daadwerkelijke kosten verschillen?

Het bedrag dat je op deze post jaarlijks boekt is een redelijke inschatting. Het kan alleen voorkomen dat het uiteindelijke bedrag lager uitvalt en je dus te veel kosten geboekt hebt. Het overschot hoor je dan netjes te boeken in de winst zodat het dan belast kan worden. 

Als de kosten juist hoger uitvallen dan trek je het restant van de winst af. Ook als de reservepost is komen te vervallen (bijvoorbeeld door de verkoop van de asset) neem je het restant gewoon op in de winst.

Hoe een egalisatiereserve opnemen in de boekhouding?

Een egalisatiereserve opnemen in de boekhouding kan best ingewikkeld zijn. Het gaat over een administratie die je over een langere periode op de juiste manier moet bijhouden. Een boekhoudprogramma kan je hierbij helpen, bijvoorbeeld deze.

Dergelijke software heeft deze functies ingebouwd en biedt dus vele voordelen ten opzichte van een eigen administratie in bijvoorbeeld Excel. Helemaal als zelfstandige zonder grote accounting afdeling is dat handig. Je kunt hier de beste boekhoudpakketten voor zzp’ers vergelijken.

Toch raden we je met deze kostenegalisatiereserve aan om een boekhouder een laatste check te laten doen. Zo weet je zeker dat je ook over een paar jaar niet voor verrassingen komt te staan rondom je egalisatiereserve. 

Je bedrijf naar een hoger niveau tillen?

Met de juiste tools is dit heel eenvoudig. Vind geschikte software en stroomlijn je organisatie!

Voor je administratie Voor je bedrijfsvoering