Wat is een exploitatiebegroting?

In een exploitatiebegroting wordt geprobeerd een zo goed mogelijke inschatting te maken van de financiële prestaties van een bedrijf in de volgende jaren. Het maken van de exploitatiebegroting kan vele doelen hebben.

Vaak wordt zo’n begroting gemaakt in het kader van een ondernemingsplan. Bij veel bedrijven is het ook een goed gebruik om de plannen voor de toekomst in een rapport te zetten, waarvan dan ook de exploitatiebegroting een groot onderdeel is.

Wat is een Exploitatiebegroting?

Een exploitatiebegroting is een financieel overzicht dat inzicht biedt in de verwachte inkomsten en uitgaven van een bedrijf. Het wordt vaak gebruikt om de winstgevendheid over een bepaalde periode, meestal een jaar, te voorspellen. Deze begroting is cruciaal voor bedrijfsplanning en helpt ondernemers bij het maken van geïnformeerde beslissingen.

In de exploitatiebegroting worden alle verwachte opbrengsten en kosten zorgvuldig opgesomd. Dit omvat verkopen, inkoopkosten, personeelskosten, huur, en andere operationele uitgaven. Het doel is om een duidelijk beeld te krijgen van de netto winst of het verlies dat het bedrijf kan verwachten. Dit is een onmisbaar instrument voor elke ondernemer die de financiële gezondheid van zijn bedrijf wil bewaken en sturen.

Welke onderdelen heeft een exploitatiebegroting?

Omzet

Leidend bij het maken van deze begroting is de omzet. De ondernemer zal proberen een zo goed mogelijke inschatting te maken van de omzet over het komende jaar, of meerdere jaren. Zeker bij het maken van een ondernemingsplan voor een nieuwe onderneming is dat lastig.

Er is nog geen historie opgebouwd, dus de gegevens zullen uit (markt)onderzoek moeten komen.

Als er een historie is, dan worden vaak die gegevens als uitgangspunt genomen, rekening houdend met een bepaalde groei die verwacht en/of gewenst is.

Kosten

Op basis van de omzetgegevens kan ook een begroting gemaakt worden van de kosten. Ook hier geldt weer dat dat voor een startende onderneming enorm moeilijk is. Normaal gezien worden deze dan gebaseerd op zogenaamde desk-research, wat niks anders is dan onderzoek op basis van bestaande gegevens uit de markt.

Vaak zijn er branchecijfers beschikbaar, bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel. Op zijn minst heb je dan een uitgangspunt.

Inkoopwaarde

Getracht wordt de inkoopwaarde van de omzet zo goed mogelijk in te schatten. Daar waar het gaat om handel (dus niet productie), is dat redelijk goed te doen op basis van de prijzen die leveranciers rekenen. Tegelijkertijd moet er rekening worden gehouden met specifieke omstandigheden van de branche waarin gewerkt wordt.

Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van bederf als het gaat om voedingswaren. Van demodage wordt gesproken in de modebranche. Dit betekent dat een bepaald percentage van de omzet tegen een lagere prijs wordt afgezet omdat het simpelweg uit de mode is.

Produceer je zelf zaken die je verkoopt, dan wordt het leven iets ingewikkelder. Per product zal een kostprijs moeten worden bepaald. Voor de exploitatiebegroting is het goed te weten dat voor de kostprijsberekening geen rekening gehouden wordt met afschrijving van de productiemiddelen. Deze kosten worden afzonderlijk in de exploitatiebegroting opgenomen onder het hoofdstuk afschrijving.

Let er wel op dat bij bepaling van de verkoopprijs de afschrijving natuurlijk wel moet worden meegerekend!

Afschrijvingen

Afschrijving is de waardevermindering van productiemiddelen doordat ermee geproduceerd wordt. Productieaantallen van machines zijn nou eenmaal gelimiteerd tot een beperkt aantal stuks voordat het productiemiddel niet (meer) efficiënt presteert. Ook moet rekening gehouden worden met de technische ontwikkelingen. Daarom is het goed even aan te geven wat het verschil is tussen technische levensduur, economische levensduur en fiscale levensduur

Technische levensduur: de centrale vraag is: hoelang kan een machine of ander productiemiddel mee voordat er niet meer mee te produceren valt? Dat gaat dus puur om de techniek. Tijdens de technische levensduur werkt het productiemiddel nog zonder dat er enorm veel geld gestoken moet worden in (storings)onderhoud en/of revisie.

Economische levensduur: de centrale vraag is: kan er nog winst gemaakt worden met de productie middels dit productiemiddel en is er inmiddels geen productiemiddel of methode die er voor zorgt dat de productie goedkoper kan? Natuurlijk is dit vrijwel altijd een resultaat van de technologische innovaties die een producent van productiemiddelen gedaan heeft.

Bij de exploitatiebegroting wordt de (ingeschatte) economische levensduur als uitgangspunt genomen. De bepaling hiervan is niet eenvoudig, technologie gaat in de regel snel en de toekomstige ontwikkelingen zijn alleen voor experts in te schatten, met nog steeds een flinke kans op afwijkingen daarin.

Fiscale levensduur: de Belastingdienst heeft voor veel, algemeen gebruikte productiemiddelen, afschrijvingstermijnen vastgesteld. Zo mag rollend materieel (inclusief auto’s) in 5 jaar worden afgeschreven, computers en randapparatuur in 5 jaar en ook goodwill in 5 jaar. Voor heel veel zaken zijn specifieke termijnen vastgelegd.

Dat betekent overigens niet, dat er niet over te praten valt met de fiscus. Er zijn wel bepaalde technologieën die zich zo snel ontwikkelen dat ze langzamer worden afgeschreven dan de economische levensduur is. Dit doet zich bijvoorbeeld voor in software. Met een goede onderbouwing kan van de richtlijnen van de fiscus worden afgeweken.

Winst of verlies?

Nadat deze zaken in beeld zijn gebracht, wordt duidelijk wat het bedrijfsresultaat zal zijn. Dat geeft natuurlijk direct inzicht in het bestaansrecht van de onderneming. In het geval van een persoonlijke ondernemingsvorm, zoals de eenmanszaak of Vennootschap onder Firma, moet de ondernemer dit aanvullen met de gegevens en verwachtingen ten aanzien van de ondernemersbeloning.

In deze rechtsvormen is het eindresultaat namelijk het enige inkomen van de ondernemer, of van de ondernemers als het gaat om een VOF (of maatschap).

Exploitatiebegroting voorbeeld

Inkomsten:

1. Omzet: €150.000
   • Verkoop product A: €100.000
   • Verkoop product B: €50.000

Uitgaven:

1. Inkoopkosten: €60.000
   • Inkoop product A: €40.000
   • Inkoop product B: €20.000
2. Personeelskosten: €30.000
3. Huur bedrijfspand: €12.000
4. Marketing en Reclame: €8.000
5. Overige bedrijfskosten (zoals administratie, verzekeringen, onderhoud): €10.000

Resultaat:

• Brutowinst (Omzet – Inkoopkosten): €90.000
• Bedrijfskosten (Totaal van personeelskosten, huur, marketing, en overige kosten): €60.000
• Nettowinst (Brutowinst – Bedrijfskosten): €30.000

Exploitatiebegroting Maken: Een Stappenplan

Het maken van een exploitatiebegroting is een essentiële taak voor elke ondernemer. Hier volgt een stappenplan om je te helpen bij het opstellen van een nauwkeurige en bruikbare exploitatiebegroting:

Stap 1: Verzamel Financiële Gegevens

Begin met het verzamelen van alle relevante financiële gegevens. Dit omvat historische omzetcijfers, kosten van verkochte goederen, operationele kosten, en eventuele andere inkomsten of uitgaven. Zorg ervoor dat je over accurate en recente data beschikt.

Stap 2: Schat Toekomstige Omzet

Bepaal je verwachte omzet voor de komende periode. Baseer dit op historische verkoopgegevens, marktanalyses, en toekomstige bedrijfsplannen. Wees realistisch in je schattingen.

Stap 3: Bereken de Directe Kosten

Bereken de inkoopkosten of kosten van verkochte goederen. Dit zijn de kosten die direct verbonden zijn aan de productie of inkoop van je producten of diensten.

Stap 4: Schat Overige Bedrijfskosten

Neem alle operationele kosten op, zoals personeelskosten, huur, marketing, administratie, en onderhoud. Deze kosten zijn niet direct verbonden aan de productie, maar zijn nodig voor de bedrijfsvoering.

Stap 5: Maak een Prognose

Combineer de omzet en kosten in een overzicht. Dit geeft je een duidelijk beeld van de verwachte bruto- en nettowinst. Pas de cijfers aan op basis van verschillende scenario’s voor een dynamische planning.

Stap 6: Evalueer en Pas Aan

Bekijk de begroting kritisch. Zorg ervoor dat alle aannames realistisch zijn en pas aan waar nodig. Een exploitatiebegroting moet flexibel zijn en aangepast worden als de omstandigheden veranderen.

De Waarde van een Boekhoudprogramma

Bij het opstellen van een exploitatiebegroting is een goed boekhoudprogramma onmisbaar. Dit soort software biedt verschillende voordelen:

1. Tijdsbesparing: Automatiseert vele processen, zoals het invoeren van data, waardoor je sneller en efficiënter werkt.
2. Nauwkeurigheid: Vermindert de kans op menselijke fouten, wat zorgt voor betrouwbaardere financiële gegevens.
3. Real-time Inzicht: Biedt actuele informatie over je financiële situatie, wat essentieel is voor het maken van accurate begrotingen.
4. Analyse en Rapportage: Moderne boekhoudprogramma’s bieden uitgebreide analyse- en rapportagemogelijkheden, waardoor je beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen.
5. Scalabiliteit: Kan meegroeien met je bedrijf, waardoor het een langetermijninvestering is.

Een goed boekhoudprogramma is dus niet alleen een hulpmiddel voor het bijhouden van je financiën, maar ook een strategische partner in de planning en groei van je onderneming. Wist je dat je ook speciaal boekhoudsoftware voor zzp’ers hebt?

Wanneer wordt een exploitatiebegroting ingezet?

Zoals aangegeven zou het een integraal onderdeel moeten zijn van een goed ondernemingsplan, zeker als er een nieuwe onderneming wordt gestart. Ook in een bestaand bedrijf is het goed om te werken met een exploitatiebegroting. Het zet de ondernemer aan het denken over de eigen onderneming en de levensvatbaarheid daarvan.

Natuurlijk is de begroting ook prima bruikbaar als sturingsinstrument. Op basis van de verwachtingen kunnen beslissingen worden genomen over investeringen of desinvestering, uitbreiding of inkrimping van het personeelsbestand, eventuele overnames en allerlei andere zaken die het strategische beleid van het bedrijf beïnvloeden.

Waar het ook ingezet wordt, is bij beslissingsmomenten omtrent financieringsvraagstukken. Een externe financier of bank, zal altijd willen weten wat het toekomstperspectief is van de onderneming die gefinancierd moet worden. Een exploitatiebegroting is onmisbaar bij een goede kredietanalyse.

En als je toch de exploitatiebegroting maakt: maak ook een liquiditeitsbegroting, dat geeft inzicht in mogelijke liquiditeitskraptes. Het tijdig signaleren en nemen van maatregelen is letterlijk van levensbelang. Faillissementen zijn vrijwel altijd te wijten aan liquiditeitsproblemen.