Wat betekent extra comptabel?

Extracomptabiliteit is van groot belang bij het opzetten en onderhouden van een boekhoudsysteem. Als je iets extracomptabel bijhoudt, betekent dat, dat het geen integraal onderdeel van de boekhouding wordt. De vraag is natuurlijk waarom je dat wou willen doen?

De voornaamste reden ligt verborgen in de wens van het bedrijf om bedrijfskundige en bedrijfseconomische analyses te kunnen maken. De boekhouding van een bedrijf is er in de regel vooral op ingericht om rapportages te maken voor fiscale doeleinden.

Voor een goede analyse van de bedrijfskundige aspecten zijn deze data meestal niet goed bruikbaar. Een post als afschrijvingen is vooral een fiscaal gegeven. Het zegt helemaal niets over de technische levensduur en de performance van een machine bijvoorbeeld.

Toewijsbare en ontoewijsbare kosten

Als je te maken hebt met toewijsbare kosten, dan vind je die vaak direct als zodanig terug in de boekhouding. Het beste voorbeeld hiervan zijn de kosten van grondstoffen. Deze zijn direct te verbinden aan het eindproduct. Met de toewijsbare kosten kun je gemakkelijk een kostprijsberekening maken voor een product.

Wat daarin echter nog niet is verwerkt zijn de ontoewijsbare kosten, in het Engels vaak overheadkosten genoemd. Een goed voorbeeld is energiekosten. Dit zal als algemene post opgenomen worden in de (fiscale) boekhouding. Als je een productiefaciliteit hebt,  zul je in analyses willen bekijken welk deel van het energieverbruik waarop betrekking heeft.

Heb je bijvoorbeeld een tegelfabriek, dan zal een klein deel van het energieverbruik worden toegeschreven aan de kantoren en het overgrote deel aan de ovens die je daarvoor gebruikt. Om onderzoek te doen naar energiebesparing en de juiste maatregelen zul je gespecificeerd willen hebben wat ieder productiemiddel verbruikt.

De risico’s van extracomptabel administratie bijhouden

Het grootste risico is dat er sprake kan zijn van fouten. Bepaalde kosten worden niet opgenomen of over het hoofd gezien. Aan de andere kant kan het leiden tot het dubbel opnemen van bepaalde kosten. Vanuit administratief oogpunt is het centraal houden van administratie erg wenselijk. Dat voorkomt allerlei dubbele boekingen, bovendien verlopen alle boekingen via de traditionele grootboekadministratie.

Ook schuilt er een foutrisico in het overnemen van gegevens uit losse delen van de administratie. Denk aan het overnemen van gegevens uit grote Excel bestanden of andere losse files.

Controle

Om risico’s uit te sluiten is het nodig dat er controles uitgevoerd worden op de correcte invoer van gegevens. Dat geldt zowel voor intra-als extracomptabele administraties. Regelmatige (externe) audits kunnen dit voorkomen. Tegelijkertijd kan worden gelet op bepaalde forensische aspecten, zodat mogelijke fraude gedetecteerd wordt en nog beter, onmogelijk gemaakt wordt.

Extracomptabel werken biedt voor veel bedrijven een manier om, door middel van analyses, de bedrijfsvoering te analyseren en verbeteren. De gewone boekhouding is daar door de fiscale oriëntatie minder geschikt voor. Het zogenaamde normaliseren voor bedrijfseconomische doeleinden is lastig, kost veel tijd en is daarmee kostbaar.

Het signaleren van besparingen, met name als het gaat om energieverbruik is veel eenvoudiger met een extracomptabele administratie. Dit is zeker een belangrijk aspect bij grotere bedrijven, omdat daar nu eenmaal meer kostenbesparingen mogelijk zijn door de omvang van het bedrijf.

Administratieve organisatie

In het algemeen is het aan te raden om extracomptabele administratie in een separate, cloud-achtige structuur onder te brengen. Dit zorg ervoor dat de juiste mensen toegang hebben en de outsiders dat juist niet hebben. Door het duidelijk af te zonderen, zou het ook onmogelijk moeten zijn om de gegevens te gebruiken voor de normale boekhouding.