Zo, je klus zit er op en nu wil je graag betaald worden. Hiervoor dien je een factuur op te stellen en te versturen naar je klant. Op de factuur staan enkele gegevens, waarmee de klant een goed overzicht krijgt van wat jij hebt geleverd en hoeveel dit kost.
Maar hoe moet je en factuur maken, wat moet er op een factuur staan en hoe moet je een factuur sturen? Dit en meer behandelen we in dit artikel. Lees snel verder om alles te weten over een factuur.
Welk boekhoudprogramma past het beste bij jou?
Ontdek hier al je opties
Wat is een factuur?
Een factuur is niks anders dan een rekening. In een restaurant krijg je nadat je wat hebt gegeten ook een rekening met daarop wat je hebt gegeten en hoeveel dit heeft gekost. Als jij een klus voor een klant hebt gedaan stel jij ook een rekening op met de door jou geleverde producten en/of diensten.
Voordat jij een klus aanneemt heb je waarschijnlijk een offerte opgesteld. Hierin staan de verwachte kosten voor de producten en/of diensten vermeld. Als jij de klus hebt gedaan kan het zijn dat sommige gegevens van de offerte niet meer helemaal kloppen. Dit kan bijvoorbeeld komen daar het draaien van meer of minder uren.
Een factuur is dus een eindafrekening met alle definitieve kosten. Zo weet de klant wat hij of zij moet betalen en weet jij wat je ontvangt. Maar wat moet er precies op een factuur staan? Lees hieronder verder of bekijk ons artikel met ons factuur voorbeeld.
Hoe moet ik een factuur maken? De factuurvereisten
De belastingdienst stelt enkele eisen aan facturen. Hier moet je sowieso aan voldoen om belasting af te kunnen trekken. Het opstellen van een factuur is niet moeilijk. Onderstaand tref je alle vereisten voor een goede factuur.
- Bekijk goed wat er allemaal op de factuur moet staan
- Maak een factuur die voldoet aan de eisen van de AVG
- Zorg voor een duidelijke lay-out & communiceer duidelijk over de betalingstermijn
- Verstuur de factuur op tijd
- Bewaar de factuur minimaal 7 jaar
1. Bekijk goed wat er allemaal op de factuur moet staan
De belastingdienst bepaalt wat er op een factuur moet staan. Je factuur moet in ieder geval aan de volgende eisen voldoen:
- Je volledige naam en die van je afnemer
- De datum waarop je de diensten en/of producten geleverd hebt
- Je btw-identificatienummer. Dit is het nummer met ‘NL’ ervoor.
- Je KVK-nummer
- De factuurdatum en het factuurnummer
- De producten en/of diensten die je hebt geleverd
- Hoeveel producten en/of uren je in rekening brengt
- Het btw-tarief dat geldt voor het product of dienst
- Het bedrag in- en exclusief btw
Soms gelden er andere eisen voor een factuur
Als je gebruik maakt van de Kleine Ondernemersregeling (KOR) mag je de eerste drie jaar van je onderneming geen btw in rekening brengen bij je klanten. Ook kan je geen btw-aangifte doen en geen btw terugvragen over je kosten en investeringen.
Je hoeft dus geen factuur op te stellen. Bedrijven ontvangen alsnog graag een factuur, maar particulieren mag je ook laten betalen via een betaalverzoek via de bank. Let er wel op dat je alle betalingen en administratie goed bewaard.
Als het factuurbedrag lager is dan €100 inclusief btw hoef je minder gegevens te vermelden. Meer info hierover vind je hier.
2. Maak een factuur die voldoet aan de eisen van de AVG
AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit is een Europese verordening die de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven in de hele Europese Unie vastlegt. Op een factuur verwerk je gegevens van bedrijven en/of personen.
Het is goed om te weten wat je wel en niet mag verwerken op een factuur, om te voorkomen dat je het risico loopt om een boete te krijgen. Op de site van Ondernemersplein vind je een duidelijk stappenplan waarmee jij kan controleren of je factuur voldoet aan de AVG.
3. Zorg voor een duidelijke lay-out & communiceer duidelijk over je betalingstermijn
Een factuur moet duidelijk en simpel zijn. Zorg voor een duidelijke weergave van je logo, bedrijfsnaam en verdere gegevens. Daarnaast moet de factuur direct laten zien welk bedrag de klant moet betalen en hoe dit bedrag is opgebouwd. Ook vermeld je duidelijk wanneer het factuurbedrag betaald moet zijn en via welk rekeningnummer of betaallink dit moet gebeuren.
4. Verstuur je factuur op tijd
Als je een factuur hebt opgemaakt is het zaak om deze zo snel mogelijk op te sturen naar je klant. Je klant heeft je geleverde diensten en/of producten dan nog vers in het geheugen en hiermee verklein je de kans dat ze vergeten te betalen. Daarnaast staat het professioneel als je snel een factuur verstuurd.
De Belastingdienst heeft een eis gesteld aan de datum waarop je factuur verstuurd moet zijn. Dit moet namelijk voor de 15e van de maand, na de maand waarin je de producten en/of diensten hebt geleverd. Dus als je op 10 april een klus hebt afgerond moet je factuur uiterlijk 14 mei verstuurd zijn.
Het kan zijn dat je door drukte vergeet om facturen te versturen. Dat is zonde. Zoals gezegd staat het professioneler als je op tijd je factuur verstuurd en verklein je de kans op slordige betalingen. Door facturen op te maken en te versturen via een boekhoudprogramma zorg jij voor een gestroomlijnde facturatie. Dit kan bijvoorbeeld gemakkelijk met e-Boekhouden.
Het kan voorkomen dat een klant toch niet betaalt. Dit is heel vervelend. In deze situatie kan je ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen. Zij betalen het factuurbedrag dan direct aan jou uit en gaan het geld dan bij jouw klant innen. Je geeft dus als het ware toestemming aan het incassobureau om het geld van de rekening van jouw klant af te schrijven.
Dit is voor niemand leuk. Zorg daarom voor een tijdige facturatie om vervelende handelingen achteraf te voorkomen.
5. Bewaar je facturen minimaal 7 jaar
De Belastingdienst stelt dat ondernemers en zelfstandigen hun bonnetjes en facturen minimaal 7 jaar moeten bewaren. Dit heet de wettelijke bewaarplicht. De Belastingdienst kan namelijk altijd een beroep doen op jouw administratie als ze iets willen controleren. Het is goed om daarom alles te bewaren. Ook hiervoor is het handig als je een boekhoudprogramma hebt aangezien hierin alles automatisch wordt bijgehouden.
Soorten facturaties
Er zijn verschillende situaties waar jij een factuur voor kan opstellen, namelijk:
Facturen voor geleverde producten: Bij deze facturatie stuur je een factuur voor geleverde producten voor klanten. Hierbij is het gebruikelijk om je klant de eerste keer vooruit te laten betalen, zodat je zeker weet dat je betaald wordt. Vervolgens kan je op rekening gaan leveren. Dit betekent dat de producten eerst geleverd worden en daarna betaald worden.
Facturen voor geleverde werkzaamheden: Als je als bedrijf of zzp’er een dienst verkoopt is het gebruikelijk om je factuur na de geleverde dienst te versturen. Het kan echter voorkomen dat je een heel lang project doet, bijvoorbeeld als schilder voor een groot gebouw. Om zekerheid van betaling te hebben, kan je dan deelfacturen versturen. Uiteraard bespreek je dit op de voorhand met je klant en leg je dit vast in een overeenkomst.
Pro-formafactuur: Een Pro Forma factuur is een voorlopig document dat je naar je klant verstuurd onder bepaalde omstandigheden. Dit gebeurt meestal als nog niet alle gegevens bekend zijn maar er al wel wel een factuur nodig is. Hierbij te denken aan inklaringsdocumenten voor de import of export van goederen.
Self billing: Bij deze vorm van facturatie wordt de factuur opgesteld door de koper of ontvanger van de dienst of product en niet door de leverancier. Dit systeem wordt daarom ook wel ‘factuur uitgereikt door afnemer’ genoemd. Deze factuur moet uiteraard ook aan de factuureisen voldoen
Facturen sturen
Als je alles goed hebt gecheckt, de factuur aan alle eisen voldoet en duidelijk is opgemaakt, is het tijd om deze te versturen. Dit kan op verschillende manieren. Dit kan je doen door de factuur per e-mail te versturen. Zorg er dan voor dat je de factuur in pdf-vorm toevoegt en in de mail duidelijk aangeeft waarover de factuur gaat
Ook kan je een factuur per post sturen of persoonlijk langs brengen. Alhoewel dit niet meer echt van deze tijd is wordt het nog wel gedaan. Het is belangrijk om af te stemmen met de klant of dit gewenst is of niet. Een factuur langsbrengen kan een goede manier zijn om er zeker van te zijn dat je klant deze ontvangt. Dit kan handig zijn als je diegene niet helemaal vertrouwt.
Tot slot kan je automatisch factureren, oftewel e-factureren. Dit is het automatisch sturen van facturen via een boekhoudprogramma, Dit is een methode die steeds populairder wordt door de efficiency en nauwkeurigheid die het met zich meebrengt. Je zorgt er op deze manier voor dat facturen netjes op tijd worden verstuurd en je een goed overzicht hebt van alle facturaties.
Zo verstuur jij altijd netjes en op tijd je factuur
Een factuur is dus een belangrijk deel van jouw onderneming. Jij stelt jouw tijd of producten beschikbaar aan je klanten en wil daar graag voor betaald worden. Een duidelijke factuur die voldoet aan alle eisen is een essentieel onderdeel om je welverdiende geld te ontvangen.
Zoals benoemd is het van belang dat je facturen op tijd worden verstuurd, om betalingsfouten te voorkomen en professionaliteit uit te stralen. Je kan er voor kiezen om alle facturen zelf gaan opstellen en sturen, maar dit kost veel tijd en is gevoelig voor fouten. Je kan bijvoorbeeld per ongeluk te weinig in rekening brengen waardoor je geld misloopt.
Met een boekhoudprogramma verzeker jij jezelf en je klanten van betrouwbare en nette facturen die op tijd verstuurd worden. In een handomdraai weet jij wat je krijgt en ziet de klant wat hij of zij moet betalen.
Start vandaag met het sturen van duidelijke en nette facturen via e-Boekhouden & profiteer als starter van 15 maanden GRATIS boekhouden. Hieronder vind je enkele andere opties qua software. Je kunt in de meeste gevallen de boekhoudsoftware gratis gebruiken ind e eerste periode.
Met de juiste tools is dit heel eenvoudig. Vind geschikte software en stroomlijn je organisatie!
Voor je administratie Voor je bedrijfsvoering
0 reacties