Factuur voorbeeld

Leestijd: 7 minuten

We gaan het in dit artikel hebben over facturen en geven je duidelijke factuur voorbeelden. Het schrijven van facturen is voor iedere ondernemer namelijk belangrijk. Of je een zzp’er bent of onderdeel bent van een groot bedrijf. Een factuur opstellen en versturen is dé manier om betaald te krijgen voor je werkzaamheden.

Hier zitten alleen nog wel een paar haken en ogen aan. Bijvoorbeeld, wat moet er allemaal op een factuur staan en hoe maak je een factuur? Daarom vind je in dit artikel een factuur voorbeeld voor zzp en voor grote bedrijven. Zowel in PDF, Excel als Word. Met het factuur sjabloon kun je eenvoudig de rekening versturen. Beter nog, we laten je zien hoe je dit binnen enkele seconden via een online tool kunt doen!

Maak je factuur snel online met deze tools:

e-Boekhouden.nl – 15 maanden GRATIS voor starters

Maak eenvoudig facturen met de talloze factuur sjablonen, volledig in je eigen huisstijl. Altijd volgens de regels en direct in je eigen boekhouding.

Nu proberenMeer informatie


Ficsus.nl – Hét boekhoudpakket voor zzp’ers

Beschikt over alle basisfuncties en is daarom heel geschikt voor de startende ondernemer. Onbeperkt facturen sturen binnen enkele seconden.

Nu proberenMeer informatie


DigiBTW – Compleet met facturatie & boekhouding

Gemakkelijk online facturen sturen doe je met DigiBTW. Beschik altijd en overal over een actuele administratie en verstuur facturen met een paar drukken op de knop

Nu proberenMeer informatie


Factuur voorbeelden

Ben je op zoek naar een voorbeeld factuur? Dan vind je hieronder een aantal voorbeeld facturen die je kunt gebruiken of na kunt maken. De beste optie is volgens ons om een boekhoudprogramma te gebruiken voor het maken van facturen. 

Binnen enkele knoppen heb je dit geregeld en het staat gelijk goed in je administratie. Je kunt hier boekhoudsoftware vergelijken. Een van de populairste software in Nederland kun je hier GRATIS uitproberen.

Voorbeeld factuur voor zzp

Als zzp’er verstuur je iedere factuur zelf (of via een boekhouder). Hoe dan ook, je wilt er zo min mogelijk tijd aan kwijt zijn. Wij schrijven iedere maand tussen de 1e en de 5e de rapportages en versturen de facturen naar onze klanten. Helemaal in het begin hebben we dit via Excel geprobeerd, maar dit is best foutgevoelig. Daar bovenop komt dat je hiermee nog geen administratie bijhoudt.

Het ligt er in dit artikel wel dik bovenop, maar we zijn overgestapt op boekhoudsoftware. Dit heeft een aantal interessante voordelen ten opzichte van Excel. Een belangrijk voordeel is het gemak. Je hebt met enkele drukken op de knop een factuur gemaakt, verstuurt dit vanuit het programma direct naar je klant en in de software wordt de factuur netjes bijgehouden met alle bijbehorende gegevens. Heel handig omdat je ieder kwartaal de omzetbelasting moet doen.

Ten tweede is de software minder foutgevoelig. Natuurlijk kun je zelf iets fout op de factuur zetten, maar de belangrijke zaken als het factuurnummer en dat soort dingen worden automatisch voor je ingevuld. Ook de juiste BTW percentages geef je gemakkelijk aan en er zal melding gemaakt worden wanneer het BTW nummer van een klant niet klopt. Zaken als BTW verleggen heb je snel geregeld.

Het derde en wellicht belangrijkste voordeel ten opzichte van andere manieren om te factureren is inzicht in je data. Alles wordt bij elkaar opgeslagen en blijft bewaard. Zo voldoe je altijd aan de bewaarplicht en kun je oude facturen en afspraken gemakkelijk terugvinden.

Bovendien kun je een betalingsherinnering automatisch versturen zodat je klanten sneller betalen. Je vergelijkt hier zzp boekhoudsoftware. Hieronder een factuur voorbeeld zzp of eenmanszaak zoals je die kunt maken met de genoemde software.

Voorbeeld factuur

Voorbeeld factuur Excel / Google Spreadsheets

Een andere populaire manier voor het maken van facturen is via Excel of Google Spreadsheets. Je maakt één keer een factuur sjabloon in het programma en voert hier zelf de gegevens van je klant in, de uren/diensten die je geleverd hebt en dat soort dingen. Later in dit artikel vertel ik je precies waar een factuur aan moet voldoen.

Wat belangrijk is in dit geval is het bijhouden van een goede administratie. Je moet immers ieder kwartaal de aangifte doen en het is wel zo handig om dit op een zo’n goed mogelijke manier te doen. Het bijhouden van een goede mappenstructuur bijvoorbeeld per klant en per maand is aan te raden.

Hierdoor vind je eenvoudig de facturen terug die horen bij het juiste kwartaal. Fouten maken in je BTW aangifte is niet aan te raden omdat je daarmee in de problemen kunt komen en zelfs boetes kunt krijgen.

Hieronder vind je een factuur voorbeeld vanuit Excel die je zelf zou kunnen maken en versturen aan je klanten. Je kunt dit vinden in Google Spreadsheet door de volgende stappen te volgen:

  • Open Google Spreadsheet
  • Klik naast ‘een nieuwe spreadsheet openen’ op ‘Template Galerij’
  • Zoek hier naar het template ‘Factuur’ en open deze
  • Je kunt het nu naar eigen inzicht bewerken, downloaden en versturen
Voorbeeld factuur Excel / Spreadsheet

Voorbeeld factuur Word / Google Docs

Vergelijkbaar met een factuur in Excel kun je ze ook maken in Word of Google Docs. Sterker nog, je kunt hetzelfde template gebruiken dat hierboven staat en downloaden in een .docs bestand of openen in Google Docs. Zo kun je nog makkelijker de factuur aanpassen naar een eigen huisstijl, bijvoorbeeld met een logo en dezelfde kleuren van je website.

Met name voor de kleine ondernemers die weinig facturen versturen kan een factuur vanuit Word of Excel een prima oplossing zijn. Je kunt zo toch de kosten besparen van een boekhoudprogramma en hoeft weinig tijd te besteden aan de BTW aangifte.

Voor mensen die meedoen aan de Kleine Ondernemers Regeling (KOR) bijvoorbeeld en geen BTW aangifte hoeven te doen is dat prima. Het factuur voorbeeld voor Word is praktisch hetzelfde als voor Excel en vind je hierboven. Met onze BTW calculator kun je gemakkelijk het juiste BTW bedrag op de factuur berekenen.

Aan welke eisen moet een factuur voldoen?

Als je een factuur maakt met een boekhoudprogramma dan vult de software automatisch de vereiste informatie in. Je weet zo zeker dat je niets mist. Ook het gebruik van bovenstaande factuur sjablonen bevatten de juiste informatie. Om je een beeld te geven van de dingen die minimaal op een factuur moeten staan om het officieel te maken volgt hieronder een lijst met eisen volgens de Belastingdienst.

  • Je volledige naam (bedrijf) en dat van de klant
  • Je volledige adres (bedrijf) en dat van de klant
  • Het BTW identificatienummer
  • De datum van het versturen van de factuur
  • Een specificatie van de geleverde goederen of diensten
  • De datum van levering of van de vooruitbetaling (in het geval van een webshop)
  • Het aankoopbedrag
  • BTW percentage
  • Het BTW bedrag

Aangepaste regels voor facturen

Bij bedragen tot € 100 gelden er andere regels voor facturen. In het geval van een kleine aankoop bij een webshop bijvoorbeeld. We noemen dit ook wel een vereenvoudigde factuur. Deze mag verzonden worden tot € 100 of wanneer het een wijziging is van een andere factuur. In deze gevallen moet de vereenvoudigde factuur aan de volgende eisen voldoen:

  • De datum van de uitreiking van de factuur
  • Je naam (bedrijf) en de adresgegevens
  • Specificatie van de geleverde goederen of diensten
  • De BTW
  • Een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur

Er zijn voor deze factuur een aantal uitzonderingen. In deze gevallen mag je geen vereenvoudigde factuur sturen:

  • Bij een intracommunautaire levering
  • Afstandsverkopen
  • Bij een levering aan EU-landen waarin je niet gevestigd bent en waarbij de BTW verlegd moet worden
  • Bij leveringen binnen de EU waar je wel gevestigd bent, maar de BTW verlegd moet worden

Hoe maak ik makkelijk een factuur?

Om eenvoudig een factuur te maken kun je de voorbeeld factuur van deze pagina gebruiken. Via Excel of Word is dit met behulp van de voorbeelden eenvoudig na te maken. De makkelijkste manier om een factuur te maken is zoals je hebt kunnen lezen met behulp van software. Hieronder een uitleg over hoe je dat eenvoudig doet. Dit is vergelijkbaar voor iedere software.

  • Open je boekhoudsoftware (kies hier de beste boekhoudsoftware voor jou)
  • Ga in het menu naar ‘facturen’ en maak een nieuwe factuur aan
  • Kies de klant aan wie je de factuur gaat versturen. Staat de klant nog niet in het bestand voer deze dan in. Vanaf dat moment zullen alle facturen aan de juiste klant gekoppeld worden.
  • Voer in de vrij in te vullen regels de geleverde producten of diensten in met de prijs. Voorbeeld: Je kunt dit doen door 2 uur a € 100 in te vullen of 1 keer een klus voor € 200. Afhankelijk van de afspraken met je klant kun je dit zelf invullen. Voor producten geldt: aantal producten x kostprijs van één product. De software voert hier automatisch de totale prijs voor je in.
  • Geef het juiste BTW bedrag aan
  • Voer eventueel een notitie toe aan de factuur, denk aan een rapportage, urenregistratie of PayPal nummer.

Hieronder vind je een overzicht van hoe dat eruit zou zien in boekhoudsoftware.

Factuur maken boekhoudprogramma

Onze ervaringen met facturen

Onze ervaring met het maken en versturen van facturen is goed. Het is immers hoe wij ons geld krijgen. Toch blijft het een administratieve taak die uitgevoerd moet worden. Wij hebben het onszelf inmiddels makkelijk gemaakt door software te gebruiken. Dit heeft naar mijn idee een aantal belangrijke voordelen:

  1. Altijd een accurate boekhouding & duidelijk overzicht van je financiën
  2. Snel foutloze facturen schrijven
  3. Duidelijk overzicht per klant
  4. BTW aangiftes doen vanuit de software, geen handmatig werk
  5. Aangifte inkomstenbelasting doen vanuit de software (lees hier hoeveel inkomstenbelasting je aan de kant zou moeten zetten als zzp’er)
  6. Binnenkomende facturen automatisch boeken met UBL facturen
  7. Automatische betalingsherinneringen versturen

Hiermee besparen we veel tijd en weten we zeker dat onze facturen betaald worden. Met name de automatische betalingsherinneringen zijn 9 van de 10 keer genoeg om je klant te herinneren om te betalen. Niets zo vervelend om het overzicht te verliezen er erachter te komen dat er nog geld ontbreekt. Een voorzetje met geschikte software:


Top 5 boekhoudprogramma’s

  • e-Boekhouden.nl – Voor starters / ZZP & 15 maanden gratis (best getest)
  • Ficsus.nl – Boekhoudpakket voor ZZP’ers
  • MoneyMonk – Boekhouden voor Freelancers & zzp-dienstverleners
  • AFAS SB+ – Slim boekhouden & complete oplossing
  • Visma – Makkelijk onlinen boekhouden voor ZZP’ers

FAQ

Is een factuurnummer verplicht?

Ja, een factuurnummer is verplicht op te nemen. Daarnaast moeten de facturen in je administratie een opvolgende nummering hebben. Dit gaat automatisch met boekhoudsoftware.

Nee, een factuur is geen overeenkomst. Je kent de term ‘spookfacturen’ misschien wel. Dit zijn facturen die gestuurd worden zonder dat er een dienst of product is afgenomen in de hoop dat ze per ongeluk betaald worden. Als een factuur een overeenkomst was zou ik de hele dag facturen versturen.

Je kunt een factuur maken zonder BTW door dit bij het opmaken van je factuur te vermelden. Je kunt vaak switchen tussen 21%, 9% en 0% BTW. Daarnaast kun je een post aanmaken om de BTW te verleggen. In feite is dit ook 0% BTW.

Ja, een factuur kan verjaren. Hiervoor staat standaard een termijn van vijf jaar. Lees hier meer over het verjaren van facturen.

Je moet een factuur in de meeste gevallen minimaal zeven jaar bewaren. Het is onderdeel van de bewaarplicht. Lees hier meer over de bewaarplicht van je administratie.


Top 5 boekhoudprogramma's

  • e-Boekhouden.nl - Voor starters / ZZP & 15 maanden gratis (best getest)
  • Ficsus.nl - Boekhoudpakkeet voor ZZP’ers
  • MoneyMonk - Boekhouden voor Freelancers & zzp-dienstverleners
  • AFAS SB+ - Slim boekhouden & complete oplossing
  • Visma - Makkelijk onlinen boekhouden voor ZZP’ers

.
Kaj & Chris Hoebeginik

De auteurs: Kaj & Chris

Op hoebeginik.nl schrijven we over onze ervaringen met het ondernemen, online marketing (webshops, affiliate marketing & consultancy) en investeren. Kaj de organische kant (SEO) en Chris doet de advertentiekant (SEA). Kunnen wij je helpen? Dan lees je hier meer over SEA uitbesteden en hier meer over SEO uitbesteden. We komen graag met je in contact!

Plaats een reactie

Boekhouden als een PRO 🚀Bespaar tijd & geld en maak het jezelf gemakkelijk!

Boekhouden hoeft niet moeilijk te zijn. Probeer een gratis boekhoudprogramma en bespaar jezelf veel tijd.