Als ondernemer ben je in principe niet verplicht om je uren bij te houden, maar het is wel verstandig. Zo weet je of je kunt profiteren van het urencriterium, maar ook aan welke klussen je het meeste verdient. In dit artikel vertellen we je meer over gewerkte uren bijhouden in Excel en andere alternatieven.
Welk boekhoudprogramma past het beste bij jou?
Ontdek hier al je opties
Waarom gewerkte uren bijhouden?
Er zijn verschillende redenen waarom je je uren bij zou kunnen houden. De een heeft meer te maken met de fiscale kant van het ondernemen en de andere is om je eigen bedrijfsvoering te optimaliseren. Niet iedere ondernemer wil het doen en zoals ik aangaf, hoeft het ook niet. Toch is het verstandig om te doen als je serieus met je bedrijf bezig bent.
Urencriterium
Het urencriterium is een norm van de belastingdienst waarmee je fiscale voordelen kunt behalen. Als grens is 1225 uur aangegeven en deze uren moet je minimaal aan je onderneming besteden om aan het urencriterium te voldoen. Zodra je dit gehaald hebt, kun je profiteren van verschillende aftrekposten.
In totaal kan dit je ruim € 8000 schelen. Dit is geld dat je van je winst af mag halen aan het einde van het jaar bij je aangifte. Je winst is zo lager en je hoeft dus minder belasting te betalen. Alleen daarom is het al handig om je uren goed bij te houden.
Voor je urencriterium gaat het om directe en indirecte uren. Dus uren die je direct voor een klant werkt en uren die je inzet om bijvoorbeeld je administratie te doen. Al deze uren samen moeten minimaal 1225 uur zijn.
Bedrijfsvoering
Meten is weten zeggen ze wel eens. Als ondernemer ben je volledig zelf verantwoordelijk voor hoe jij je bedrijf runt. Dit is prettig, maar het is daarom ook gemakkelijk om het overzicht te verliezen. Je agenda zo vol mogelijk gooien, dan moet het wel goed komen toch?
In sommige gevallen is dat zo, maar in andere gevallen kan je jezelf daarmee te kort doen. Als ik naar mezelf kijk bijvoorbeeld dan werk ik aan verschillende websites en voor verschillende klanten.
Ik hou iedere minuut bij en kan daarom aan het einde van de rit de balans opmaken. Het is zo in een oogopslag te zien waarmee ik het meeste geld verdien, waarmee ik het meeste per uur verdien en waar ik dus het beste mijn agenda mee kan vullen. Je kunt zo aan de hand van data prioriteiten stellen en dit helpt je bedrijf te groeien!
Dit is handig als je meerdere projecten hebt lopen. Een offerte van 10 uur moet natuurlijk ook daadwerkelijk 10 uur duren. Als je dit ook maar half bijhoudt, kun je er donder op zeggen dat je vroeg of laat te veel tijd aan projecten gaat besteden.
Dit kost jou geld aangezien je deze uren niet betaald krijgt. Door je uren bij te houden in bijvoorbeeld Excel krijg je deze trend door en kun je daar je prijs of offertje op aanpassen.
Je gewerkte uren bijhouden in Excel helpt je ook met het in kaart brengen van je indirecte uren binnen je bedrijf. Dit zijn uren waarvoor je geen geld krijgt, maar welke wel noodzakelijk zijn. Je boekhouding, reistijd en dat soort zaken.
Door al deze uren inzichtelijk te hebben kun je de ‘grootverbruikers’ van jouw uren in kaart brengen en deze verhelpen. Boekhouding in Excel, maar ook je urenregistratie Excel kan prima werken. Toch kan het veel sneller, bijvoorbeeld met behulp van een boekhoudprogramma.
Een dergelijk programma zoals e-boekhouden kost misschien twee tientjes per maand. Bespaart het je echter twee uur werk iedere maand? Dan verdien je hier dus geld mee doordat je deze uren weer kunt inzetten voor iets waar je wel geld mee kunt verdienen. Je kunt hier boekhoudsoftware vergelijken.
Uren bijhouden met personeel
Het bijhouden van je uren is nog belangrijker wanneer je personeel hebt dat aan verschillende projecten werkt. Je kunt zo per project en per werknemer in de gaten houden hoeveel uur er gewerkt wordt aan welke klanten. Dit is niet omdat je je personeel niet vertrouwt of iets dergelijks.
Het is goed om dit soort data bij te houden omdat je op deze manier je bedrijf harder kunt laten groeien. Ook kun je je personeel op de juiste manier inzetten. Dit zorgt op de lange termijn voor meer succes en werkplezier op de vloer.
Hiervoor vraag je wel van je personeel om hun uren goed te klokken. De uren bijhouden in Excel voor je personeel is alleen niet zo makkelijk. Tools als Clockify kun je daar beter voor gebruiken.
Gewerkte uren bijhouden in Excel
Je urenregistratie in Excel bijhouden is met de opkomst van de computers zo ontstaan. Een handige spreadsheet waar je alles noteert. Dit kan prima werken voor een eenvoudige administratie, maar met verschillende projecten en personeel wordt dit al een lastig verhaal. Ik vertel je zo meer over de tools die je daarvoor kunt inzetten.
Wil je toch vasthouden aan je urenregistratie in Excel? Dan is het goed om na te denken over de juiste structuur. Hoe hou je de uren bij per project en hoe zorg je ervoor dat je deze administratie eenvoudig naar het volgende jaar kunt tillen zonder een hele nieuwe sheet te maken?
Je urenverantwoording in Excel heeft in tegenstelling tot software geen vaste structuur. Je kunt het zo inrichten als je zelf wilt. Geen enkele administratie is hetzelfde en het is daarom verstandig om hier wat tijd in te investeren voordat je echt begint met je administratie. Als je eenmaal bezig bent is het moeilijk om met terugwerkende kracht alles weer aan te passen.
Urenregistratie Excel template
Een groot voordeel dat we tegenwoordig hebben is het internet. Je kunt praktisch alle informatie vinden die je maar nodig hebt en dat geldt gelukkig ook voor een urenregistratie Excel template. Het is zelfs zo makkelijk dat Google Spreadsheet een kant-en-klaar template voor je heeft gemaakt dat je zo kunt gebruiken. Deze kun je als volgt vinden:
- Open Google Spreadsheets
- Klik boven in beeld naast ‘Een nieuwe spreadsheet starten’ op ‘Templategalerij’
- Zoek naar ‘Wekelijkse urenregistratie’ en open deze
- Gefeliciteerd, je hebt een urenregistratie in Excel
Het is goed om hierbij te vertellen dat je bij dit template nog steeds een andere administratie bij moet houden. Namelijk een die het over een langere periode vastlegt. Hiervoor open je eenvoudig een nieuwe sheet en plaatst hier op weeknummer je gewerkte uren project.
Het enige dat je nu nog moet doen is het kopiëren van je week administratie in een mapje. Als je de naam van de kopie het juiste weeknummer + jaartal geeft, kun je je administratie eenvoudig terugvinden later.
Urenregistratie Excel te omslachtig, kan het anders?
Uren bijhouden in Excel werkt prima als je administratie niet te groot is. Toch zijn er manieren die aanzienlijk makkelijker zijn en die je veel tijd kunnen besparen. Clockfiy is hier een van, maar boekhoudsoftware is misschien nog wel makkelijker. Zo heb je namelijk al je gewerkte uren direct bij de juiste klant staan en kun je ook direct een factuur sturen zonder je urenregistratie te moeten raadplegen.
In de meeste gevallen heb je als ondernemer al een boekhoudprogramma. Je urenregistratie gratis bijhouden in deze software is dus een simpele stap. De meeste boekhoudprogramma’s hebben de volgende eigenschappen:
- Uren online of via de app invoeren
- Uren per project of activiteit registreren
- Direct factureren vanuit je urenregistratie
- Duidelijk overzicht
Het mag duidelijk zijn dat je je urenregistratie in Excel kunt doen. Toch hoop ik dat ik je heb kunnen overtuigen om je gewerkte uren niet in Excel, maar in bijv. een boekhoudprogramma bij te houden. Het bespaart je veel tijd die je vervolgens weer aan je bedrijf kunt besteden. Als je dit over meerdere jaren trekt, scheelt dat je veel geld en groei van je bedrijf.
Met de juiste tools is dit heel eenvoudig. Vind geschikte software en stroomlijn je organisatie!
Voor je administratie Voor je bedrijfsvoering
0 reacties