Grootboekrekening

Als je net begint met boekhouden kom je een heleboel termen tegen waarvan je niet weet wat het betekent en wat je er mee kan. Een grootboekrekening is één van die termen. Grootboekrekeningen zijn heel belangrijk om overzicht te houden in je boekhouding.

In dit artikel vertellen we alles over grootboekrekeningen, gaan we in op grootboekrekening codes en geven we een voorbeeld van een grootboekrekening. Lees snel verder om alles te weten te komen over grootboekrekeningen.

Je boekhouding eenvoudig regelen?

Welk boekhoudprogramma past het beste bij jou?

Ontdek hier al je opties

Wat is een grootboekrekening?

Een grootboekrekening is een verzamelpost voor alle inkomsten of uitgaven in een bepaalde categorie. Door inkomsten of uitgaven samen te voegen in één categorie wordt er overzicht gecreëerd in de boekhouding.

Op een balans of winst-en-verliesrekening komen hierdoor verschillende verzamelingen te staan. Hierbij te denken aan autokosten, huurkosten, personeelskosten, telefoonkosten etc. Uiteraard kunnen in elke categorie weer vertakkingen zitten, naar specifiekere kosten. Zo kan de categorie autokosten bijvoorbeeld worden verdeeld in brandstof kosten en verzekeringen.

De naam grootboek stamt af van vroeger toen de boekhouding letterlijk in een groot boek werd bijgehouden. Tegenwoordig kunnen we ons dit niet meer voorstellen en wordt het bijhouden van de boekhouding in Excel al bijna gezien als een oude methode. Boekhoudprogramma’s zoals e-Boekhouden, zorgen er tegenwoordig voor dat bedrijven gemakkelijk en foutloos de boekhouding in no-time kunnen regelen.

In dit soort programma’s worden grootboekrekeningen automatisch opgesteld. Zodra je inkomsten of uitgaven invoert, wordt het direct in de juiste categorie verdeeld. Dit is natuurlijk heel handig, maar het is ook goed om zelf te weten hoe een grootboekrekening in elkaar steekt.

Welke grootboekrekeningen zijn er?

Grootboekrekeningen kunnen opgedeeld worden in twee categorieën, namelijk balansen en resultaatrekeningen. Op een balans worden alle bezittingen, schulden en het eigen vermogen weergeven. Een resultaatrekening, oftewel winst-en-verliesrekening, geeft inzicht in de opbrengsten of verliezen van een onderneming.

De meest gebruikte grootboekrekeningen zijn op te delen in drie categorieën:

Activa, ook wel de debetzijde van de balans genoemd. Toont alle bezittingen van een bedrijf.

• Vaste activa
• Vlottende activa
• Liquide middelen

 Passiva, ook wel de creditzijde van de balans genoemd. Toont alle schulden van een bedrijf en het eigen vermogen.

• Eigen vermogen
• Kort lopende schulden
• Lang lopende schulden
• Crediteuren

Op een winst-en-verliesrekening zie je de onderstaande grootboekrekeningen terug

• Omzet van bijzondere baten
• Omzet van de verkoop
• Kosten door afschrijvingen
• Kosten door verkoop
• Kosten voor kantoor

Onder deze grootboekrekeningen vallen uiteraard allerlei subrekeningen. Hoeveel dit er zijn en hoe die worden ingedeeld verschilt per onderneming. Een bankrekening valt bijvoorbeeld onder liquide middelen. Als een bedrijf met contanten werkt kan er onder liquide middelen een subrekening worden toegevoegd voor kasomzet.

Grootboekrekening codes

Een grootboek bestaat dus uit verschillende categorieën die elk weer vertakking hebben. Naarmate de bedrijfsgrootte toeneemt, groeit ook het grootboek. Er kunnen dan honderden categorieën bestaan. Om het overzichtelijk te houden zijn er daarom codes bedacht die alle rekeningen netjes indelen. Dit zijn er 10:

0  Vaste activa / Eigen vermogen / Voorzieningen / Langlopende schulden

1  Liquide middelen / Schulden / Kortlopende vorderingen / Belastingen, Premies

2  Tussenrekeningen

3  Voorraden

4  Kosten

5  Kostenplaatsen

6  Fabricagerekeningen

7  Inkoopwaarde van de omzet / Inkopen

8  Omzet

9  Privémutaties (bij eenmanszaken en vof’s)

Vanuit deze categorieën vinden er vertakkingen plaats naar specifieke rekeningen. Wij nemen in dit artikel als voorbeeld nummer 4 ‘kosten’.

4 kosten

• 40 Afschrijvingen
• 41 Personeelskosten
• 42 Huisvestingskosten
• 43 Machine- en exploitatiekosten
• 44 Autokosten
• 45 Verkoopkosten
• 46 Kantoorkosten
• 47 Branchespecifieke kosten
• 48 Algemene kosten
• 49 Financierings- en rentelasten

 Wat je misschien al is opgevallen is dat de cijfers van de vertakkingen beginnen met het cijfer van de hoofdcategorie. Dus in dit geval wordt er verder geteld vanaf 40 tot 49, daarna begint hoofdcategorie 5.

 Nu we duidelijk in kaart hebben welke grootboekrekeningen er zijn, duiken we nog een keer wat dieper in de kosten. We gaan nog een vertakking maken. We gebruiken hiervoor grootboekrekening 44 ‘Autokosten’.

4 kosten

• 40 Afschrijvingen
• 41 Personeelskosten
• 42 Huisvestingskosten
• 43 Machine- en exploitatiekosten         
• 44 Autokosten

4401 Brandstofkosten

4402 Autoverzekering

4403 Boetes- en bekeuringen

4404 Reparaties en onderhoud

4405 enz.

• 45 Verkoopkosten
• 46 Kantoorkosten
• 47 Branchespecifieke kosten
• 48 Algemene kosten
• 49 Financierings- en rentelasten

Ook hier is weer te zien dat de subrekening begint met het cijfer van de grootboekrekening. De cijfers die daarna volgen zijn voor ieder bedrijf verschillend. Dit is slechts een voorbeeld en zijn dus geen kloppende codes.

 Alhoewel dit de laatste vertakking met een code is, kan er nog wel aanvullende informatie worden ingevoerd achter een subrekening. Bijvoorbeeld achter 4403 boetes en bekeuringen: 10-04-2024, 18:03, Peizerweg, bestuurder Robin V. Zo kan er beter gespecificeerd worden hoe bepaalde kosten tot stand zijn gekomen.

 Aan de hand van codes en vertakkingen kan een bedrijf dus beter inzicht krijgen in de uitgaven die worden gedaan. Dit is uiteraard een belangrijk onderdeel van een gezonde bedrijfsvoering. Maar hoe weet je nu precies welke grootboekrekeningen jij moet gebruiken?

Welke grootboekrekening moet ik gebruiken?

Er zit dus een logische volgorde in de opstelling van de codes voor een grootboekrekening. De hoofdcategorieën (0-9) en de grootboekrekeningen die daar bij horen (bijv. 40-49), vormen de basis voor een duidelijk grootboek.

De codes die je gebruikt bij de subrekeningen kan je zelf bepalen, hier zit geen vaste volgorde in. Dus autokosten zou op de verschillende manieren ingedeeld kunnen worden: 4410, 4401 of 44001. Zorg ervoor dat je een dat je een duidelijk en overzichtelijk systeem voor jezelf bedenkt, waarmee je alle uitgaven netjes op een rijtje hebt.

Grootboekrekening voorbeeld

We hebben zojuist een heleboel rekeningen, codes en vertakkingen besproken. Dit is veel informatie om één keer te verwerken. Om je het makkelijker te maken hebben wij een voorbeeld van een grootboekrekening gemaakt in Excel.

Alvast een grootboekrekeningschema klaar hebben staan?

Een grootboekrekening is dus een cruciaal onderdeel van een goede boekhouding. Het helpt met het houden van overzicht en zorgt ervoor dat alle uitgaven netjes bij elkaar staan. Met alle codes, de verschillende rekeningen, en vertakkingen kan het best een lastig verhaal zijn.

 Het is belangrijk om je boekhouding goed bij te houden. Zo weet je hoe het bedrijf er financieel voorstaat en kan je juiste bedragen doorgeven aan de belastingdienst. Door fouten te maken kan het voorkomen dat je verkeerde bedragen doorgeeft en dit kan nare gevolgen hebben.

Veel ondernemers kiezen er daarom voor om hun boekhouding via een boekhoudprogramma te laten doen. Zo kom je nooit voor vervelende verrassingen te staan. Het enige wat jij hoeft te doen is de juiste bedragen in te voeren en het programma doet de rest. Zo worden grootboekrekeningschema’s en balansen automatisch opgesteld en heb jij direct inzicht in de financiële situatie van je bedrijf.  

 e-Boekhouden is het meest complete & gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma. Het maakt boekhouden eenvoudig en bespaart je een boel tijd. Start vandaag met het bijhouden van een goede boekhouding en ontvang als starter 15 maanden GRATIS.

Je bedrijf naar een hoger niveau tillen?

Met de juiste tools is dit heel eenvoudig. Vind geschikte software en stroomlijn je organisatie!

Voor je administratie Voor je bedrijfsvoering