Hoe maak je een factuur

Een factuur maken is altijd leuk als ondernemer. Echter vinden sommige bedrijven het minder leuk om facturen te ontvangen en laat staan te betalen. In dit artikel leggen we uit hoe je het best een factuur kunt maken. Daarnaast leggen we uit hoe je een factuur opmaakt die doorgaans sneller wordt betaald. 

De ongeschreven regels bij het opmaken van een factuur

Zorg ervoor dat jouw klant een factuur verwacht voordat je de factuur hebt verstuurd. Als jouw factuur uit het niets komt, kunnen klanten traag reageren of zelfs geïrriteerd zijn om deze te betalen. 

Leg vooraf uit wanneer je factureert voordat je in eerste instantie zaken gaat doen met een klant. Als je geen overeenkomst hebt, vertel dan op zijn minst wanneer er een factuur wordt verstuurd.

Welke informatie komt er op een factuur?

Op een factuur moet je de volgende informatie in ieder geval verwerken: bedrijfsgegevens van jezelf, bedrijfsgegevens van de klant en geef je een beschrijving over de dienst of de producten die jullie zijn overeengekomen. Tenslotte vermeld je uiteraard de prijs op de factuur, vermeld zowel de inclusief als de exclusief prijs. Vind hier meerdere factuur voorbeelden.

Voeg een factuurdatum en vervaldatum toe

De drie belangrijkste cijfers op een factuur (na het verschuldigde bedrag) zijn het factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum.

De factuurdatum en vervaldatum zijn bedoeld als een stevige, maar beleefde manier om duidelijk te maken wanneer klanten voor jouw diensten moeten betalen. Voeg deze bovenaan de factuur toe en maak ze duidelijk zichtbaar.

Een factuurnummer aanmaken

Verder moet elke factuur die je verstuurt een uniek factuurnummer hebben. Dit is om jezelf, de klant of eventuele auditors te helpen bij het opsporen van specifieke facturen.

Een factuurnummer kan een willekeurige reeks cijfers en letters zijn. Je kunt verschillende benaderingen gebruiken om een ​​factuurnummer aan te maken, zoals:

• Facturen opeenvolgend nummeren, bijvoorbeeld FAC00001, FAC00002
• beginnend met een unieke klantcode, bijvoorbeeld CON00001
• inclusief de datum aan het begin van jouw factuurnummer, bijvoorbeeld: 8-01-2021-001
• het combineren van de klantcode en datum, bijvoorbeeld CON-8-01-2021-001

Jouw nummeringssysteem kan je helpen bij het snel organiseren en zoeken naar oude facturen.

De lay-out en informatie waaruit een factuur bestaat

Sommige details, zoals jouw bedrijfsnaam, logo, kvk-nummer etc blijven van factuur tot factuur hetzelfde. Sla deze details op in jouw factuursjabloon. Hierdoor hoef je deze details niet keer op nieuw opnieuw uit te schrijven. Maak je gebruik van een online boekhoudprogramma? Dan is de kans groot dat dit programma jouw layout in een keer kan opslaan.

Factuur beschrijving – hoeveel moet je invoeren?

Geef altijd een beschrijving bij de factuur van de geleverde goederen of diensten, zodat de klant weet waarvoor hij betaalt. 

Als een klant eerder een offerte heeft aangevraagd, gebruik dan dezelfde beschrijving op de factuur. Zo kan de klant zien dat je jouw belofte nakomt.

Verder wil je dat jouw facturen beknopt zijn, maar voldoende details bevatten zodat de klant niet terug hoeft te komen met vragen. Beperk de factuur indien mogelijk tot één pagina.

Als je een gedetailleerd overzicht moet geven van het uitgevoerde werk of een uitsplitsing van de items die voor het werk zijn gebruikt, kun je bijvoorbeeld een samenvatting op de factuur plaatsen en de details in een bijlage toevoegen.

Gebruik een factuursjabloon

Het geheim van een geweldige factuur is om te beginnen met een geweldig sjabloon. Een sjabloon – of sjablonen – die je elke keer gebruikt, bespaart veel kopiëren en plakken en onhandige opmaak.

Handgeschreven facturen behoren praktisch tot het verleden. Tegenwoordig heb je hele goede online boekhoudprogramma’s die gratis templates bieden met mooi opgemaakte facturen. Hieronder vind je een selectie van de beste online boekhoudprogramma’s volgens Hoebeginik.nl.

Hoe kan facturatiesoftware helpen?

Software kan veel processen rond facturering versnellen. Tegenwoordig is een online boekhoudprogramma daarom bijna onvermijdelijk. Alle voordelen even op een rijtje. 

• Boekhoudprogramma’s hebben tientallen sjablonen om uit te kiezen. 
• Je kunt je logo overal en altijd handmatig plaatsen op een factuur
• Je kunt eenvoudig offertes maken
• Een offerte zet je snel om in een factuur
• Facturen kunnen worden gemaakt en verzonden op een telefoon
• Je kunt een ‘betaal nu’ -optie aanbieden voor klanten met creditcards of betaalpassen

De belangrijkste regel bij het maken van een factuur

Verreweg het belangrijkste van factureren is dat je eraan denkt om de factuur te versturen. Dat klinkt misschien belachelijk, maar veel bedrijven zijn doorlopend te laat of sterker nog, ze vergeten het om diverse redenen helemaal. Dit is natuurlijk killing voor je business.

Zoek dus een vast tijdstip dat jou uitkomt om je facturatie te doen. Dat kan het einde van de dag zijn of het einde van de week. Zelf heb ik bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag 2 uur afgeblokt in mijn agenda om alle facturen bij langs te lopen en eventueel nieuwe facturen te versturen.

Tenslotte, als het snel en eenvoudig is om een ​​factuur te maken, kom je minder snel in de verleiding om het uit te stellen. Overweeg daarnaast om een mobiele app te gebruiken, zodat je zelfs onderweg vanaf jouw telefoon kunt factureren.

Stappenplan bij het opstellen van een factuur

Dit zijn de belangrijkste stappen:

1. Open je factuursjabloon.
2. Voeg de datum toe.
3. Vul het factuurnummer in.
4. Vul de klantnaam, adres, referentie en/of ordernummer in.
5. Voer een beschrijving in van de goederen of diensten die je hebt geleverd.
6. Tel de kosten bij elkaar op en controleer daarna de berekening handmatig.
7. Controleer en breng eventuele wijzigingen aan in de betalingsvoorwaarden die van toepassing zijn op deze klant of deze functie.
8. Laat indien nodig de factuur goedkeuren voordat je deze verzendt.
9. Dien direct na de verzending een kopie in voor jouw eigen administratie.