Journaalposten zijn financiële aantekeningen die je helpen bij het doen van je boekhouding.
Een goede financiële administratie is al zo oud als de wereld. Al in het oude Egypte werden financiële gegevens in hiërogliefen bijgehouden op papyrusrollen en de Romeinen hielden dit bij op kleitabletten. Door de eeuwen heen heeft het verschillende vormen aangenomen, want belangrijk is het zeker.
Als ondernemer is dat voor jou niet anders, het is van belang dat je je boekhouding goed op orde hebt. Mogelijk ben je hier al mee aan de slag gegaan en kom je de termen als “journaalposten” en “journaliseren” tegen en vraag je je af wat hier precies mee wordt bedoeld. In dit artikel behandelen we journaliseren, leggen we jou uit wat journaalposten zijn en geven we een aantal voorbeelden van journaalposten.
Wat is journaliseren?
Journaliseren is puur het noteren van wijzigingen in jouw grootboekrekeningen (dit zijn verzameling van alle inkomsten en uitgaven). Zodra jij een factuur in jouw boekhouding verwerkt ben je dus al bezig met journaliseren.
Vroeger gebeurde dat in grote boeken (vandaar de term “grootboek”, die nog steeds gebruikt wordt), maar tegenwoordig is daar verschillende boekhoudsoftware voor. Desondanks is het handig om bij deze termen wat context bij te hebben.
Tijdens het journaliseren maak je journaalposten aan.
Wat is een journaalpost?
Een journaalpost is een vermelding van een financiële transactie of gebeurtenis in de boekhouding van een bedrijf. Met journaalposten kun je de financiële positie documenteren en volgen. Het is dus een hulpmiddel om je bedrijfsfinanciën te begrijpen en te beheren.
Journaalposten zijn een soort financiële notities die je maakt om bij te houden wat er met het geld in je onderneming gebeurt. Elke keer als je geld uitgeeft of ontvangt, maak je een notitie van hoeveel het was en waar het vandaan kwam of waar het heen ging.
Een overzicht aan journaalposten kun je vervolgens gebruiken om balansrekeningen en winst- en verliesrekeningen mee te maken. Daarnaast kun je aan de hand hiervan beoordelen hoe financieel gezond een bedrijf is.
Journaalpost voorbeelden
Met journaalposten kun je dus boekingen maken in je financiële administratie. Om het nog wat duidelijker te maken lopen we je door de verschillende posten heen die op een journaalpost kunnen staan.
- Inkomsten: verkoop van goederen of diensten, rente of andere inkomsten
- Kosten: inkoopprijzen, loonkosten, huurkosten of andere gemaakte kosten
- Bank: geregistreerde banktransacties zoals stortingen of opnames
- Debiteuren: verkoop aan klanten die op een later tijdstip moeten betalen, bijvoorbeeld een bestelling op afbetaling
- Crediteuren: uitstaande geldbedragen die nog moeten worden betaald aan partijen
Laten we nu eens kijken hoe dit in de praktijk genoteerd wordt bij bijvoorbeeld facturen.
Journaalposten maken bij facturen
Wanneer je een factuur hebt, moet je deze bij het aanmaken van een journaalpost, zowel aan de credit- als de debetzijde boeken. Dit, omdat beide kanten constant in evenwicht moeten zijn.
Aan de debetzijde vermeld je het bedrag dat uitgegeven of geleend is en aan de creditzijde komt het bedrag te staan dat betaald of ontvangen is.
Vervolgens kunnen we journaalposten opstellen voor inkoopfacturen (debiteuren) en verkoopfacturen (crediteuren).
Inkoopfactuur journaalpost
Inkoopfacturen zijn de goederen die een directe relatie hebben met de omzet. Ook inkopen van goederen of diensten zijn twee zijdes nodig: debet- en een creditzijde.
De debetpost vermeldt het bedrag dat wordt betaald voor de aangekochte goederen of diensten. Dit bedrag wordt daarmee geboekt op de debetzijde van een balansrekening onder het kopje voorraad. Aan de andere kant staat, onder crediteuren, het bedrag vermeldt dat wordt betaald aan de verkoper van de goederen of diensten.
Voorbeeld:
Stel dat je vijf jaar geleden een meubelzaak hebt geopend vol met leuke trenditems. Je bent hiervoor altijd op zoek naar unieke meubels om op te nemen in je collectie en je hebt deze morgen heb je weer geluk, want je loopt tegen de perfecte stoelen aan. Je koop de hele partij voor €10.000 en betaalt daarvoor €12.100 inclusief 21% BTW.
Hiermee kunnen we de volgende journaalpost maken:
Debetzijde
Voorraden: €10.000
Te vorderen BTW: €2.100
Creditzijde
Crediteuren: €12.100
We zien dat het bedrag dat je voor de stoelen hebt betaald in eerste instantie overgaat in voorraad. De producten zijn immers nog niet verkocht. De betaalde BTW wordt vervolgens apart genoteerd.
Daarnaast bleek jouw voorgevoel te kloppen. Deze stoelen vallen namelijk enorm in de smaak bij het winkelend publiek. Al binnen een week is er een klant die alle stoelen wil kopen.
We kunnen in dat geval met deze verkoopfactuur de volgende journaalpost maken.
Debetzijde
Debiteuren: € 12.100
Creditzijde
Omzet: €10.000
Te vorderen BTW: €2.100
Als je de bovenstaande voorbeelden van journaalposten vergelijkt, zie je dus de bedragen van de ene naar de andere kant verschuiven. Op het moment van verkoop verschuift de waarde van de voorraden naar de post omzet aan de andere kant van de balans.
Het bovenstaande gaat uiteraard niet alleen op voor inkoop- en verkoopfacturen, maar ook voor andere inkomsten en kostenposten.
Stel, als meubelhandelaar heb je de laatste tijd flink uitgebreid om te kunnen blijven concurreren met de de andere aanbieders op het meubelplein waar je zit. Hiervoor heb je naast een uitbreiding van de voorraad ook twee nieuwe medewerkers aangenomen.
Die nieuwe medewerkers moeten uiteraard loon uitbetaald krijgen. Beiden verdienen zij een bruto maandloon van €2.189 brutoloon. Laten we in het onderstaande voorbeeld eens kijken hoe dit verwerkt wordt in een loonjournaalpost.
Loonjournaalpost voorbeeld
In totaal moet de meubelverkoper totaal €4.378 aan loon uitkeren, dit is het maandtotaal van de beide werknemers. Hierin zit €419 aan loonheffing, wat de meubelverkoper moet afstaan aan belasting en sociale lasten. Vervolgens blijft er 3.532 over als nettoloon wat verdeeld wordt over de twee medewerkers.
Debetzijde
Lonen €4.378
Creditzijde:
Loonbelasting € 838
Te betalen loon € 3.532
Nu weet jij wat journaalposten zijn en hoe je deze toepast, maar het kan sneller..
Bespaar tijd
Zoals eerder genoemd werd, neemt een boekhoudpakket je veel werk uit handen. Zo hoef je hier alleen de gegevens in te voeren die op een inkoop- of kostenfactuur staan. Het programma maakt op de achtergrond de journaalposten aan. Kan niet makkelijker!
Benieuwd met welk programma jij het beste kunt starten? Om je tijd te besparen hebben een top 5 voor je samengesteld. Bekijk die hier en vergelijk de verschillende boekhoudprogramma’s!
0 reacties