ZZP’ers Opgelet: Overzicht van Maandelijkse Kosten die Elke Zelfstandige Heeft

De kosten voor een zzp’er verschillen per bedrijf, maar zakelijke kosten heb je sowieso. Het is daarom belangrijk om je geldzaken goed te regelen als zelfstandige. In ons artikel over de aftrekposten voor zzp’ers ga ik specifiek in op alle kosten die je in kunt voeren in de boekhouding. Deze pagina dient als voorbeeld van alle mogelijke kosten die je als zzp’er kunt hebben.

Hierbij ga ik voor het gemak uit van alle kosten die wij maken binnen ons bedrijf. Lang niet alle kosten hoef jij ook te maken, maar het biedt je wellicht inzicht in hoe andere ondernemers omgaan met hun geldzaken, het gebruik van tools en hun vaste lasten.

Welke kosten je ook maakt, het is noodzakelijk om hier als een boekhouder mee om te gaan en ik hoop dat dit artikel je hierbij kunt helpen. Hieronder vind je 11 geldzaken die je moet regelen als zzp’er!

Welke kosten maken wij als zzp’er?

De beste manier om je te laten zien welke mogelijke kosten je hebt als zzp’er is door onze kosten voor je op een rij te zetten. Zoals je wel zult begrijpen hebben we dit wat geanonimiseerd, maar al deze kosten maken wij om te werken aan de groei van ons bedrijf. Onder de tabel vertel ik je precies wat onze werkwijze is rondom onze kosten.

Zzp’er worden waar moet je aan denken?

Als (beginnend) zzp’er moet je om veel dingen denken en kosten zijn een van de belangrijkste dingen. Hou je dit niet goed in de gaten, dan werk je op een gegeven moment alleen nog maar om die kosten te kunnen betalen. Iedere euro die je uitgeeft hoort bij te dragen aan de groei van je bedrijf en je dus uiteindelijk meer geld op te leveren.

Wij hebben bovenstaande tabel gemaakt met al onze vaste lasten. Sommige kosten betalen we per jaar, sommige per kwartaal en sommige per maand. Om het onszelf makkelijk te maken rekenen wij alles terug naar maandelijkse kosten en dit noteren wij.

Op het moment dat wij onze winst bekijken (dit doen we iedere maand), houden wij rekening met deze vaste lasten. Eerst tellen wij de omzet op, hier halen we vervolgens onze vaste lasten en variabele kosten (die niet in deze sheet staan) vanaf. Ook houden we rekening met BTW en daar blijft uiteindelijk een bedrag van over. Dit is onze winst en kunnen wij onze boterham van betalen.

Doe je dit niet en ‘gok je het er maar wat op’? Dan bestaat de kans dat je jezelf te veel geld uitbetaald en langzaam inteert op je reserves. Het op de hoogte blijven van je geldzaken is daarom heel erg belangrijk. Hieronder een uiteenzetting van onze kosten als zzp’ers.

Onze zzp kosten voor jou op een rij – Checklist ZZP kosten

Hieronder een overzicht van onze kosten. Het betekent niet dat jij deze kosten moet maken, maar wellicht staan er nog kosten bij die jij als zzp’er wel zou moeten maken maar nog niet aan gedacht hebt. 

Bankkosten

De actuele tarieven van de vier grootste banken in Nederland voor ZZP’ers variëren en zijn afhankelijk van verschillende factoren zoals het soort pakket dat je kiest en de transactiekosten per actie. Het zijn kleine bedragen, maar het tikt toch aan met alle andere kosten. Hier is een overzicht van de jaarlijkse kosten en transactiekosten bij deze banken:

1. ING: Het basis ondernemerspakket kost ongeveer €119 per jaar. Dit omvat één betaalpas en één betaalrekening. Transactiekosten bedragen €0,13 per bij- of afschrijving.
2. ABN Amro: Het basispakket kost €119 per jaar, inclusief één betaalpas en één betaalrekening. Voor uitgebreidere pakketten kunnen de kosten oplopen tot tussen de €165 en €297 per jaar. Transactiekosten voor overboekingen zijn €0,15.
3. Rabobank: De jaarlijkse kosten voor een zakelijke betaalrekening bedragen ook €119, inclusief één betaalpas en één zakelijke rekening. Transactiekosten zijn €0,15 voor een bijschrijving en €0,11 voor een afschrijving.
4. Knab: Voor ZZP’ers kost een zakelijke rekening bij Knab €84 per jaar voor ondernemers met een eenmanszaak. De eerste 500 transacties per jaar zijn gratis, daarna betaal je €0,10 per transactie.

Bedrijfssoftware & Tools

Software is ook vaak een kostenpost die snel oploopt als je er niet op let. Wij gebruiken verschillende software om ons bedrijf te kunnen runnen, maar ook om ons te helpen met bijvoorbeeld de marketing. Helemaal als het goed gaat met de zaken neem je snel een nieuwe tool aan, maar werk wel je sheet bij om ook deze kosten binnen de perken te houden. Dit gebruiken wij:

• Boekhoudsoftware. Hiervoor betalen we een paar tientjes per maand, maar besparen we onszelf iedere maand weer uren doordat de facturatie en o.a. BTW aangifte een stuk sneller gaan. Je kunt hier de zzp boekhoudprogramma’s vergelijken zodat je er een vindt die bij jouw bedrijf past.
• CRM software. Binnen deze CRM software houden wij al onze klanten bij, de gemaakte afspraken en interne urenregistratie. Dit deden wij eerst in verschillende sheets, maar helemaal kijkende naar de komende jaren waarin we groei verwachten moesten we hierin professionaliseren. Dit kost ons iets meer dan €200 p/m.
• SEO tools. We gebruiken verschillende tools voor zoekmachine optimalisatie. Deze betalen wij meestal per jaar omdat je dan vaak 2 maanden cadeau krijgt. We rekenen deze kosten om per maand en houden hier dus iedere maand rekening mee zodat we niet ineens het hele bedrag af hoeven te tikken.

Boekhouding & Administratie

Naast de software hebben wij ook een boekhouder die ons helpt met de aangifte en regelgeving. Dit kost ons zoals je ziet iets meer dan €100 per maand (we krijgen ieder kwartaal een factuur & eens aan het einde van het jaar), we hebben het dus omgerekend.

De boekhouder verdient zichzelf echter eenvoudig terug door ons te helpen met fiscale regels waarmee wij geld kunnen besparen. Bovendien weten we zo zeker dat we er geen fouten mee maken, dat is ons ook geld waard.

Communicatie

Wij hebben een telefoonnummer voor onze klantenservice waarvoor we een tientje per maand betalen. Voor de rest doen wij in principe alles via de computer, Google Meets en dergelijke programma’s kosten ons verder niets. Voor bedrijven met meer inbound- of outbound sales kunnen de kosten voor communicatie oplopen. Ook programma’s als Slack zou je hieronder kunnen scharen.

Contentcreatie, Tekstschrijven & Freelance diensten

Wij werken samen met meerdere andere zzp’ers die ons helpen bij het maken van teksten en video’s. Hiervoor betalen wij uiteraard geld en dit nemen wij mee in onze berekening. Het is niet iedere maand even veel, maar we nemen een gemiddelde en houden daar rekening mee bij onze winstberekening. 

Wij hebben het geluk dat we zelf SEO en SEA experts zijn en dus werk zelf op kunnen pakken en dat scheelt ons geld. Dit is voor ieder bedrijf anders. Sommige klanten van ons hebben deze kennis niet zelf in huis en daarvoor is deze kostenpost een stuk hoger. Wij hebben simpelweg niet genoeg handen om alles zelf te doen, vandaar dat wij hulp inschakelen van personeel & freelancers.

Huur & Onroerend goed

Wij werken online en hebben met één kantoor genoeg. Werk je als zzp’er bijvoorbeeld in de bouw of heb je fysieke producten, dan heb je mogelijk te maken met opslagplaats of zelfs een fysieke winkel. In dat geval kunnen de kosten behoorlijk oplopen en het is goed om dat mee te nemen in je winstberekening.

Linkbuilding

Voor onze websites en die van onze klanten doen wij o.a. aan linkbuilding. Dit is heel specifiek voor ons bedrijf en voor veel andere bedrijven niet relevant. Je zou het als het ware kunnen scharen onder de inkoopwaarde van de omzet, of noodzakelijke kosten om je werk te kunnen uitvoeren. Bepaal voor jouw bedrijf alle kosten die je maakt die hieronder vallen en neem hiervan een maandgemiddelde mee in je berekeningen.

Marketing & Publiciteit

Wij hebben een aantal dingen die we onder deze post kunnen scharen. Een daarvan is een lidmaatschap van de ondernemersclub in Groningen, maar ook online publicaties en kerst/relatiegeschenken vallen hieronder. Wij doen niet aan merchandising, maar veel andere bedrijven wel en daarvoor is het dus goed om rekening te houden .

Verzekeringen

Verzekeringen zijn een belangrijk onderdeel van ieder bedrijf. Of je nu dienstverlening doet, een fysieke winkel bezit of veel witgoed op de balans hebt staan, een ongeluk zit in een klein hoekje en hier wil je niet zelf voor opdraaien. Uit ervaring weten we dat veel zzp’ers juist op verzekeringen besparen. Hier krijg je spijt van zodra je er een nodig hebt omdat je je vaak verzekert voor de ingrijpende dingen zoals arbeidsongeschiktheid. Enkele verzekeringen die je zou kunnen overwegen zijn:

1. Aansprakelijkheidsverzekering voor Bedrijven (AVB): Dekking tegen schadeclaims als gevolg van schade die je als zzp’er toebrengt aan anderen of hun bezittingen.
2. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering: Beschermt tegen financiële claims als gevolg van fouten of nalatigheid in professioneel advies of diensten.
3. Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): Voorziet in inkomen bij arbeidsongeschiktheid door ziekte of een ongeval.
4. Rechtsbijstandsverzekering: Biedt juridische ondersteuning bij geschillen in het kader van je bedrijfsvoering.
5. Bedrijfsautoverzekering: Voor zzp’ers die een voertuig gebruiken voor zakelijke doeleinden. Deze verzekering dekt schade aan het voertuig en eventuele aansprakelijkheid.

Webhosting en domeinen

Een andere belangrijke post die soms over het hoofd gezien wordt is de online wereld. Praktisch ieder bedrijf heeft inmiddels een website en dit zijn vaste kosten die iedere maand weer terugkomen. In ons geval, wij hebben natuurlijk een online business, tikt het aardig aan. Helemaal omdat wij er een handje van hebben om ook nog eens domeinnamen te verzamelen ‘voor later’. 

Onze ervaring met kosten als zzp’er

Kosten maken hoort erbij. Het is een teken dat je geld om handen hebt om te investeren in je bedrijf. Wel vinden wij het heel belangrijk om dit op de juiste manier te doen. Als het geld snel binnenkomt let je vaak niet op de kosten, maar in deze periode lopen de vaste lasten vaak wel uit de hand. Als zzp’er betaal je dit allemaal zelf, dus door juist in die periode op de kosten te letten bespaar je jezelf veel kopzorgen.

Ieder bedrijf is anders, maar welke kosten je ook maakt: breng ze in kaart! Door iedere maand geld aan de kant te zetten voor deze kosten (ook de kosten die je slechts één keer per jaar betaald), kom je nooit in de problemen met je geld. Helemaal als zzp’er is dat volgens mij dé basis voor een gezond bedrijf.