Als je personeel in dienst hebt, betaal je ze natuurlijk loon uit. Ze helpen jou om een succes te maken van je onderneming en daar hoort een beloning bij. Maar hoe stel je de verloning goed op, en waar moet een loonstrook aan voldoen?
In dit artikel leggen we uit hoe je een loonstrook moet maken, wat er in een loonstrook hoort te staan en laten we zien hoe jij kan profiteren van een koppeling met een boekhoudprogramma. Lees snel verder om een goede loonstrook op te zetten.
Welk boekhoudprogramma past het beste bij jou?
Stroomlijn je bedrijfsvoering & ontdek je opties
Wat is een loonstrook?
Een loonstrook is een document waarmee je je personeel informeert over het bedrag dat hij of zij heeft verdiend. Hier staan verschillende zaken op vermeld. Hierbij te denken aan het bruto en netto salaris, vakantie-uren en eventuele bijzonderheden. Hierover zo meteen meer.
Volgens de wet ben je als werkgever verplicht om een loonstrook te maken voor je personeel. Meestal gebeurt dit maandelijks, maar dat hoeft niet per se. Volgens de wet moet je in ieder geval een salarisstrook geven bij de eerste betaling en iedere salarisbetaling die afwijkt van de vorige.
Echter is het dus gebruikelijk om iedere maand een loonstrook te versturen aan je werknemers. De meeste werknemers geven hier dan ook de voorkeur aan, omdat je tenslotte voor je geld werkt en wilt zien wat je per maand verdiend.
Een loonstrook is onderdeel van goed werkgeverschap en een belangrijk element in de relatie met je personeel. Maar hoe maak je een loonstrook?
Loonstroken maken, dit hoort er op een loonstrook te staan
Een loonstrook bestaat voor een groot deel uit vaste gegevens. De Belastingdienst stelt enkele eisen aan gegevens die er sowieso op moeten staan. Dit zijn:
| Onderdeel | Verplichte gegevens voor een loonstrook |
|---|---|
| Bruto loon | Het bedrag vóór aftrek van belastingen en premies |
| Samenstelling bruto loon | Pensioenpremie, prestatiebeloning, toeslagen, premies |
| Ingehouden/verrekende bedragen | Pensioenpremie, bijdrage privégebruik auto |
| Vakantiegeld | 8% van jaarlijks brutoloon |
| Aantal gewerkte uren | Op basis van de arbeidsovereenkomst |
| Naam werkgever en medewerker | |
| Loontijdvak | Periode waarover loon wordt betaald |
| Type arbeidsovereenkomst | Onbepaalde of bepaalde tijd |
| Oproepovereenkomst | Of er wel of geen sprake is van een oproepovereenkomst |
Naast deze verplichte gegevens kan je zelf nog aanvullende gegevens op de loonstrook vermelden om het te verduidelijken. Zo maak je de loonstrook nog overzichtelijker en voorzie je je werknemers van zoveel mogelijk informatie.
| Onderdeel | Aanvullende gegevens voor een loonstrook |
|---|---|
| Verzekerde werknemersverzekeringen | Soorten werknemersverzekeringen waarvoor de werknemer is verzekerd |
| Belastbaar loon en toepassing loonheffingskorting | Het loon waarover belasting wordt berekend en of loonheffingskorting is toegepast |
| Loon voor Zorgverzekeringswet (Zvw) | Inkomensafhankelijke bijdrage voor zorgverzekering |
| Aantal verloonde uren | Het aantal uren waarvoor loon wordt uitbetaald |
| Burger Service Nummer (BSN) | Identificatienummer van de werknemer |
| Loon voor werknemersverzekeringen | Het loon gebruikt voor bijvoorbeeld de WW |
| Verrekende arbeidskorting | Korting op belasting die van het loon wordt afgetrokken op basis van arbeidsinkomen |
Hoe kan je een loonstrook maken?
Zo zie je maar dat er heel wat gegevens samen moeten komen op een loonstrook. Dit maakt het opstellen van een loonstrook een lastige klus. Het is belangrijk dat een loonstrook goed wordt opgesteld en correct wordt verwerkt. Veel ondernemers maken daarom gebruik van hulpmiddelen om hun werknemers te voorzien van een goede loonstrook. Dit gebeurt meestal op twee manieren:
Loonstroken maken gratis Excel
Voor kleinere bedrijven met een overzichtelijk personeelsbestand kan een Excel-bestand goed werken. Het grote voordeel van Excel is dat het gratis is. Een ander voordeel is dat er online veel voorbeelden te vinden zijn van loonstroken.
Dit is handig, omdat deze altijd geopend moeten worden in Excel. Hierdoor hoef je niet zelf de opzet voor de loonstrook te maken. Let er altijd goed op dat alle verplichte gegevens vermeld staan in de template.
Salarisstrook maken met salarisadministratie software
Voor grotere bedrijven met een complexer personeelsbestand is het gebruik van salarisadministratie software de oplossing. Er zijn verschillende aanbieders die ervoor kunnen zorgen dat jouw salarisadministratie netjes en correct wordt gedaan.
Enkele voordelen van salarisadministratie software zijn:
- Het bruto- en nettoloon wordt automatisch uitgerekend.
- Makkelijk en pro forma loonstrook berekenen.
- Het is een veilig systeem omdat zowel de werknemer als de werkgever moeten inloggen op een platform.
- Geen fouten, met automatische foutmeldingen worden fouten makkelijk opgespoord.
Daarnaast zijn bepaalde software programma’s te koppelen met boekhoudplatformen. Hierdoor hoef jij én geen loonstroken meer op te stellen én wordt het automatisch goed doorberekend in jouw administratie.
Hierdoor heb jij nooit meer het gedoe van alles zelf goed bijhouden en voorkom je fouten. Dit is duidelijker voor jou en bespaart je een boel tijd. Maar ook voor je werknemers is het fijn, omdat die altijd netjes op tijd worden uitbetaald.
Makkelijk loonstroken maken en dit automatisch verwerken in je boekhouding?
Een goede loonstrook is een belangrijk element voor een gezonde relatie tussen jou als werkgever en je werknemers. Samen werken jullie hard aan de groei van je bedrijf en daar staat een beloning tegenover. Je kan er voor kiezen om zelf alle benodigde gegevens correct te verwerken in een Excel-bestand en zo je personeel van loonstroken te voorzien. Dit kan goed werken voor kleinere bedrijven met een overzichtelijk personeelsbestand.
Onze ervaring met het maken van loonstroken
Bij ons binnen het bedrijf hebben wij inmiddels ook personeel. Als eigenaar(en) zijn wij verantwoordelijk voor het salaris van onze medewerkers. Een loonstrook is op zichzelf niet zo spannend, de software die het voor je regelt wel. Op de loonstrook dien je de bovenstaande zaken te benoemen (wordt door software automatisch voor je aangemaakt).
Het is voor jou als ondernemer veel belangrijker om rekening te houden met de af te dragen loonheffing. Het bruto salaris van je personeel bevat dit gedeelte namelijk ook, samen met het netto salaris dat aan je personeel overgemaakt wordt. De loonbelasting moet jij maandelijks afdragen aan de Belastingdienst.
Onze boekhouder helpt ons hierbij en voert alles in de software in zodat wij er zelf geen werk van hebben. Hoe minder wij bezig moeten zijn met de administratie en het maken van loonstroken, hoe meer tijd wij hebben om aan onze klanten en projecten te werken. Lees hier meer informatie over de kosten van een boekhouder.
Maak het jezelf gewoon makkelijk en gebruik software en experts die je hierbij kunnen helpen!
Met de juiste tools is dit heel eenvoudig. Vind geschikte software en stroomlijn je organisatie!
Voor je administratie Voor je bedrijfsvoering
0 reacties