Als je iemand iets wilt versturen heb je altijd NAW gegevens nodig. Zonder deze gegevens kan de bezorger je boodschap, pakket of brief niet op de juiste plek krijgen. De juiste adresgegevens moeten bovendien op een envelop of factuur staan.
In dit artikel vertellen we je dus alles over de NAW gegevens. We geven je bovendien handige voorbeelden hoe je ze in de praktijk moet gebruiken. Bijvoorbeeld: hoe schrijf je een adres op een envelop en hoe zet ik ze gemakkelijk op een factuur bij de juiste contactpersoon?
Welk boekhoudprogramma past het beste bij jou?
Ontdek hier al je opties
Wat zijn NAW gegevens?
NAW gegevens zijn alle standaard gegevens waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Letterlijk is de NAW gegevens betekenis Naam Adres Woonplaats. De gegevens achter deze NAW afkorting gebruik je wanneer je iemand een bericht gaat sturen.
Voor zakelijke correspondentie is het zelfs verplicht om deze gegevens te gebruiken. Op een factuur, brief, offerte of aanmaning moeten deze gegevens altijd staan zodat er geen misverstand kan bestaan over wie de ontvanger is. Lees hier meer over een offerte maken.
NAW gegevens voorbeeld
NAW gegevens gebruik je zowel privé als zakelijk. Hieronder zullen we veel voorbeelden geven van hoe je deze adresgegevens in de praktijk gebruikt in verschillende situaties. In de basis bestaan de NAW gegevens altijd uit de volgende onderdelen:
- Naam
- Adres
- Woonplaats
Wat belangrijk is om te onthouden is dat het erom gaat dat de ontvanger geïdentificeerd kan worden. Hiermee bedoelt men dat het pakket, de brief of email bij de juiste persoon of het juiste bedrijf terecht komt.
Het adres is hiervoor het belangrijkste. Door enkel een naam te gebruiken komt de boodschap nog niet bij de juiste persoon terecht. Gebruik je enkel het juiste adres, dan komt de boodschap al dichter in de buurt.
Hieronder gaan we verder in op de NAW gegevens voorbeelden die je kunt gebruiken in de praktijk. Er zit met name een verschil tussen zakelijk en privé zoals je zult zien.
Zakelijke adressering op de factuur
Op een factuur moeten veel verschillende gegevens staan volgens de regels van de Belastingdienst. Denk hierbij aan het BTW nummer, het BTW bedrag en dat soort zaken. Natuurlijk moet de zakelijke adressering ook juist zijn en daar gaan we hier verder op in. Je kunt op de volgende pagina precies lezen wat er nog meer op een factuur moet staan met een handig factuur voorbeeld.
Zakelijk gebruik je de NAW gegevens van een bedrijf bij het versturen van een boodschap. Hierbij kun je kiezen om de contactpersoon of zelfs de afdeling van een organisatie bij te voegen. Hierdoor is de boodschap intern gemakkelijker over te brengen naar de juiste persoon.
Voorbeeld zakelijke adresgegevens
Een bedrijfsadres kun je op verschillende manieren gebruiken. Deze gegevens plaats je op een factuur, op een brief of pakket. Het is verstandig dit zo duidelijk mogelijk aan te geven. Hieronder een aantal zakelijke adressering voorbeelden:
Voorbeeldbedrijf VOF
Afdeling: Marketing
T.a.v. V. Oorbeeld
Voorbeeldstraat 1A
1234 AB Amsterdam
Bedrijfsnaam BV
Afdeling crediteuren
Betaalstraat 2B
5678 CD Groningen
NAW gegevens bedrijf
Maandelijks moet je als het goed is facturen sturen richting je klanten. Daarnaast schrijf je offertes naar nieuwe klanten en moet er wel eens een product verzonden worden. Een goede administratie van de NAW gegevens per bedrijf is daarom noodzakelijk.
We raden je aan om dit zoveel mogelijk op een vaste plek te bewaren. Een boekhoudprogramma is hiervoor handig. Helemaal voor zzp’ers biedt dit uitkomst. Al je klant data binnen één programma en direct te gebruiken bij het maken van een factuur of offerte.
Het enige wat je moet doen is de juiste contactpersoon aanklikken en alle NAW gegevens inclusief contactpersoon wordt automatisch voor je op de factuur geplaatst. Geschikte software vind je hier! Op deze pagina vergelijk je alle boekhoudsoftware voor zzp’ers.
Brief sturen naar Postbus
In principe gebruik je vergelijkbare adresgegevens bij het versturen van een pakket of brief naar een postbus. Het grote verschil is dat er geen straatnaam genoemd wordt, maar een postbusnummer. Wel raden we je aan om nog steeds zoveel mogelijk gegevens te gebruiken zoals de naam van het bedrijf en de geadresseerde. Hieronder daarom een postbusadres voorbeeld.
Postafhandeling BV
Marketingafdeling
Postbus 23987
9123 EF Leeuwarden
Particuliere adressering
Voor particuliere adressering gelden bijna dezelfde NAW gegevens als voor zakelijke correspondentie. Het verschil is natuurlijk dat er geen bedrijfsnaam op komt te staan. Wel gebruik je de naam en adres van de ontvanger.
Hoe adresseer je een brief?
Een brief adresseer je door de gegevens op de envelop te schrijven of deze uit te printen en op de envelop te plakken. Het maakt in principe niet uit, zolang het goed leesbaar is. Dit zijn de regels voor het adresseren van een brief volgens PostNL.
- Minimaal 3 en maximaal 6 adresregels
- 1. Naam, 2. a: straatnaam + huisnummer, b: postbus/postbusnummer, c: postcode & plaatsnaam
- 1 spatie tussen de cijfers en letters van de postcode
- 2 spaties tussen de postcode en plaatsnaam
- De woonplaats volledig in hoofdletters
Natuurlijk gaat de levering meestal goed als je de adressering van de brief net iets anders noteert. Toch is het verstandig je zo goed mogelijk aan deze opmaak te houden zodat er bij de bezorgers geen onduidelijkheid kan ontstaan.
Hoe schrijf je een adres op een envelop?
Je schrijft het adres op een envelop of maakt de gegevens op een sticker en print deze uit. Deze gegevens schrijf of plak je op de voorkant van de envelop. Linksboven wordt wel aangehouden als standaard, maar in feite maakt dat niets uit zolang het maar goed leesbaar is.
Optioneel kun je op de achterkant (meestal op de vouw van de envelop) ook nog je eigen gegevens schrijven (gegevens van de afzender). Hierdoor kan de post teruggezonden worden mocht het niet juist aankomen. Dit hoeft niet, maar vind je wel vaak terug in de literatuur over brieven. Hieronder een voorbeeld van het adres op een envelop schrijven.
Buitenlandse adressering
Het komt ook wel voor dat je correspondentie naar het buitenland moet sturen. Dit kan wat verwarrend zijn, want hier houdt men andere NAW gegevens aan. De opmaak hiervan is anders en het is daarom belangrijk om dit juist te vermelden.
Helemaal op zakelijke correspondentie is het belangrijk dit goed te noteren. Deze gegevens zijn immers verplicht op iedere factuur, offerte of aanmaning. Wil je dit nou altijd foutloos doen? Dan raden we hiervoor het gebruik van software aan. Op deze pagina vergelijk je eenvoudig de software die bij jou past. Je kunt het bovendien GRATIS gebruiken. Software met hoge beoordelingen vind je hier.
Engels adres
Een Engels adres is net iets anders dan een Nederlands adres. Dit heeft te maken met het soort postcode en de manier waarop dit genoteerd moet worden. Hieronder een duidelijk stappenplan voor het maken van een Engels adres voor correspondentie:
- Naam van de ontvanger + man of vrouw (Mr -> man, Mrs -> getrouwde vrouw, Ms (vrouw neutraal)
- Naam van het bedrijf
- Het adres of postbus (P O Box) met nummer
- Huisnummer + straatnaam (in deze volgorde)
- Plaatsnaam in HOOFDLETTERS
- Postcode
- Landnaam
Vergeet bij een zakelijke factuur niet het VAT nummer te benoemen onder de adresgegevens. Dit is het BTW nummer zoals dat in het buitenland genoemd wordt.
Voorbeeld Engels adres
Hieronder vind je een voorbeeld van een Engels adres:
Embankment
1-3 Villiers street
WC2N 6NN London
England
Duits adres
Een Duits adres lijkt redelijk veel op een Engels adres wat betreft opbouw. Qua gegevens lijkt het weer iets op de Nederlandse NAW gegevens. De volgorde is als volgt:
- Contactpersoon
- Naam van het bedrijf
- Straat + huisnummer
- Postcode + plaatsnaam
- Land
Het om te weten is dat je de naam van het land schrijf in je eigen taal, dus in dit geval ‘Duitsland’ en niet ‘Deutschland’. Dit omdat de correspondentie vanuit jouw land verzonden wordt.
Voorbeeld Duits adres
Hieronder vind je een voorbeeld van een Duits adres:
Starbucks
Odeonsplatz 15-16
80539 München
Beieren, Duitsland
Belgisch adres
Een Belgisch adres lijkt veel op een Nederlands adres. Het enige verschil is dat de Belgen de ontvanger (persoon) boven de bedrijfsnaam zetten als dit aan de orde is. Voor de rest het het precies hetzelfde.
Voorbeeld Belgisch adres
Hieronder vind je een voorbeeld van een Belgisch adres:
De heer V. Oorbeeld
Bedrijfsnaam
Straatnaam / Postbus + nummer
Postcode + PLAATSNAAM
Amerikaans adres
Ook bij een Amerikaans adres is het goed om op de volgorde te letten. Deze is weer net iets anders dan bij de genoemde landen. Hieronder de juiste opbouw:
- Naam van het bedrijf
- Eventueel contactpersoon
- Nummer + straatnaam (in die volgorde)
- Plaatsnaam + afkorting staat + postcode
- VERENIGDE STATEN / U.S.A.
Belangrijk hierbij is dat je naast de postcode een afkorting van de betreffende staat gebruikt. Deze zijn gemakkelijk te vinden online, maar krijg je er natuurlijk ook bij als je de NAW gegevens opvraagt bij een klant.
Voorbeeld Amerikaans adres
Hieronder vind je een voorbeeld van een Amerikaans adres:
Trump B.V.
Donald
Straatnaam
Plaats + afkorting staat + Postcode
U.S.A.
Conclusie over NAW gegevens
Zoals je hebt kunnen lezen is het gebruik van NAW gegevens geen hogere wiskunde. Het zijn de gegevens die je nodig hebt om je correspondentie bij de juiste persoon te krijgen. Logischerwijs komt je brief niet bij de juiste persoon terecht als je niet de juiste adresgegevens gebruikt.
In het geval van het maken van een factuur is het extra belangrijk dat je deze adresgegevens noemt. Het is een verplicht onderdeel van een factuur, offerte of andere zakelijke correspondentie.
Tot slot is het goed om je bewust te zijn van de verschillende buitenlandse soorten van het noteren van deze adresgegevens op brieven of facturen. Ieder land noteert het net iets anders, maar het doel is gelijk. Je boodschap bij de juiste persoon of het juiste bedrijf krijgen.
Bekijk onderstaande pagina's en ontdek de mogelijkheden!
Voor je administratie Voor je bedrijfsvoering
0 reacties