Offerte maken | Voorbeeld offerte & tips

Offerte maken | Voorbeeld offerte & tips

Een offerte maken is na het schrijven van een factuur misschien wel een van de leukste dingen om te doen als ondernemer. Het betekent namelijk dat je weer een potentiële nieuwe klant erbij hebt. In een offerte maak je een prijsopgave en vertel je precies wat de klant van je kan verwachten en welke vergoeding hier tegenover staat. Ik vertel je in dit artikel alles over het maken van een offerte en geef je duidelijke voorbeelden zodat je het zelf ook kan.

Wat is een offerte?

Een offerte is een voorstel waarmee je aan je klant duidelijk maakt wat jij gaat leveren en welke vergoeding hier tegenover staat. Het is een prijsopgave van de gewenste producten of diensten die je zult leveren. 

Het is belangrijk dat je bij het opstellen van je offerte alles opneemt wat er gaat gebeuren. Je klant zal namelijk altijd terugverwijzen naar de offerte. Zorg er daarom voor dat je vooraf een goed gesprek (of meerdere) hebt met je klant zodat je precies weet wat de behoeftes zijn. 

Offerte maken

Het is bij het maken van een offerte verstandig om zo concreet mogelijk te zijn. Denk hierbij aan de diensten of producten die je gaat leveren, op welke termijn dat gaat gebeuren en wat de planning is van de gehele offerte. 

Natuurlijk is ook de prijsopgave belangrijk. Het hoeft niet, maar het is wel verstandig om je offerte op te splitsen zodat je klant precies kan zien wat er betaald wordt voor welke delen van de offerte. Als het gaat om één product is het vaak wel duidelijk, maar schrijf je een offerte voor een grote verbouwing dan wil de klant dit vaak wel zien.

Vergeet ook de kosten niet op te splitsen. Welk Btw-percentage reken je, hoe zit het met de reiskosten en welke werkzaamheden vallen wel- of niet binnen de offerte. Het klinkt misschien als veel werk, maar het opstellen van een duidelijke offerte kan je veel tijd besparen aan het einde van de rit. Eeuwig gedoe over wat er nou wel of niet bij de prijsopgave hoort daar heeft niemand zin in. Nog even samengevat:

  • Splits je werkzaamheden. Hierdoor kan je klant kiezen wat wel- of niet afgenomen wordt;
  • Maak de offerte aantrekkelijk en vooral overzichtelijk. Een eigen huisstijl is wenselijk;
  • Beschrijf je werkzaamheden en werkwijze en geef besproken informatie op de offerte weer;
  • Zorg dat je het goed doorneemt. Na ondertekenen is het een overeenkomst en zul je dus moeten leveren wat afgesproken is.

Offerte voorbeeld

Een offerte lijkt enigszins op een factuur. Het heeft altijd een standaard opmaak en bepaalde gegevens (zie volgende kopje) horen er in ieder geval op te staan. Je kunt net zoals bij een factuur kiezen voor een eigen lay-out, bijvoorbeeld in Word. Je maakt zo zelf een document en vult hier iedere keer de gegevens van je klant en de prijsopgave etc in. Een voorbeeld offerte volgens de KVK vind je op onderstaande afbeelding. Je zou ervoor kunnen kiezen om een dergelijke voorbeeld offerte na te maken in je eigen huisstijl.

Offerte voorbeeld

Offerte maken met boekhoudprogramma

Het maken van een offerte met een boekhoudprogramma is nog makkelijker. Je voert eenmalig de gegevens van je klant in en kunt via een programma alle benodigde informatie invoeren. Aan het einde van de rit druk je de offerte op ‘klaar’ en het boekhoudprogramma maakt er een mooie offerte van in je eigen huisstijl.

Ook kun je deze vanuit het programma direct naar je klant mailen en heb je alle offertes in een duidelijk overzicht. Je weet zo zeker dat alle benodigde informatie in de offerte komt te staan. Hieronder kun je een aantal geschikte boekhoudprogramma’s vinden.

 

Ook wanneer je klant de offerte ondertekent is dit makkelijk. Je hebt alle gegevens in een systeem staan en kunt dit zo weer opzoeken op naam van je klant. De factuur heb je vervolgens zo gemaakt en ook deze verstuur je vanuit het programma naar de klant. Een offerte voorbeeld met boekhoudprogramma vind je hieronder.

Voorbeeld offerte boekhoudprogramma

Welke gegevens horen in een offerte?

Het is goed om zoveel mogelijk gegevens in een offerte te doen zodat er geen verwarring ontstaat. Er horen alleen ook een aantal zaken in die verplicht zijn op de offerte te zetten. Ondertekent de klant de offerte namelijk? Dan is het een juridisch document en wordt het wel gezien als wettige overeenkomst. Een goede offerte bevat in ieder geval de volgende gegevens volgens de kamer van koophandel:

  • Jouw gegevens en die van de klant;
  • De datum van de offerte;
  • Het offertenummer;
  • De werkzaamheden (mag een samenvatting zijn);
  • Je tarief of de totaalprijs;
  • Geldigheidsduur van de offerte;
  • Een verwijzing naar je algemene voorwaarden.

Algemene voorwaarden

In de meeste gevallen heb je zelf algemene voorwaarden. Hierin staan de kanttekeningen van het zakendoen met jou om het zo maar te noemen. Waarvoor ben je wel en niet aansprakelijk bijvoorbeeld. Zijn deze algemene voorwaarden van toepassing op je offerte? Zorg er dan voor dat deze voorwaarden opgenomen worden in de offerte. Een simpele link naar de voorwaarden op je website is voldoende.

Het is namelijk zo dat je deze mee moet sturen als ze gelden. Heb je je klant deze niet laten weten? Dan gelden ze dus ook niet. Ook is het niet zo netjes als er allemaal voorwaarden zijn bij een overeenkomst waar je klant niets van weet. Om een zo duidelijk mogelijke offerte te maken is het dus verstandig onderaan een linkje te zetten naar deze voorwaarden.

Een duidelijke planning

Gaat het om de verkoop van een product, dan is een planning op de offerte niet noodzakelijk. Gaat het echter om een verbouwing die weken gaat duren? Dan is het wel handig om een overzicht van de planning in de offerte op te nemen. Als je de badkamer van iemand overhoop gaat gooien is het wel zo handig dat de persoon in kwestie weet hoe lang hij bij de buren moet douchen.

Doe dit echter alleen als je zeker weet dat je de planning ook zult halen. Ik gaf al aan dat een offerte een overeenkomst is. De meesten vinden een kleine vertraging met een logische reden niet zo erg, maar je wilt er niet aansprakelijk voor gehouden worden. 

Offertes

Het draait bij het maken van een offerte allemaal om het verschaffen van duidelijkheid voor je klant. Offertes gebruik je dus om een prijsopgave te maken en om een overzicht van de te leveren diensten, producten en de hiervoor aangemerkte vergoeding voor te stellen aan je klant. Gaat de klant akkoord, dan is de offerte een wettig document en een overeenkomst. 

Controleer voor het versturen van je offerte daarom goed of alle informatie erop staat. Je eigen bankrekeningnummer, je bedrijfsgegevens, een samenvatting (of opsplitsing) van de te leveren producten of diensten, de kosten en spelfouten. Je zult er verstelt van staan hoe vaak dat nog mis gaat. Je offerte is na de eerste kennismaking vaak het eerste zakelijke contact dat je met je klant hebt. Je wilt daarom dat het tip top in orde is. 

Een boekhoudprogramma kan je helpen met het opstellen van offertes. Een offerte maken is niet zo moeilijk, maar om het overzicht te bewaren en vooral om geen fouten te maken kun je met offertes maken in een boekhoudprogramma niet fout gaan.

 
.

Plaats een reactie

Boekhouden als een PRO 🚀Bespaar tijd & geld en maak het jezelf gemakkelijk!

Boekhouden hoeft niet moeilijk te zijn. Probeer een gratis boekhoudprogramma en bespaar jezelf veel tijd.