Offertenummer, wat moet ik hierover weten?

Het schrijven van een offerte is een van de leukere dingen aan het ondernemen. Het geeft namelijk aan dat iemand interesse heeft in je product of dienst en dat je een voorstel (offerte) mag schrijven. Een offertenummer hoort op iedere offerte te staan.

In dit artikel vertellen we je alles over een offertenummer. Moeten ze elkaar opvolgen bijvoorbeeld en wat is het nut? Hoe maak ik een offerte nummer?

Wat is een offertenummer?

Een offertenummer is een belangrijke notitie op iedere offerte. Hiermee geef je aan om welke versie het gaat zodat er geen onenigheid kan ontstaan over de meest recente versie.

Net zoals een factuurnummer (hier een factuur voorbeeld voor zzp’ers) is het belangrijk dat de nummers elkaar opvolgen. Dit is handig voor je eigen administratie en voor de communicatie met de klant.

Hoe maak ik een offerte?

Een offerte maken kan op verschillende manieren. Enkele jaren geleden ging dit vaak nog met een offerte template. Je maakt in Word een sjabloon aan met je eigen logo en voegde hier iedere keer de specifieke informatie aan toe per offerte.

Tegenwoordig is dat heel eenvoudig met software. Je hoeft dit sjabloon maar één keer aan te maken en kunt het altijd opnieuw gebruiken. Met boekhoudsoftware voer je de klantgegevens in en deze worden vervolgens ook direct op de offerte meegenomen.

Automatisch wordt ook het offertenummer voor je aangemaakt. Herzie je de offerte met nieuwe informatie? Dan verandert ook het offerte nummer zodat je eenvoudig kunt zien wat de laatste versie is. 

Helemaal handig aan dergelijke software is dat een offerte direct omgezet kan worden naar een factuur. Met CRM software bijvoorbeeld bouw je eenvoudig deze offerte om naar een wederkerende factuur die automatisch voor je klaar staat.

Dit lijkt wellicht een oplossing voor een klein probleem, maar met veel klanten en uitgeschreven offertes kan dat heel handig zijn. Het gebruik van dergelijke software bespaart je veel uren in een maand. 

Reken al die uren maar eens om met je uurtarief, dan leveren die enkele tientjes per maand je veel winst op naar ratio. Hieronder kun je populaire boekhoudsoftware voor zzp’ers vergelijken.

Hoe bepaal je een offertenummer?

Je bepaalt een offertenummer voor de eerste keer eigenlijk willekeurig. Het maakt niets uit welk nummer je aanhoudt. Wel is het handig dat de offertenummers elkaar opvolgen zodat je hier structuur in hebt.

Dit is handig voor het contact met je klant. Er ontstaat geen onenigheid over de laatste versie en je zult dus ook geen gedoe krijgen met een meningsverschil over de juiste offerte.

Daarnaast zie je zo ook met één oogopslag hoeveel offertes je in een maand verzonden hebt. Staan de nummers in een willekeurige offerte nummer, dan is dit al lastiger. Maak het jezelf zo makkelijk mogelijk.

Conclusie

Een offerte nummer vind je terug op iedere offerte. Het biedt overzicht voor je eigen administratie en duidelijkheid voor het contact met klanten. Het is handig om software te gebruiken voor het maken van een offerte. Het aanmaken van een offerte nummer gebeurt zo helemaal automatisch. Bovendien kun je die offerte direct omzetten naar een factuur zodra het product of dienst geleverd is. Populaire software hiervoor vind je hier.

Veelgestelde vragen rondom een offerte nummer