Jaarplan

Door het maken van een jaarplan leg je alle bedrijfsdoelen voor het komende jaar vast en koppel je deze aan concrete actiepunten. Door deze makkelijk te formuleren zorg je ervoor dat het gehele bedrijf snapt wat en wanneer er moet gebeuren. Voer je het goed uit? Dan zal je beloond worden met een hogere productiviteit en een hogere mate van verbinding in je bedrijf. Wij leggen uit hoe je dit doet. 

Wat is een jaarplan?

Een jaarplan is een plan waarin je alle bedrijfsdoelen voor het komend jaar van de organisatie beschrijft. Ook leg je vast met welke actiepunten deze doelen behaald moeten worden en welke middelen hiervoor beschikbaar zijn / beschikbaar gemaakt moeten worden. Het jaarplan is onderdeel van je bedrijfsstrategie en vormt de rode draad in groei van de organisatie. 

Direct weten hoe je een jaarplan maakt? Scroll dan snel naar beneden! 

Waarom een jaarplan maken?

Met een jaarplan zorg je ervoor dat in je bedrijf alle neuzen dezelfde kant op wijzen. Het jaarplan is een manier om vast te leggen wat de jaardoelen van je bedrijf zijn en met welke acties en middelen deze bereikt gaan worden. Het zorgt voor een doelgerichte aanpak dat handvatten biedt voor alle betrokkenen in het bedrijf. Zo worden de gestelde doelen sneller bereikt en zorg je voor meer verbindingen het bedrijf. 

Een goede voorbereiding is het halve werk

Vaak wordt het maken van een jaarplan als een groot en ingewikkeld traject gezien waar meerdere maanden en eindeloze meetings aan vooraf gaan. Hoewel dit erg afhangt van de omvang van het bedrijf, kan het opstellen van jaarplannen een stuk eenvoudiger. Een goede voorbereiding helpt je hierbij. 

Idealiter heb je het jaarplan begin december af, zodat je dit nog voor het nieuwe jaar kan presenteren aan alle betrokkenen binnen je bedrijf. Om deze deadline te halen wil je minimaal begin Q4 starten met het maken ervan. Dit is voor de meeste bedrijven echter al een drukke periode en kan ten kosten gaan van de kwaliteit van het jaarplan. Wij raden daarom aan om in Q3 al te beginnen, rond september. 

Een goed jaarplan is niet gebaseerd op aannames, maar op cijfers en echte meningen (zowel intern als extern). Zorg daarom dat je per afdeling duidelijke rapportages ontvangt over de prestaties van afgelopen jaar. Denk aan omzet, winst, conversies, feedback, voortgang op KPI’s, etc.

Om snel inzicht te krijgen in wat heeft gewerkt en wat niet heeft gewerkt, kan je per afdeling vragen naar de grootste succesmoment(en) en baalmoment(en) van afgelopen tijd. Ook is het slim om per afdeling een vragenlijst rond te laten gaan waarin je meningen over relevante punten uitvraagt. Door al deze informatie te bundelen zorg je voor waardevolle en betrouwbare data als input voor het jaarplan. 

De onderdelen van een goed jaarplan

Hoe een jaarplan eruitziet is voor elk bedrijf verschillend. Wel zijn er een aantal vaste elementen die bij het opstellen van het jaarplan terugkomen: 

Kernwaarden

Iedere ondernemer heeft zijn eigen kernwaarden. Het is belangrijk dat deze duidelijke geformuleerd zijn en voor iedereen in het bedrijf te begrijpen zijn. Hoe tastbaarder deze kernwaarden zijn, hoe beter het verworven kan worden in de doelen die jullie stellen.

Neem bijvoorbeeld de kernwaarde duurzaamheid: een mooie kernwaarde, maar wat betekent het voor jouw organisatie? Hoe uit zich dit, hoe gedragen jullie je hierbij en wat vinden jullie hierin belangrijk? 

Dit ligt ook weer in lijn met de visie en missie van het bedrijf, waarin je aangeeft wat jouw bedrijf voor ogen ziet en wat jullie willen bereiken. Door dit, in combinatie met duidelijke en tastbare kernwaarden op papier te zetten, geef je het gehele bedrijf betere handvatten om naar het doel toe te werken. Dit is erg belangrijk en is het fundament voor het jaarplan en de haalbaarheid ervan. 

BHAG

Uhh wat? BHAG staat voor Big Hairy Audicious Goals en betreft de grote langetermijndoelen die je als organisatie wil bereiken. Waar wil het bedrijf staan over 5 jaar, of over 10 jaar? Zoals de naam al zegt, is het de bedoeling dat dit een groot en gedurfd doel is. Het moet iedereen aan het denken zetten, energie geven en inspireren.

De BHAG is onderdeel van de langetermijnstrategie. Het spreekt voor zich dat zo’n groot doel niet in één jaar plan behaald kan worden. Het dient dan ook als kapstok waar je andere doelen en jaarplannen aan ophangt. Dit met het doel om in de toekomst (een deel van) het grote ambitieuze doel te kunnen verwezenlijken. 

SWOT-analyse

Iedereen kent inmiddels de veelgebruikte SWOT-analyse. Ook bij het opstellen van een jaarplan is deze analyse erg nuttig. Het dwingt je om na te denken over de interne en externe omgeving van het bedrijf en hier eens goed voor te gaan zitten. Wat zijn jullie sterke en zwakke punten als organisatie?

Om hier goed antwoord op te geven is het verstandig om zowel intern (met personeel) en extern (met klanten, partners, leveranciers etc.) onderzoek te doen. Denk aan het opstellen van korte enquêtes waarin je meningen uitvraagt en/of kleine interviews om diepere inzichten te verkrijgen. Deze kwantitatieve en kwalitatieve inzichten maken vaak veel dudielijk.

Voor de kansen en bedreigingen kan je onderzoek doen naar de concurrenten in de markt en je inlezen over nieuwe trends. Wat kan jouw organisatie doen om hier, in combinatie met jullie kernwaarden, in uit te blinken en de klant meer waarde te bieden? 

Doelstellingen (SMART)

Na het formuleren van het aanscherpen van de kernwaarden, bepalen van de BHAG en het analyseren van de interne en externe omgeving, wordt het tijd om de daadwerkelijke doelen voor het komende jaar te gaan stellen.

Om deze doelen zo scherp mogelijk te maken is het verstandig om deze SMART te formuleren. Dit is een afkorting en staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Zo weet je exact wie wat doet en wanneer de stappen worden gezet. Ook zorg je voor een actiegericht doel, waarvan goed te meten is of de gewenste actie is genomen. 

Financiële begroting

Een belangrijk onderdeel van het jaarplan: de financiële begroting. Want leuk en aardig al die doelstellingen, maar zijn er wel genoeg middelen om dit te realiseren? Er zijn verschillende manieren om zo’n begroting op te stellen en dit hangt af van de grote en complexiteit van het bedrijf.

Een veelgebruikte methode is de investeringsbegroting. Dit geeft duidelijk weer welke middelen er nodig zijn voor het komende jaar en wat de kosten hiervan zijn. Is er te weinig budget voor de geplande investering(en)? Dan moet je bepalen welke investering prioriteit krijgt of voor meer middelen zorgen. Lees hier meer over het verkrijgen van financiële middelen middels een zakelijke financiering. 

Planning

En last but not least: de planning zelf. Hierin vertaal je alle bovenstaande punten in een duidelijk en concreet actieplan, uitgespreid over een heel kalenderjaar. We leggen je zo uit hoe je dit goed doet. Het succes van een goed jaarplan ligt in hoe duidelijk het te begrijpen is voor iedereen in het bedrijf.

Zorg voor makkelijke taal, duidelijke voorbeelden en concrete doelen. Ook hier geldt weer dat het duidelijk weerspiegelen van de kernwaarden zorgt voor meer verbinding en motivatie om het geheel te laten slagen. 

Tekst gaat verder onder de afbeelding

In 5 stappen een jaarplan maken

Top, je weet nu waar het jaarplan uit bestaat, tijd voor actie. We leggen je uit hoe je in 4 stappen een jaarplan maakt. 

1. Voorbereiding en plannen

Zoals gezegd start je idealiter eind Q3, begin Q4 dus rond september/oktober. Dit geeft je genoeg tijd om alle relevante informatie te verzamelen. Bedenk goed welke informatie je van elke team nodig hebt, zodat je tegen de tijd dat je het plan gaat bespreken met het leiderschapsteam, alle informatie hebt om tot een plan te komen. 

Zoals zojuist vermeld bij het onderdeel ‘SWOT’ voor het jaarplan, is het belangrijk om zowel interne als externe data te verzamelen. Denk aan meningen van personeel en klanten voor de sterktes en zwaktes.

Maar ook trend analyses en concurrentieanalyses voor de kansen en bedreigingen voor jouw organisatie. Wie zijn onze concurrenten, hoe verslaan we ze? Is er ruimte in de markt voor een andere partij in de markt en kunnen we zelf in dit gat springen? 

Zorg dat je helder voor de bril hebt wie je bent als organisatie, wat je doet, voor wie je het doet en waarom je het doet. Ookwel de why, kernwaarden en je doelgroep. Het is altijd verstandig om hier opnieuw naar te kijken en te bepalen of dit nog aangescherpt kan worden. 

Deze complete SWOT-analyse, in combinatie met de interne cijfers per afdelingen, vormen de basis voor de jaarplanning. 

Blik ook terug op vorig jaar; wat waren de grootste successen en valkuilen? Hoe kunnen jullie meer doen van wat goed ging en minder van wat slecht ging? 

2. Doelen

Je hebt nu duidelijk in beeld wat er de afgelopen tijd is gebeurd en hoe dit is ervaren. Ook is de positie in de markt helder. Nu wordt het tijd om (SMART) doelen te stellen. Waar willen jullie eind volgend jaar staan? Hoe draagt dit bij aan het BHAG doel en jullie kernwaarden? Ze moeten specifiek, meetbaar (KPI’s), acceptabel en uitvoerbaar zijn.

Let op: stap 2 en 3 kunnen ook omgedraaid worden. Als je eerst een begroting maakt moeten de doelen binnen het opgestelde begroting vallen. Stel je eerst de doelen op? Dan moet je de begroting laten aansluiten op de doelen. Als organisatie bepaal je zelf wat het beste bij jullie past. 

3. Financiële begroting maken

Zodra je alle belangrijke gegevens hebt verzameld wordt het tijd om de financiële begroting op te stellen. Hoeveel middelen heeft het bedrijf om de doelen en eventueel bijkomende investeringen, uit te voeren? 

4. De jaarplanning maken

Aan de hand van de vorige drie stappen heb je nu alle informatie die je nodig hebt om een goed jaarplan te maken. Maar hoe zorg je dat al deze informatie begrijpelijk overgebracht kan worden op de gehele organisatie? Een goed jaarplan is in ieder geval:

• Makkelijk te volgen en bevat geen moeilijke termen
• Concreet geformuleerd met duidelijke actiepunten
• Gekoppeld aan de kernwaarden van het bedrijf, die begrijpbaar en logisch zijn opgesteld

Dit bovenstaande gaat over hoe je het overbrengt naar alle betrokkenen. De inhoud bevat in ieder geval:

✅ Kerncijfers: Wat zijn de doelstellingen voor omzet, winst, conversies, medewerkers etc. 

✅ Jaardoelen: Wat zijn de doelstellingen die direct bijdragen aan het behalen van de bovenstaande kerncijfers?

✅ Grootste bottleneck: Wat is jullie grootste belemmering in het realiseren van de gestelde doelen?  

✅ Strategische doelen: Wat zijn de strategieën om de bottlenecks te overwinnen en verder te groeien als organisatie?

Deze inhoud, in combinatie met een goede koppeling met de kernwaarden en gebruiksvriendelijkheid zorgt voor een concreet actieplan voor de hele organisatie. 

5. Verdelen van taken en evalueren

Het jaarplan is klaar, dus tijd voor actie. Nu wordt het tijd om met de verschillende teams af te stemmen wat de jaarplanning per afdeling gaat zijn (afdelingsplan). Hoe gaan de aparte afdelingen aan de slag om de gestelde KPI’s te behalen? Deze verdeling is erg belangrijk om het jaarplan te laten slagen.

Nog belangrijker is de evaluatie van de werking van het jaarplan. Want mooi bedacht, maar hoe effectief is het eigenlijk? Grote kans dat er verschillende punten bijgestuurd moet worden. Zorg voor een periodieke evaluatie van de plannen en de gestelde doelen (bijvoorbeeld elke maand of kwartaal). Zo bewaak je de effectiviteit en algehele productiviteit. 

Hoe krijg je het gehele team mee in het jaarplan?

Afhankelijk van de grote van de organisatie, kan het lastig zijn om alle medewerkers te betrekken bij de nieuwe plannen van het bedrijf. Er zijn verschillende manieren om dit te vergroten. De eerste is om de kernwaarden in combinatie met missie en visie duidelijk te formuleren. Een groter doel kan medewerkers motiveren om ruimer te denken en productiever te zijn. 

Ook het organiseren van een jaarlijks event waarbij je het jaarplan presenteert is een goede manier om de betrokkenheid te vergroten. Denk aan een kerstborrel. Hang er bijvoorbeeld een thema aan, idealiter gekoppeld aan de kernwaarden van het bedrijf. 

Valkuil bij het maken van een jaarplan

We hebben veel goede punten besproken waarmee je als organisatie direct aan de slag kan. Echter stuitten we hier ook op een grote valkuil die vaak voorkomt bij het opstellen van een jaarplan. Als ondernemer ben je ambiteus en heb je vaak veel ideeën om de groei van je bedrijf te realiseren. Een gemotiveerd team kan deze drive nog verder opdrijven. Allemaal positieve punten, maar er is ook iets als teveel van het goeie. 

Bij het maken van jaarplannen komt het vaak voor dat er overschat wordt wat er in een jaar gedaan kan worden en onderschat wat er in vijf of tien jaar kan gebeuren. Het is goed om in kaart te brengen waar kansen liggen, maar ga niet direct alles aanpakken. Klein beginnen en snel bewegen is hierin de juiste aanpak. Test nieuwe dingen op kleine schaal, zodat je snel de impact ervan kunt meten.

Op basis hiervan kan je weer betere beslissingen nemen en zo steeds een stukje verder optimaliseren. Op deze manier neem je geen grote risico’s en leg je de focus op meer duurzame goei. Dat is wat je op de lange termijn het dichtste bij je Big Hairy Audacious Goals zal brengen. Ook houdt je het zo behapbaar voor je managers en medewerkers en maak je een jaarplan dat daadwerkelijk wordt uitgevoerd.