Wat zijn transitorische posten en hoe verwerk je ze?

In de wereld van boekhouding komen er al snel allerlei termen om je oren vliegen. Eén van deze termen is transitorische posten, oftewel overlopende posten. Dit zijn posten waarbij het moment van ontvangsten afwijkt van het moment van opbrengsten of kosten. In dit artikel vertel ik je precies hoe dit in elkaar steekt en hoe jij ze kan gebruiken. 

Wat zijn transitorische posten?

Transitorische posten, ook wel bekend als overlopende posten, vallen onder de kortlopende schulden of bezittingen van een bedrijf. Het zij opbrengsten en kosten die je niet in één periode boekt, maar verdeeld moeten worden over verschillende periodes. Dit omdat het moment waarop de kosten ontstaan niet hetzelfde moment is waarop er wordt betaald. Om dit wat te verduidelijken geven we hieronder twee voorbeelden. 

1. Bij vooruitbetaalde kosten zoals verzekeringspremies wordt vaak voor een jaar vooruitbetaald. Je betaalt de kosten dus in één keer, maar wil de kosten wel per maand in je boekhouding verwerken. Dit bedrag wordt dan een transitorische post. 

2. Als je in januari van het nieuwe jaar een factuur schrijft voor gemaakte uren in december, kan de btw van de factuur nog worden opgenomen in de periode van factuurdatum. Deze is namelijk leidend. Je kan de omzet vervolgens nog wel op december boeken. 

Enkele andere voorbeelden van transitorische posten zijn:

Voorbeelden van transitorische posten

• Nog te betalen rente
• Nog te ontvangen rente
• Vooruitbetaalde verzekeringspremie
• Vooruitbetaalde huur
• Vooruitbetaalde energiekosten

Wat is uitgestelde omzet?

Als we het hebben over uitgestelde omzet dan spreken we over gefactureerde omzet die je al wel op je rekening hebt ontvangen, maar waarvan de werkzaamheden nog moet plaatsvinden. Je hebt het dus nog niet echt verdiend. Hiervoor kan het zijn dat je bijvoorbeeld nog producten of diensten moet leveren ergens in de komende maanden.

Wat zijn uitgestelde kosten?

Uitgestelde kosten zijn kosten die je al hebt gemaakt, maar die pas in de toekomst toegerekend kunnen worden aan een bepaalde periode. Deze kosten worden in eerste instantie als activa op de balans geboekt en pas later, wanneer ze betrekking hebben op de juiste periode, op de resultatenrekening verwerkt.

Zo ontstaat er al snel een verkeerd beeld van je financiële gezondheid

Uitgestelde kosten kunnen snel zorgen voor een vertekend beeld in de financiële gezondheid van je bedrijf. Stel je voor dat je op het begin van het jaar de huur voor het hele jaar betaald, dan kan zo’n grote factuur al snel een fout beeld geven voor je winst of verlies. Door deze grote betaling lijkt het ineens alsof je winst in die maand een stuk lager was, terwijl de kosten eigenlijk verspreid moeten worden over het hele jaar. 

Met een transitorische post kan je zorgen voor een eerlijke spreiding van 12 maanden. Zo krijg je een beter en betrouwbaarder beeld van de financiële situatie van de onderneming.

Hoe zit het eigenlijk met de btw en overlopende posten?

Als je te maken hebt met transacties die over een heel boekjaar lopen, zoals de eerder benoemde vooruitbetaling van de huur, moet je de btw altijd verrekenen op de factuurdatum. De kosten worden echter wel verdeeld over 12 maanden waardoor het voor kan komen dat deze in twee boekjaren vallen. Als de factuurdatum en de startdatum van het contract niet overkomen kan het een moeilijk verhaal worden. Door gebruik te maken van een boekhoudprogramma kan je dit voorkomen. 

Verwerk gemakkelijk en snel je transitorische posten

Het goed verwerken van je overlopende posten is belangrijk voor een goede en correcte boekhouding. Ik heb zelf gemerkt dat het heel handig werkt om dit in een boekhoudprogramma bij te houden, omdat je hier alles netjes kan invoeren en foutmeldingen direct aangeven als er iets niet goed staat.

Dit werkt voor mij een stuk makkelijker dan alles bijhouden in bijvoorbeeld Excel. Als je benieuwd bent naar een boekhoudprogramma dan kan je hier de beste vergelijken en gratis proberen of het wat voor je is.