Zo doe ik mijn online administratie

Als startende ondernemer ben je verplicht om je administratie bij te houden en in te dienen. Dankzij online boekhoudprogramma’s wordt het gelukkig steeds makkelijker om je administratie zelf bij te houden. 

We gaan in dit artikel dan ook dieper in op het onderwerp online administratie en alles wat hierbij belangrijk is. Ook leer ik je hoe jij jouw eigen administratie kan opzetten via een online boekhoudprogramma.

Voordelen online boekhouden

Het opzetten van een online administratie is makkelijker dan je denkt. Dit is belangrijk om te vermelden, omdat veel ondernemers het opzetten hiervan als een behoorlijk gedoe zien.

1. Rechtstreekse koppeling met je zakelijke rekening
2. Laat je boekhouder eenvoudig met je meekijken via een eigen account
3. Je beperkt de kans op ‘menselijke’ fouten
4. Je kan aan de slag met online factureren
5. Bespaar veel tijd
6. Boekjaren vergelijken was nog nooit zo makkelijk
7. Je hebt overal op de wereld toegang tot je administratie

De kosten van een online boekhoudprogramma zijn over het algemeen snel terugverdiend; zonder boekhoudpakket betaal jij jouw boekhouder waarschijnlijk ook voor het invoeren van cijfers. Met een online boekhoudprogramma is dit niet meer nodig en kan je dit makkelijk zelf doen.

Hieronder vind je een actueel overzicht van de beste online boekhoudprogramma’s die momenteel beschikbaar zijn. Via het online boekhoudprogramma van E-boekhouden.nl kun je bijvoorbeeld direct je bankrekening koppelen, waardoor je transacties van je zakelijke rekening direct zichtbaar worden in je online administratie.

Overstappen naar een online administratie

Het maken van de transitie naar een online administratie kan middenin je boekjaar spannend aanvoelen. Dit kan dan ook een reden zijn om de overstap nog even uit te stellen.

Maak in zo’n geval een tijdlijn  en bepaal wanneer jij klaar bent voor deze overstap. Een goed moment kan de start van een nieuw boekjaar zijn. Op deze manier heb je de tijd om je huidige boekjaar op de vertrouwde manier af te maken. Hiermee bespaar je jezelf ook wat tijd, omdat je niet direct alle gegevens in je nieuwe systeem hoeft te plaatsen.

Een ander bijkomend voordeel hiervan is dat je genoeg tijd hebt om alle boekhoudpakketten met elkaar te vergelijken. Op deze manier kan je een goede afweging kan maken in het beste online boekhoudpakket voor jouw bedrijf.

Het juiste online boekhoudprogramma kiezen

Nu je waarschijnlijk overtuigd bent over een online administratie is het zaak om een online boekhoudprogramma te kiezen, maar hoe weet je welk online boekhoudprogramma het beste bij jou past? Deze tips zullen je helpen bij het maken van de beste keuze.

#1 Zet allereerst je wensen op papier. 

Om tot de juiste keuze te komen begin je door je wensen op papier te zetten. Stel jezelf de vraag, wat wil je met het programma doen? Zal je het vooral gebruiken om facturen en bonnetjes in te dienen of wil je er ook facturen mee kunnen sturen? En wil je diepe financiële analyses kunnen maken of is dit minder belangrijk?

#2 Maak gebruik van demo’s en proefperiodes. 

Boekhoudprogramma’s zijn uitgebreid en variëren in functies van heel uitgebreid tot zeer minimalistisch. Veel online boekhoudprogramma’s bieden ook een proefaccount aan, deze optie geeft jou de mogelijkheid om te ontdekken waar jij je het meest prettig bij voelt.

#3 Maak er een gewoonte van

Als je overtuigd bent geraakt van een online boekhoudprogramma moet je jezelf aanleren dat je er een gewoonte van maakt om alle handige functies van het programma in te zetten.

Heeft het online boekhoudprogramma bijvoorbeeld een app? Zorg er dan voor dat je deze app hebt gedownload en dat je automatisch bent ingelogd met je telefoon. Op deze manier heb jij altijd en overal toegang tot je online administratie.

#4 Hou je online administratie goed up-to-date

Deze tip sluit aan op tip 3; ondanks dat je nu een online administratie hanteert, verdient jouw administratie nog steeds dezelfde aandacht. 

Een gouden tip om je administratie goed up-to-date te houden is om jezelf de gewoonte aan te leren dat je een vast moment pakt om je administratie bij te werken. Dit kan bijvoorbeeld zijn: eens in de week of eens in de twee weken. Afhankelijk van de grootte van het aantal transacties/bonnetjes.

#5 Scan alle bonnetjes direct in

Persoonlijk vind ik dit nog wel een van de grootste voordelen van het voeren van een online administratie; geen gedoe meer met bonnetjes! 

Via vrijwel elk online boekhoudprogramma kan je inmiddels eenvoudig elk bonnetje inscannen via een app. Deze app scant en herkent. Met de app scan je dus eenvoudig het bonnetje van een etentje, de volgende keer zodra je de administratie doet hoef je het bonnetje dan alleen nog maar naar de juiste post te slepen.

Onder andere de boekhoudsoftware van E-boekhouden maakt het scannen & herkennen van bonnetjes mogelijk.

Online boekhouden met zakelijke rekening

Hierbij nog even een kleine disclaimer, een online boekhoudprogramma draait namelijk alleen met een zakelijke rekening. Denk er dus om dat je dit als een van de eerste taken oppakt. Wil je weten wat belangrijk is bij het kiezen van de juiste zakelijke rekening? Lees dan mijn uitgebreide artikel over een zakelijke rekening openen. 

De belangrijkste reden voor deze vereiste is dat het online boekhoudprogramma een koppeling wil leggen met je zakelijke rekening. Het online boekhoudpakket kan op deze manier namelijk alle inkomsten en uitgaven registeren in het financieel overzicht. Op deze manier kan je dus altijd realtime zien hoe jouw onderneming er financieel voor staat. Hierdoor kan je ook erg makkelijke financiële analyses maken door verschillende periodes met elkaar te vergelijken.