Orderbevestiging met voorbeelden

Leestijd: 4 minuten

Stuur jij al een orderbevestiging? Met de groei van de online wereld kun je niet bij iedere bestelling je klant de hand schudden als orderbevestiging. Bij aankopen vanuit een webshop of bij het accepteren van een online offerte gaat dat net iets anders. Ook zitten er regels aan verbonden.

In dit artikel vertel ik je daarom precies hoe jij een goede orderbevestiging kunt sturen, zowel voor aankopen uit een webshop als bij het accepteren van een offerte. Ook vind je hier een duidelijke orderbevestiging voorbeeld zodat je zelf direct aan de slag kunt.

Wat is een orderbevestiging?

Een orderbevestiging is de toezegging dat je met de order aan de slag gaat. Als het goed gaat met je bedrijf stuur je hopelijk veel offertes uit. Zodra iemand de offerte accepteert bevestig je dat je de order zult uitvoeren, oftewel je bevestig de order (orderbevestiging).

Bij webshops is de regelgeving best streng. Het zal je misschien opgevallen zijn dat je bij iedere aankoop bij een webshop een mailtje krijgt met daarin altijd dezelfde onderdelen. 

Een webshop is verplicht om jou dit te sturen bij iedere order en dat mailtje dient als een orderbevestiging. Naast de noodzaak is het ook een goede manier om nog een keer onder de aandacht te komen van je klant. 

Je kunt de order bevestiging zo leuk of zo saai maken als je zelf wil. Het is in ieder geval een extra contactmoment waar je van kunt profiteren als website-eigenaar.

Orderbevestiging offerte

Na het uitschrijven van een offerte heeft je klant de optie om de offerte te accepteren, iets te laten wijzigen of het naast zich neer te leggen. Natuurlijk hopen we op één van de eerste twee, want dat betekent kassa.

Er zijn meerdere manieren om een order te bevestigen. Persoonlijk hebben wij altijd zelf contact met onze klanten, dus wij bevestigen dit altijd via een simpele mail met daarin nogmaals de offerte (voor de noodzakelijke data om op terug te vallen), kort onze planning en de bevestiging dat we ermee aan de slag kunnen.

Orderbevestiging voorbeeld (offerte)

Wat je ook zou kunnen doen is het sturen van een daadwerkelijke orderbevestiging. Hiervoor maak je een vergelijkbaar document als voor een offerte of factuur. Het verschil is dat het nu natuurlijk dient als orderbevestiging en dat je er alle afspraken nog een keer duidelijk op een rij zet.

Een extra tip hiervoor is om ook je andere diensten nog eens te benoemen op het document. Zo weet de klant voor welke diensten ze nog meer bij je terecht kunnen. Wees hierin creatief en maak een mooi document volledig in je huisstijl. 

Hieronder vind je een orderbevestiging voorbeeld dat dient als inspiratie. Hierop vind je de noodzakelijke informatie, maar we raden je aan om het mooier op te maken.

Een offerte schrijven doe je gemakkelijk vanuit een boekhoudprogramma. Je kunt de offertes direct koppelen aan je contactpersonen en ook vanuit het programma een handige mail & bevestiging versturen.

Je hebt natuurlijk de keuze om dit te doen vanuit Excel, maar wij raden je écht de software aan. Je hebt hiermee alles op één plaats en het bespaart je gewoon veel tijd die je weer kunt inzetten om meer sales te doen! Onze aanrader vind je hier en je kunt hier de uitgebreide review lezen over e-Boekhouden.

orderbevestiging voorbeeld

Orderbevestiging webshop

Bij aankopen via een webshop moet je als webshophouder altijd een orderbevestiging sturen. Het is natuurlijk te veel werk om dat iedere keer handmatig te doen en daarom zijn daar handige tools voor.

Een groot gedeelte van de webshops draait op WooCommerce van WordPress, ook die van ons. Je kunt hiermee allemaal standaard mailtjes instellen die verzonden worden na een bestelling. In ieder geval moeten de volgende gegevens te zien zijn:

  • Gegevens van je webshop / bedrijf
  • Alle geleverde producten (hoeveelheden, prijs)
  • Verzendkosten
  • De betaalmethode die gebruikt is
  • Informatie rondom de verzending / levertijd
  • Wat te doen met klachten / retour
  • Track & trace
  • + eventuele tekst om andere vragen alvast te beantwoorden

Bij ons ziet bevat een standaard orderbevestiging naast alle producten, prijzen, levertijden etc de volgende tekst. Orderbevestiging voorbeeld van onze webshop:

We maken de bestelling voor je klaar en zullen deze zo snel mogelijk verwerken! 

Heb je een voorradig product besteld op werkdagen voor 17:30 uur? Dan maken we de bestelling nog op dezelfde dag klaar. 

BEZORGING 

XXX verstuurt alle bestellingen met PostNL. In reguliere weken weet PostNL in 95% van de gevallen de bestelling de volgende dag te leveren. In 5% van de gevallen wil het voorkomen dat de bestelling meerdere werkdagen onderweg is voor uitlevering. 

TRACK & TRACE

Zodra de producten ontvangen zijn door PostNL, ontvang je hiervan direct een Track & Trace. 

Zijn er na het moment van bestelling minstens vier dagen verstreken en heb je geen verzendbericht ontvangen? Stuur dan onze klantenservice een bericht via info@XXX.nl. Vermeld altijd je bestelnummer {order_number} zodat onze medewerkers jou zo snel mogelijk kunnen helpen. 

Met vriendelijke groet,

XXX

Onze ervaring met een orderbevestiging

Onze ervaring leert dat een orderbevestiging van een offerte eigenlijk niet nodig is. Je hebt goed contact met je klanten en zodra ze mondeling akkoord geven heb je dit meestal al uitvoerig besproken. Een simpele ‘akkoord’ op de mail waarin de offerte in de bijlage zit is in de praktijk vaak genoeg om los te kunnen.

Wat betreft een orderbevestiging voor een webshop is dit ook heel eenvoudig in te stellen. Het is een must om dit te doen en te zorgen dat alles goed staat, maar gelukkig is dit via WooCommerce allemaal al voor je ingevuld. Je hoeft het enkel nog te customizen naar je eigen huisstijl en je eigen levertijden etc in te vullen en je bent klaar!

Wil je ook een eigen webshop beginnen of met behulp van je boekhouding gemakkelijk offertes, facturen en bevestigingen sturen? Dan vind je hieronder een aantal goede artikelen om je verder te lezen:


Top 5 boekhoudprogramma's

  • e-Boekhouden.nl - Voor starters / ZZP & 15 maanden gratis (best getest)
  • Ficsus.nl - Boekhoudpakkeet voor ZZP’ers
  • MoneyMonk - Boekhouden voor Freelancers & zzp-dienstverleners
  • AFAS SB+ - Slim boekhouden & complete oplossing
  • Visma - Makkelijk onlinen boekhouden voor ZZP’ers

.
Kaj & Chris Hoebeginik

De auteurs: Kaj & Chris

Op hoebeginik.nl schrijven we over onze ervaringen met het ondernemen, online marketing (webshops, affiliate marketing & consultancy) en investeren. Kaj de organische kant (SEO) en Chris doet de advertentiekant (SEA). Kunnen wij je helpen? Dan lees je hier meer over SEA uitbesteden en hier meer over SEO uitbesteden. We komen graag met je in contact!

Plaats een reactie

Boekhouden als een PRO 🚀Bespaar tijd & geld en maak het jezelf gemakkelijk!

Boekhouden hoeft niet moeilijk te zijn. Probeer een gratis boekhoudprogramma en bespaar jezelf veel tijd.