Overheadkosten betekenis

Je hebt als ondernemer te maken met verschillende soorten kosten. Marketingkosten en bijvoorbeeld de kosten voor de inkoop van je producten. Dit soort kosten kun je indelen in categorieën en in dit artikel behandelen we overheadkosten.

Met name overheadkosten kunnen een (beginnende) ondernemer soms opbreken. Het zijn namelijk kosten die alleen indirect met je omzet te maken hebben. Het sluipt er soms in dat deze kosten langzaam oplopen zonder dat het meer omzet oplevert. We vertellen je daarom meer over de overheadkosten betekenis en geven duidelijke voorbeelden & tips om dit in kaart te brengen.

Wat zijn overheadkosten?

De overheadkosten zijn indirecte kosten van een bedrijf die niet direct iets te maken hebben met de omzet. Overhead kosten worden ook wel indirecte kosten genoemd en zijn de kosten die je maakt om je bedrijf draaiende te houden. 

Deze kosten zijn vaak vaste kosten die nodig zijn om het bedrijf goed te laten functioneren. Niet kosten die omhoog gaan wanneer je meer omzet maakt of meer verkopen doen. 

Omdat overheadkosten niets te maken hebben met je omzet komt het soms voor dat deze kosten oplopen zonder dat het daadwerkelijk bijdraagt aan extra omzet. Denk hierbij aan een extra verzekering, een nieuwe tool die je gaat gebruiken voor SEO teksten schrijven of de kosten voor je boekhouder.

Uit eigen ervaring kunnen we vertellen dat dit de belangrijkste kosten zijn om goed op te letten. Als je wat langer bezig bent met de onderneming stijgen deze kosten soms door terwijl de omzet hetzelfde blijft. Wanneer je deze kosten niet goed in de gaten houdt denk je dat je omzet hetzelfde is gebleven, terwijl je winst achteruit is gegaan. 

Als dit een tijdje zo door gaat, zal je dit voelen in de portemonnee. Je ziet niet direct waar al je geld heen gaat, maar op de een of andere manier blijft er aan het einde van de maand minder over. Helemaal voor zzp’ers is het daarom belangrijk om deze kosten goed in kaart te brengen, bijvoorbeeld met een administratie in Excel en een zzp boekhoudprogramma. Hierover vertel ik je later meer.

Overheadkosten betekenis, welke kosten horen hier bij?

Binnen een bedrijf kun je talloze soorten kosten hebben. Het is belangrijk om hier een goede administratie van bij te houden. Hieronder een aantal overheadkosten voorbeelden aan de hand van ons bedrijf en andere soorten bedrijven. Let erop dat ieder bedrijf anders is en dat er dus andere soorten kosten relevant voor jouw bedrijf kunnen zijn:

Administratie

• Kosten voor de boekhouder (jaarrekening, kwartaalaangiften, advies)
• Kosten voor de bankrekening
• De boekhoudsoftware
• Verzekeringen (bedrijfsaansprakelijkheid, beroepsaansprakelijkheid, autoverzekering)

ICT

• Noodzakelijke computerprogramma’s
• SEO tools
• Kosten voor hardware
• Tools voor dropshipping

Marketing

• CSS partner voor Google Ads
• Drukwerk
• Abonnementen op vakbladen
• Review partner
• Kosten voor de e-mailsoftware

Personeel en organisatie

• Lonen en salarissen
• Opleidingen
• Uitzendkrachten
• Klantenservice (met zzp’ers)

Juridische bijstand

• Rechtsbijstandverzekering
• Kosten voor advocaten en juristen

Vergunningen

• Kosten voor alcoholvergunning
• Licentie voor producten

Huisvesting

• Huur van het pand
• Schoonmaak
• Energie
• Gas

Hoe de overheadkosten berekenen?

De overheadkosten berekenen doe je door alle kosten die je maakt binnen een bedrijf in kaart te brengen. Maak simpelweg een lijst in Excel of Google Spreadsheet en voer hier alle kostenposten in met de daarbij behorende kosten. 

Als tip kunnen we je meegeven dat het makkelijk is om dit terug te rekenen naar de kosten per maand. Sommige kosten betaal je al maandelijks, anderen bijvoorbeeld per jaar. Door hier een overzicht per maand van te maken weet je precies wat de gemiddelde overheadkosten per maand zijn. Hieronder een overheadkosten voorbeeld zoals dat er bij een website uit zou kunnen zien:

Hoe je overheadkosten doorberekenen

Voor ieder bedrijf, maar helemaal voor een zzp’er, is het verstandig om de overheadkosten door te berekenen aan de klant. Het zijn immers kosten die je moet maken om het werk voor je klant te kunnen doen. Dit bereken je door in de prijs van een product of dienst.

Bij producten is het relatief eenvoudig. Je kunt de overheadkosten procentueel berekenen door alle kosten bij elkaar op te tellen en het percentage van de overheadkosten uit te rekenen. Is dit 10% van de kosten? Dan kun je bijvoorbeeld 10% extra marge rekenen op je producten om dit te bekostigen.

Bij een dienst is dit iets lastiger. Wel kun je een vergelijkbare berekening maken. Je kunt overwegen om dit bij je uurloon op te trekken of in de totaalprijs van de factuur mee te nemen. Hieronder een aantal factuurvoorbeelden die je kunt raadplegen.

Overheadkosten opnemen in de boekhouding

Ik noemde eerder al dat het in kaart brengen van deze kosten noodzakelijk is voor een gezonde bedrijfsvoering. Even een extra tool aanschaffen of net even de kosten voor de hosting omhoog gooien gebeurt snel. Hiermee gaat alleen je winstmarge direct omlaag.

Door met een boekhoudprogramma te werken kun je ieder kwartaal een overzicht maken van deze kosten en bekijken of het gestegen is. Dit klinkt misschien overbodig, maar uit ervaring kan ik je vertellen dat deze kosten ongezien toch gemaakt worden en daardoor je winstmarge omlaag gaat. Gebruik je nog geen boekhoudsoftware? Dan vind je hier een bekende aanbieder in Nederland.

Onze ervaring met overheadkosten

Het belangrijkste met overheadkosten is dat je weet dat ze er zijn. Ik kan niet vaak genoeg benadrukken dat dit de kosten zijn die je de kop kunnen kosten. Ongeziene extra uitgaven die maandelijks terugkeren knagen aan je winst en dit moet daarom goed bijgehouden worden.

Wij doen dit door een bestand bij te houden in Google Spreadsheet en onze boekhouding. Hierdoor hebben we een overzicht van de kosten en weten we precies hoeveel we uitgeven. We houden naast onze eigen boekhouding een bestand bij met het resultaat van onze bedrijven. 

Van de winst trekken we automatisch onze vaste kosten af die we in het Google Spreadsheet bijhouden. We hebben hierdoor een realistisch beeld van het resultaat en zien geen verlies in marge over het hoofd! Hoe hoog zijn jouw overheadkosten?