Reiskostenvergoeding berekenen, hoe je kilometervergoeding berekenen?

Gemiddeld wonen we in Nederland tussen de 19 en 38 kilometer van ons werk. Dat betekent dat er veel gereisd moet worden en dit brengt kosten met zich mee. Hiervoor is een kilometervergoeding in het leven geroepen, maar hoe kun je die kilometervergoeding berekenen?

In dit artikel gaan we in op de reiskostenvergoeding berekenen. We bekijken hoe dat precies zit met de belasting en op hoeveel reiskosten je precies recht hebt. Ook kijken we naar het reiskosten berekenen voor zzp. Wat zijn precies de regels?

Welke soorten vergoedingen zijn er?

In Nederland wordt onderscheidt gemaakt tussen verschillende soorten reiskostenvergoeding. Je kunt op verschillende manieren naar je werk en daarvoor zijn verschillende vergoedingen voor.

Met het openbaar vervoer naar je werk 

Een vergoeding voor woon-werkverkeer met het openbaar vervoer verschilt per werkgever. Sommige bedrijven bieden een NS-jaarkaart en andere bedrijven vergoeding een vast bedrag per maand. Dit is afhankelijk van je Cao, het beleid van het bedrijf en je eigen onderhandel skills. 

Betaal je je reiskosten van het openbaar vervoer zelf? Dan mag je onder bepaalde voorwaarden een vast bedrag per maand van je inkomen afhalen van de belasting zodat je minder belasting hoeft te betalen. Krijg je een vergoeding van je werkgever? Dan trek je dat eerst van het bedrag af.

De voorwaarden reisaftrek openbaar vervoer zijn:

• De afstand van een enkele reis met het openbaar vervoer is meer dan 10 kilometer
• Je reist per week minimaal 1 keer naar je werk of per jaar minimaal 40 dagen. Een reis telt alleen mee als je binnen 24 uur heen en terug gaat

Hieruit volgt een openbaarvervoerverklaring of reisverklaring:

Openbaarvervoerverklaring: een verklaring dat je met het openbaar vervoer reist naar je werk. Veel vervoersmaatschappijen delen dit met de belastingdienst.

Reisverklaring: Dit moet je aanvragen bij je werkgever en bestaat uit losse kaartjes of bijvoorbeeld een OV-reisproduct.

Met eigen vervoer naar je werk

In Nederland hebben we recht op maximaal €0,23 cent per kilometer woon-werkverkeer. Hierbij zou je zelf met de auto kunnen gaan of kunnen carpoolen onder bepaalde voorwaarden.

Het klinkt misschien logisch dat je deze vergoeding krijgt, maar in de praktijk valt de kilometervergoeding vaak tegen. Werkgevers hoeven je niet meer dan €0,23 cent te betalen. Toch gaan we steeds verder bij ons werk vandaan wonen en dekt deze reiskostenvergoeding vaak de kosten niet.

In de afgelopen jaren zijn de kosten voor brandstof behoorlijk omhoog gegaan. Dit betekent dat werknemers vaak een gedeelte van hun salaris in moeten leveren om überhaupt op het werk te kunnen komen. 

In sommige gevallen vergoedt je werkgever meer dan het maximum. Het bedrag hierboven wordt echter gezien als salaris en je zult daar dus ook belasting over moeten betalen. Enkel de eerste negentien cent zijn belastingvrij.

Je maximale reiskostenvergoeding berekenen is dus de hoeveelheid kilometers x € 0,23 cent. Bij een fulltime dienstverband wordt er rekening gehouden met 214 dagen. Werk je bijvoorbeeld 3 dagen per week? Dan zou je hier 60% van moeten nemen.

Voorbeeld kilometervergoeding berekenen

In de onderstaande scenario’s houden we rekening met verschillende afstanden woon-werkverkeer, werkdagen per week en natuurlijk met de standaard € 0,19 cent per kilometer.

Kilometervergoeding voor zzp’ers

Een reiskostenvergoeding voor zzp’ers zit er niet in. Een zelfstandige moet zelf zorgen dat het de reiskostenvergoeding doorrekent aan de klant. Dit kan bijvoorbeeld door de vergoeding op te nemen in het uurloon of door het apart op de factuur te zetten.

Als zzp’er heb je in principe de luxe om de daadwerkelijke kosten door te berekenen en niet enkel de € 0,23 cent. Toch blijft voor de belastingdienst wel deze grens gelden. Over iedere cent boven de € 0,23 cent moet je inkomstenbelasting betalen. Bereken hier hoeveel zzp inkomstenbelasting je moet betalen.

Het is verstandig om de daadwerkelijke reiskosten op de factuur te vermelden. Hier meer factuur voorbeelden. De belastingdienst ziet het namelijk als normale bedrijfskosten. Hierover moet je dus ook de BTW berekenen. Je kunt hierbij ook rekening houden met andere kosten, zoals:

• Onderhoud aan de auto
• APK keuring
• Andere kosten

Als je al deze kosten bij elkaar optrekt samen met je brandstofkosten die je in totaal maakt per jaar kom je tot een bedrag dat je per kilometer zou moeten doorberekenen aan je klanten. Lees hier meer over BTW over reiskosten.

Je kunt je voorstellen dat het best een ingewikkeld verhaal wordt om dit allemaal goed bij te houden. Het is daarom verstandig om gebruik te maken van handige tools die je hiermee kunnen helpen. Je wilt dit niet allemaal handmatig bijhouden. Het moet namelijk goed kloppen voor de belastingdienst in geval van een controle.

Dat is de reden dat je in de meeste boekhoudprogramma’s zoals e-Boekhouden gemakkelijk deze kosten kunt bijhouden zodat je aan het eind van ieder kwartaal gemakkelijk een uitdraai kunt maken van alle reiskosten die je berekend hebt.

Je kunt op deze pagina boekhoudsoftware vergelijken. Maak het jezelf makkelijk en ga je reiskostenvergoeding berekenen met behulp van software. Je kilometervergoeding berekenen is voor iemand in loondienst heel eenvoudig. Als zzp’er mag je zelfs meer kosten opnemen in deze vergoeding. Bereken dit goed en doe jezelf niet tekort door niet alle kosten mee te nemen.