Steeds meer ondernemers zijn op zoek naar een manier om hun facturatieproces te vereenvoudigen. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van boekhoudprogramma’s en het opstellen van een UBL-facturen. Een andere optie is self billing. Dit is een meer transparante vorm van factureren waarbij de klant grotendeels zijn eigen factuur opstelt.
Wij snappen dat dit misschien een beetje onlogisch klinkt. Daarom vertellen we je in dit artikel alles over self belling. Hoe werkt het, wat zijn de voor- en nadelen en hoe pas je het toe? Lees snel verder!
Wat is self billing?
Met self billing (ook wel reversed billing) wordt het traditionele facturatie proces in feite omgedraaid. Pas nadat de klant alle gegevens op de factuur heeft goedgekeurd, wordt er daadwerkelijk een factuur verstuurt. Bij de traditionele manier stuurt de leverancier de klant een factuur, waarna de klant deze factuur controleert.
Het grote voordeel van een self billing factuur is dat er van tevoren door de klant wordt gecontroleerd of alle gegevens kloppen. Hierdoor wordt het risico op foutieve facturen geminimaliseerd en hoeven er dus een stuk minder correcties en creditfacturen gemaakt te worden.
Eerst de controle, dan de factuur
Als je aan de slag gaat met self billing vindt dus eerst het controlemoment plaats en wordt daarna pas de daadwerkelijke factuur verstuurd. Dit gaat als volgt:
- De klant geeft een opdracht aan de leverancier
- De goederen en/of diensten worden geleverd
- Het controlemoment vindt plaats
- Na controle wordt de juiste factuur verstuurd
Hieronder zie je een schematische weergave van het traditionele proces en het nieuwe reversed billing proces.
Je ziet dat het nieuwe proces zorgt voor een waterdicht facturatieproces waarbij er bijna altijd een juiste factuur wordt verstuurd.
De voorwaarden van een self billing factuur
Als een opdrachtgever voor jou een factuur opstelt, moet deze aan onderstaande voorwaarden voldoen:
- De ondernemer en de opdrachtgever zijn beide akkoord gegaan met het feit dat de factuur wordt opgesteld door de opdrachtgever (klant).
- De factuur moet voldoen aan alle wettelijke eisen.
- Als je de factuur niet zelf opmaakt moet op de factuur ‘factuur uitgereikt door afnemer’ vermeld staan.
- Indien de ondernemer niet akkoord gaat met de opgestelde factuur, moet de opdrachtgever hiervan op tijd op de hoogte gesteld worden.
- Als leverancier ben je je altijd aansprakelijk voor de juistheid van de factuur.
- Als leverancier ben je verantwoordelijk voor de betaling van de btw aan de Belastingdienst.
Voor de volledigheid kan je hier de factuurvereisten van de Belastingdienst vinden rondom self billing.
Wat zijn de consequenties voor de leverancier?
Zoals je hebt kunnen lezen is self billing interessant voor de klant, aangezien het ervoor zorgt dat zij altijd correcte facturen toegestuurd krijgen. Maar als leverancier / ondernemer lijkt het misschien een beetje tegenstrijdig, omdat je wel een stukje controle af moet staan.
Gelukkig valt dit wel mee. Als leverancier heb je namelijk nog altijd controle over de gegevens die je invoert op de factuur. Het is vervolgens aan de klant de taak om deze goed of af te keuren. Als jij gewoon de juiste gegevens invoert, zal de facturering dus soepel verlopen.
De grootste verandering ten opzichte van de traditionele manier van factureren is dat de factuur bij self billing wordt opgesteld en verstuurd. Als leverancier hoef jij enkel de juiste gegevens in te voeren. Dat scheelt een boel tijd. Let er wel op dat jij altijd eind verantwoordelijke blijft voor de juistheid van de factuur.
Wat zijn de voor- en nadelen van self-billing?
Voor wie is self billing geschikt?
Het korte antwoord is voor iedere organisatie en ondernemer. Onbetaalde of dubbele facturen zijn namelijk een veelvoorkomend probleem, die je met self billing tegengaat. Je hebt namelijk al snel te maken met veel externe partijen die elk weer aparte facturen sturen die verschillen van opmaak en details. En aangezien het bijhouden van de administratie eigenlijk nooit de hoogste prioriteit heeft voor velen, kan self billing hier een groot impact op hebben.
Het kost namelijk heel veel werk om zelf alle foutieve facturen te corrigeren en weer opnieuw te versturen. Door gebruik te maken van self billing voorkom je dit voor een heel groot deel en zorg je voor een gestroomlijnd facturatieproces. Hierbij geldt, hoe meer externe partijen en medewerkers, hoe meer profijt je zal hebben van self billing.
Om self billing goed toe te passen in je boekhouding is het belangrijk om de juiste software te hebben. Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s die een self billing functie ondersteunen, zoals AFAS, Exact of e-Boekhouden. Wij maken zelf al jaren gebruik van boekhoudprogramma’s om onze administratie zo makkelijk en foutloos mogelijk te maken.
Als je wil starten met self billing raad ik je aan om eens verschillende boekhoudprogramma’s te vergelijken. Bekijk goed of het programma ook self billing aanbiedt.
0 reacties