Verlies nooit meer een bonnetje met deze handige apps

Als beginnende ondernemer spaarde ik vroeger al mijn bonnetjes op in een lade. Het gevolg hiervan was dat alles maar in de rondte slingerde. Dit gaf mij het gevoel van chaos en de onzekerheid dat ik mijn boekhouding niet goed zou doen. 

Toen ik een boekhouder kreeg heeft hij mij geholpen om de bonnetjes te digitaliseren. Enkele jaren later ben ik hem nog steeds erg dankbaar. Ik moet er dan ook niet meer aan denken om al die bonnetjes ergens fysiek te bewaren.

In dit artikel ga ik je helpen om je (zakelijke) bonnetjes snel te verwerken zonder dat je zorgen hoeft te maken over een bonnetje dat je bent kwijtgeraakt.

Verder voorkom je met de onderstaande tips in dit artikel dat:

• Je boekhouding niet compleet is
• Je stress krijgt over je boeking
• Je overzicht verliest over je uitgaves
• Je extra btw moet betalen omdat je een bonnetje bent kwijtgeraakt

Scan je bonnetjes in via een app

Zelf gebruik ik tegenwoordig een app voor al mijn bonnetjes. Deze app gebruik ik om alle bonnetjes (of facturen) direct in de boekhouding te plaatsen. Mijn app heeft bijvoorbeeld een scan en herken functie waardoor de bon ook automatisch wordt verwerkt in de administratie.

Op deze manier bespaar ik veel tijd omdat ik maar één handeling hoef uit te voeren. De app bewaart de bonnetjes en de facturen vervolgens in een veilige en afgeschermde omgeving waar alleen jij of je boekhouder bij kan.

Hieronder volgt een opsomming van de beste boekhouding apps van dit moment die jij kan gebruiken om je bonnetjes rechtstreeks naar je boekhouding te uploaden. De onderstaande apps kan je zowel op je telefoon als tablet installeren. 

Tips voor het inscannen van bonnetjes via een app

Mocht je zojuist een handige app hebben gevonden, dan volgen hier nog enkele handige tips om je bonnetjes en facturen op een efficiënte manier te verwerken.

Maak altijd direct een foto van je bonnetje

Probeer jezelf dit vanaf het eerste moment aan te leren. Zo verklein je de kans dat je ooit nog een bonnetje vergeet of kwijtraakt. Na ontvangst van het bonnetje maak ik zelf altijd direct een foto via mijn app. Ik pak vaak de dichtstbijzijnde tafel om de foto van het bonnetje te maken.

Je mag je (fysieke) bonnetje direct weggooien na de foto

Hier bestaat nog wel eens onduidelijk over. De Belastingdienst staat toe bonnetjes en facturen niet meer per se fysiek bewaard hoeven te worden, maar dat bonnetjes tegenwoordig ook digitaal bewaard kunnen worden. Hier zitten echter wel enkele regels aan vast:

• De gegevens moeten voldoende zichtbaar zijn
• De details (prijs, datum etc) moeten correct zijn overgenomen
• Je hebt een bewaarplicht per bonnetje van minimaal 7 jaar
• Je moet de gegevens ter controle in afzienbare tijd inzichtelijk kunnen maken

Zorg dus dat je de bon goed opslaat. Controleer daarnaast ook altijd even of de foto van het bonnetje wel juist geüpload is, vooral op horeca-plekken wil de internetverbinding nog wel eens te wensen overlaten.  

Structureer je bonnetjes app

De apps die zijn genoemd in dit artikel hebben allemaal de mogelijkheid om bonnetjes te structureren in mappen. Deze functie is erg handig, omdat je bij het scannen/fotograferen van je bonnetje direct je bonnetje kan koppelen aan het type uitgave. Stel je structuur binnen de app dus in een keer goed in. 

Enkele handige onderwerpen voor een goede mappenstructuur zijn:

• Ontbijt/lunch/diner
• Reiskosten
• Kantoorartikelen
• Uitjes
• Supermarktuitgaven
• Overige kosten

Bespaar tijd met scan & herken software

De meeste ondernemers hebben altijd te weinig tijd voor hun administratie. Er is altijd wel iets anders wat meer aandacht van de ondernemer krijgt. 

Het is voor veel ondernemers dan ook altijd een verademing wanneer ze overgaan op de scan & herken software voor het verwerken van hun bonnetjes en facturen. 

Met de automatische herken-functie hoef je vaak zelf de prijzen van het bonnetje niet eens meer op te geven. De app maakt gebruik van AI wat ervoor zorgt dat de app bonnetjes en facturen makkelijker en zelfstandiger kan uitlezen. Dit is natuurlijk pure tijdwinst voor de ondernemer.