Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een mail of brief die je verstuurt wanneer debiteuren niet binnen de afgesproken termijn betaald hebben voor levering van goederen of diensten. Vanaf het moment van het ontvangen van de laatste aanmaning is de debiteur, zoals dat heet, van rechtswege in verzuim.

De betekenis van de aanmaning is, naast een verzoek tot betaling, dus ook een officiële vaststelling van het moment dat de schuldenaar in verzuim is. Dit is belangrijk als er later verdere (gerechtelijke) stappen ondernomen moeten worden om alsnog betaald te krijgen. De aanmaning wordt trouwens ook weleens betalingsherinnering genoemd.

Aanmaning betekenis

De term “aanmaning” verwijst naar een schriftelijke mededeling aan een debiteur (schuldenaar) waarin deze wordt herinnerd aan een openstaande schuld en wordt verzocht deze te voldoen. Het is een stap in het incassoproces die vaak voorafgaat aan strengere juridische stappen. Hier is een meer gedetailleerde uitleg:

1. Doel: Het primaire doel van een aanmaning is het formeel informeren van de debiteur dat er een betalingsachterstand is. Het dient als een herinnering of waarschuwing dat de betaling nog niet ontvangen is volgens de overeengekomen voorwaarden.
   
   
2. Juridische status: Een aanmaning is juridisch significant omdat het vaak de start markeert van de periode waarin de debiteur officieel als ‘in verzuim’ wordt beschouwd. Dit is vooral belangrijk indien latere gerechtelijke stappen nodig zijn, aangezien het aantoont dat de schuldeiser de debiteur voldoende kans heeft gegeven om de schuld te voldoen.
   
   
3. Inhoud: De aanmaning bevat typisch de details van de openstaande schuld, waaronder het verschuldigde bedrag, de oorspronkelijke betalingstermijn, en eventuele bijkomende kosten of rente. Het kan ook een nieuwe termijn stellen waarbinnen de betaling moet worden voldaan.
   
   
4. Verschil met ingebrekestelling: Een aanmaning moet niet verward worden met een ingebrekestelling. Een ingebrekestelling is een formelere juridische mededeling die volgt wanneer een aanmaning niet wordt opgevolgd en waarmee de debiteur formeel in gebreke wordt gesteld.
   
   
5. Zakelijke vs. particuliere debiteuren: Er is een verschil in de benadering van zakelijke en particuliere debiteuren. Bij zakelijke debiteuren is een aanmaning wettelijk niet altijd vereist voordat een ingebrekestelling wordt verstuurd, terwijl bij particuliere debiteuren een aanmaning vaak een wettelijke vereiste is.
   
   
6. Communicatie en relatiebeheer: Naast het juridische aspect, speelt een aanmaning ook een rol in het onderhouden van klantrelaties. Het biedt een kans om eventuele misverstanden of problemen met betalingen op te lossen zonder direct naar juridische middelen te grijpen.
   

Samenvattend, een aanmaning is een cruciaal onderdeel in het incassoproces, dat zowel functioneert als een formele herinnering aan een schuld als een juridisch instrument dat de basis kan vormen voor verdere acties indien de schuld niet wordt voldaan.

Het verschil tussen de aanmaning van een particuliere klant en een zakelijke klant

Een zakelijke klant hoef je wettelijk gezien niet aan te manen, er mag direct tot het versturen van de ingebrekestelling worden overgegaan. De meeste bedrijven sturen toch een laatste aanmaning. Dat wordt gedaan om niet meteen heel onvriendelijk te zijn.

Een relatief vriendelijke herinnering is dan genoeg om betaald te krijgen. Uiteindelijk wil je toch je klanten behouden, een beetje terughoudendheid kan geen kwaad. Als er echt sprake is van onwil of onmacht, dan zul je dat merken en dan moet een ander traject gevolgd worden.

Een particulier moet je wettelijk gezien een aanmaning sturen. Doe je dat niet en ga je direct over tot ingebrekestelling, dan loop je de kans dat later in het traject de rechter zal bepalen dat de incassoprocedure ongeldig was. Dan ben je dus terug bij af, is er veel tijd verstreken en geld besteed aan een nutteloze procedure. Bovendien kun je dan weer vanaf het begin starten met aanmaningen sturen.

Los van alle (wettelijk verplichte) correspondentie is het altijd de moeite waard om te bellen met de klant om na te gaan waarom de betaling uitblijft. Je kunt dat zelfs al doen voordat je een schriftelijke aanmaning stuurt. Maar al te vaak is er sprake van een simpele vergissing, maar het komt ook wel eens voor, dat er iets mankeert aan het product of de dienst. Helaas vinden sommige klanten in zo’n geval non-betaling een middel om een oplossing af te dwingen.

Bovendien: als je hebt vastgesteld dat het niet ligt aan de kwaliteit van het geleverde, dan kan dat later in een eventuele incassoprocedure ook niet meer in de weg zitten.

Betaling op de aanmaning blijft uit, wat nu?

Als de klant niet op de aanmaning reageert, dan stuur je de zogenaamde WIK-brief. Die brief is zodanig opgesteld dat je de klant nog 14 dagen biedt om de schuld te voldoen, zonder dat hem incassokosten in rekening gebracht worden. WIK staat trouwens voor Wet Incassokosten. Met deze brief zorg je er ook voor dat de schuldenaar aansprakelijk is voor de incassokosten. Deze kunnen vaak flink oplopen, het is erg belangrijk dus om die brief te sturen!

Voor alle duidelijkheid: er is dus geen wettelijke verplichting om je zakelijke klanten een aanmaning te sturen. Maar: het is vanuit een commercieel oogpunt wel handig, zeker als je vaker met deze klant zaken wilt doen. Het onmiddellijk starten van een schriftelijke aanmaningsprocedure valt bij de meesten niet in goede aarde.

Aanmaning versturen, zo werkt de procedure

1. Zorg dat je op tijd de aanmaning verstuurt. De wet kent dan weliswaar ruime termijnen (de algemene verjaringstermijn is zelfs 20 jaar!) maar de praktijk leert dat een strikte en punctuele opvolging sneller leidt tot betaling.
   
   
2. Probeer zakelijk te blijven. Doordat er emotie in het spel komt, worden er vaak regels vergeten of (onbewust) overtreden. Houd je hoofd koel en houd je aan de spelregels om je rechten niet te verspelen.
   
   
3. Zeker voor de aanmaning zijn er strikte regels van toepassing. Deze brief moet echt alle componenten bevatten die de wet voorschrijft. Zelfs een klein foutje kan ervoor zorgen dat de procedure moet worden uitgesteld. Het kan er ook toe leiden dat je de incassokosten niet kunt verhalen, waarmee deze dus voor jouw rekening komen.
   
   
4. Duidelijke specificatie van de schuld. Vermeld in de aanmaning duidelijk het bedrag dat verschuldigd is, inclusief eventuele rente en kosten. Voeg ook een specificatie toe van de originele factuur of schuld, inclusief factuurnummer en datum.
   
   
5. Stel een redelijke betalingstermijn. Geef de debiteur een realistische termijn om de schuld te voldoen. Deze termijn hangt af van de oorspronkelijke overeenkomst en de aard van de schuld, maar meestal is een termijn van 14 tot 30 dagen gebruikelijk.
   
   
6. Informeer over mogelijke gevolgen van niet-betaling. Maak duidelijk wat de consequenties zijn als de betaling uitblijft, zoals eventuele incassokosten, juridische stappen, of het overdragen van de vordering aan een incassobureau.
   
   
7. Bied mogelijkheden voor contact. Zorg ervoor dat de debiteur weet hoe hij contact met je kan opnemen, mocht er een reden zijn voor de vertraagde betaling, zoals een betwisting van de factuur of financiële problemen.
   
   
8. Bewaar een kopie van de verzonden aanmaning. Het is essentieel om een bewijs van verzending en een kopie van de aanmaning te bewaren. Dit kan van pas komen als bewijs in eventuele latere juridische procedures.
   
   
9. Volg de reactie op de aanmaning op. Als er geen reactie komt op de aanmaning, overweeg dan de volgende stappen, zoals het versturen van een ingebrekestelling of het inschakelen van een incassobureau.
   

Door deze stappen zorgvuldig te volgen, verhoog je de kans op succesvolle incasso en verminder je de kans op juridische complicaties.

Hoe verstuur ik het makkelijkst een aanmaning?

Het versturen van aanmaningen kan een tijdrovende taak zijn voor ondernemers, maar boekhoudsoftware biedt hier een efficiënte oplossing voor. Door het automatiseren van het aanmaningsproces bespaar je kostbare tijd en zorg je voor consistentie in je communicatie.

Met boekhoudsoftware worden betalingsherinneringen automatisch verstuurd zodra facturen hun vervaldatum bereiken. Dit garandeert tijdige aanmaningen zonder dat je zelf de vervaldatums hoeft bij te houden. De gebruikte sjablonen in de software zorgen voor zakelijke en duidelijke communicatie, bevatten alle noodzakelijke informatie en voldoen aan wettelijke vereisten, waardoor fouten worden geminimaliseerd.

De aanmaningen die door de software worden gegenereerd, bevatten alle relevante details zoals het verschuldigde bedrag en de nieuwe betalingstermijn. Bovendien worden de mogelijke gevolgen van niet betalen duidelijk gemaakt. De software registreert ook elke verzonden aanmaning, wat nuttig is voor eventuele latere juridische procedures. Je kunt op deze pagina zzp boekhoudprogramma’s vergelijken.

Je telefoontje(s) en aanmaningen lever geen betaling op. Hoe gaat het nu verder?

Vanaf hier zul je de procedure moeten voorzetten met een professional. Die zal eerst proberen de zaak te regelen met de schuldenaar door hem te bellen of schriftelijk te benaderen. Er zal duidelijk worden gemaakt dat de incassokosten voor rekening van de schuldenaar komen. Dit stuk van de procedure wordt ook wel het buitengerechtelijke deel genoemd.

Mocht dit tot niets leiden, dan start het gerechtelijk deel. Dit betekent dat de schuldeiser naar de rechter stapt om de vordering betaald te krijgen. De rechter wordt om toestemming gevraagd om door rechtsmaatregelen betaling te krijgen. Je moet dan denken aan een conservatoire beslaglegging op roerende en/of onroerende goederen, banktegoeden of vorderingen van de schuldenaar op derden. Ook kan toestemming gevraagd worden om het faillissement van de schuldenaar aan te vragen.

Uiteindelijk kan dit leiden tot de executie van de maatregelen die de rechter toestaat. De beslagen worden gelegd en een faillissement kan worden aangevraagd.

Het is te hopen dat dit de schuldenaar in een positie brengt waarin hij niets anders meer kan dan betalen, als hij daartoe in staat is. Zo worden zijn problemen niet nog groter. Zo niet, dan komt het al snel neer op een faillissement (met in de regel alleen verliezers) of de gedwongen verkoop van beslagen goederen van de schuldenaar.

Huurincasso

Voor achterstallige huren is er een afzonderlijk traject

Ongeacht of de huurder een bedrijf of particulier is, geldt het volgende traject: Een aanmaning is geen wettelijk vereiste. Een te laat betaalde huurtermijn kun je onmiddellijk zelf opeisen. In een brief of mailbericht eis je direct de huurtermijn op. Blijft betaling uit, dan kun je de zaak direct aan een specialist overdragen voor incasso.

Wacht niet te lang, de schuld loopt letterlijk iedere dag verder op! Snel reageren is echt nodig.

Het niet verplicht, maar wel verstandig om een aanmaning te sturen, waarin naast een betalingsverzoek, duidelijk vermeld is dat alle kosten verband houdende met de late betaling voor rekening van de huurder komen. Zo voorkom je dat deze kosten bij jezelf terecht komen.