Wat is een betalingsconditie? 

Heb je een product verkocht of een klus afgerond? Dan wordt het tijd om een factuur te sturen. Natuurlijk wil je dat deze op tijd betaald wordt. Om ervoor te zorgen dat dit gebeurt, geef je daarom een duidelijke betalingsconditie aan op de factuur. Wij leggen je uit wat dit precies betekent, waar je deze vermeld en geven een voorbeeld. 

Wat is een betalingsconditie? 

Een betalingsconditie is een stukje tekst op de factuur, waarin je aangeeft wanneer de factuur betaald moet zijn en hoe de klant dit kan doen. Hierbij vermeld je in ieder geval de uiterste betaaldatum en het rekeningnummer en de rekeninghouder. Met deze informatie laat je zien wanneer de factuur betaald moet zijn en op welke rekening en naam dit moet gebeuren. 

Ook is het gebruikelijk om in de betalingsconditie te verwijzen naar de algemene voorwaarden rondom de factuur. Zo dek je jezelf in en zorg je ervoor dat er geen onduidelijkheid kan ontstaan over de gemaakte afspraken. 

Waar zet je de conditie neer?

De betalingsconditie wordt doorgaans onderaan de factuur vermeld. Als je alle producten en/of producten en de bijbehorende prijs hebt benoemd, kan je daaronder de betalingsconditie vermelden. Dit is de meest logische plek, aangezien iemand de prijs ziet en daaronder direct de conditie. 

Het is goed om te weten dat het vermelden van de vervaldatum van de factuur één van de factuureisen is om een correcte factuur te maken. Hoe de factuur betaald moet worden en op welke rekening dit moet gebeuren is geen eis, maar uiteraard is dit wel handig om te vermelden om op tijd en correct betaald te worden. 

Voorbeeld van een betalingsconditie

Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag van € 199 binnen 14 dagen over te maken onder vermelding van het factuurnummer. De overschrijving ontvangen wij graag op NL33 INGB 1234 5678 99 op naam van J. Jansen Tuinbeheer. Op alle diensten/producten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze treft u in de bijlage. 

Wat als iemand zich niet aan de betalingsconditie houdt? 

Het kan natuurlijk voorkomen dat jij netjes een factuur verstuurd met een duidelijke betalingsconditie, maar dat de klant niet betaald. In zo’n situatie stuur je de klant een herinnering om alsnog aan de betaling te voldoen. Als de betaling vervolgens nog steeds uitblijft, wordt het tijd om een aanmaning te sturen.

Met een aanmaning geef je aan dat het nu echt tijd wordt om te betalen. Dit is in principe een factuur met een zeer dringende toon. Je geeft aan dat dit het laatste moment is om te betalen zonder extra kosten. 

Als de betaling namelijk nog steeds uitblijft zit er voor jou niks anders op dan het starten van een incassoprocedure. Hierbij schakel je een incassobureau in om de openstaande schuld bij de klant te innen.

Door het inschakelen van zo’n bureau komen er extra incassokosten bovenop het verschuldigde bedrag. Dat is natuurlijk voor niemand leuk. Zorg er daarom voor dat je facturen op tijd verstuurd en betaald worden. 

Zo zorg je ervoor dat je op tijd betaald wordt

Uiteraard kan je een klant of afnemer niet dwingen om te betalen. Wat je wel kan doen is ervoor zorgen dat jij alles goed in orde hebt. Denk hierbij aan het op tijd versturen van facturen en controleren van betalingen. Hierdoor zie jij direct als er iets mis gaat met een betaling, en kan jij direct actie ondernemen.

Wij maken daarom gebruik van een boekhoudprogramma. Hiermee kunnen wij precies zien wanneer een factuur niet op tijd betaald wordt en een nette herinnering versturen. Ook kunnen we zo gemakkelijk facturen en offertes opstellen en krijgen we allerlei handige financiële overzichten. Zo weten we altijd hoe we er financieel voorstaan.

Ben jij op zoek naar een manier om je administratie goed te doen? Vergelijk dan verschillende boekhoudprogramma’s om te kijken welke bij jou past.