Een draaiboek is een strikte handleiding waarin precies staat wat er die dag gaat gebeuren en welke rol iedereen heeft. Een draaiboek wordt vaak als handvat gebruikt bij evenementen, zoals feesten en partijen maar ook op festivals. Met behulp van het draaiboek weet iedereen wat hij of zij zelf moet doen die dag en daarmee voorkom je onnodige vragen.
Na het lezen van dit artikel heb je de handvatten gekregen om een perfect draaiboek te maken zodat jouw evenement op rolletjes zal lopen.
Inhoudsopgave
Waarom is een draaiboek handig?
Zodra je een groter evenement gaat organiseren is het aan te raden om te werken met een draaiboek. Als organisator kan je een heleboel zaken uitdenken en verwerken in je draaiboek. Je zult vervolgens zien dat het naleven van een draaiboek veel stress en improvisatiewerk bespaart.
Er komt veel kijken bij het organiseren van een evenement. Medewerkers kunnen zonder duidelijke handvatten sneller hun aandacht verliezen, terwijl jij alleen maar wilt dat alles soepel verloopt.
Naast medewerkers houden ook bezoekers van duidelijkheid:
- Welke artiesten komen langs?
- Wanneer begint die grappige act?
- Hoe laat komen de hapjes en drankjes?
- Wanneer is het feest afgelopen?
Kortom, met een draaiboek zorg je ervoor dat iedereen weet waar ze aan toe zijn. Wanneer een medewerker niet weet welke taken hij moet oppakken kan je hier ook eenvoudig naartoe verwijzen.
Draaiboek opstellen
Wanneer je een draaiboek wilt gaan opstellen is het belangrijk dat je je houdt aan een aantal basisregels. Stel daarnaast de vraag wie de doelgroep is van je draaiboek voordat je deze gaat opstellen.
De eerste stap is bij het opstellen is om een overzicht te maken met daarin alle informatie over de medewerkers die bijdragen aan het evenement. De volgende informatie is daarin cruciaal:
- Volledige naam van de medewerker
- Functie van de medewerker
- Uitgebreide contactgegevens medewerker
- Paklijst van spullen voor de medewerker
Nu je de meest cruciale informatie per medewerker in kaart hebt gebracht kan je beginnen om de doelgroep te gaan ‘briefen’ met algemene informatie over je evenement.
- Locatiegegevens van het evenement;
- Contactgegevens van de locatie;
- Eventuele afwijkende locatiegegevens van de startlocatie;
- Tijdstip wanneer de medewerkers aanwezig moeten zijn;
- Het type evenement;
- De contactgegevens van de aanspreekpunten;
- Verwachting van het aantal gasten;
- Lijst met eventuele VIP’s;
- Het doel van de dag;
- Gegevens van de EHBO en eventueel AED (indien aanwezig);
- Plattegrond van de locatie.
Draaiboek voorbeeld
Zodra alle algemene informatie is uitgeschreven kan je het verloop van de dag concretiseren. Denk hierbij aan een activiteit, locatie en tijdstip waar een medewerker aan wordt gekoppeld. Deze stap van het draaiboek is in principe persoonsgebonden. Hieronder volgt een voorbeeld over hoe een draaiboek eruit kan zien.
| Tijd | Wie | Locatie | Activiteit | Opmerkingen |
| 13:45 | Silke | Hoofdingang | Kaartjes controleren | Wens iedereen van harte welkom en een prettige dag. |
| 13:45 | Daniel | Hoofdingang | Fouilleren | Controleer op wapens, drugs en scherpe items. Ook zakken en tassen checken. |
| 13:45 | Lisa | Hokje naast de kluisjes (hoofdingang) | Jas aannemen | Geef iedereen een label mee. Maximaal 1 jas per hand. |
| 13:45 | Bram & Leonie | Hoofdbar | Welkomstdrankje | Zorg voor voldoende drankjes. Let ook op alcoholvrije gasten. |
| 14:00 | Marit | Podium | Programma uitleggen | Bedank iedereen voor hun komst. Blik vooruit op de activiteiten en de bijbehorende tijdstippen. |
Hierboven is slechts een kleine greep uit een draaiboek uitgelicht. In de praktijk is een dergelijk draaiboek natuurlijk een stuk lange. Voor de medewerkers is het stapsgewijs benoemen van hun verantwoordelijkheden die dag een heldere en overzichtelijke manier om mee te werken.
Stel meerdere draaiboeken op
Om de dag zelf zo soepel mogelijk te laten verlopen is het aan te raden om meerdere draaiboeken op te stellen. Tot nu toe hebben we het vooral gehad over het draaiboek op de dag zelf. Echter moeten er voor en na het evenement natuurlijk ook een heleboel dingen worden geregeld.
Onze tip is daarom om de groepen van elkaar te scheiden en drie verschillende draaiboeken te maken. Daarmee voorkom je dat medewerkers het overzicht kwijtraken doordat er teveel informatie in het draaiboek staat die voor hen irrelevant is.
Maak samen een draaiboek
Wanneer je een draaiboek gaat maken is het handig om collega’s en anderen te betrekken om het draaiboek samen te maken. Wanneer je alleen jezelf verantwoordelijk maakt voor het opstellen van een draaiboek is de kans heel groot dat je bepaalde punten bent vergeten. Daarnaast kan je samen makkelijker brainstormen dan alleen, bijvoorbeeld omdat een ander bezwaren ziet waar jij nog niet over had nagedacht.
Zodra je het eerste concept van je draaiboek af hebt, is het handig om om feedback te vragen van de medewerkers. Wellicht hebben zij vanuit eerdere ervaringen met evenementen nog aanvullingen op het draaiboek wat door jou is opgesteld.
Controleer of het materiaal is besteld en werkt
Je zal niet de eerste organisator zijn waarvan de dag tot in de puntjes is voorbereid, maar de techniek je in de steek laat. Het wil wel eens voorkomen dat de microfoon kraakt of dat de spotlights niet goed op het podium staan gericht.
Deze fouten zijn vooraf makkelijk te voorkomen, maar als het fout gaat komt het heel knullig over. Reageer altijd reserve spullen indien het cruciaal is voor het verloop van de dag.
Hou rekening met doemscenario’s
In de basis gaat iedereen er natuurlijk vanuit dat een evenement goed verloopt. Echter gebeuren er in de praktijk helaas toch altijd dingen die je niet had verwacht. Bereid je daarom dus optimaal voor op vervelende situaties aan de hand van de volgende vragen:
- Wat doe je wanneer een medewerker zich vooraf ziek meldt?
- Wat doe je wanneer een medewerker ter plekke niet verder kan werken?
- Waar bevindt zich de dichtstbijzijnde AED?
- Wat doe je bij brand?
- Wat doe je wanneer iemand medische hulp nodig heeft?
- Wat doe je wanneer de biertap niet werkt?
- Wat doe je wanneer er een stroomstoring is?
- Wat doe je als iemand agressief wordt?
- Wat doe je bij hevige weersomstandigheden?
➡️ Zonder gedoe een website maken om veel geld te verdienen? Lees hier alles over een Phoenix website!
Evalueer de dag en je draaiboek
Wanneer je een evenement organiseert zullen de meeste dingen waarschijnlijk goed gaan. Echter zullen er ook genoeg fouten worden gemaakt. Het is daarom zaak om de hele dag scherp te analyseren.
Allereerst wil je de zaken die goed zijn gegaan uitlichten zodat je dit kan meenemen naar een volgend evenement. Er zijn ook ongetwijfeld dingen fout gegaan. Wees kritisch naar jezelf (en anderen) en noteer de leermomenten zodat dat gedeelte de volgende keer beter zal gaan.
Enkele nuttige vragen die je beter zullen helpen bij het evalueren van je evenement heb ik hieronder voor je uitgewerkt:
- Waar ben je tevreden over?
- Waar ben je ontevreden over?
- Was de bezetting van het personeel goed?
- Welke vragen kwamen vaak terug?
- Gingen (de meeste) bezoekers tevreden naar huis?
- Welke onderdelen waren niet strak genoeg gepland?
- Wat ontbrak er aan het draaiboek?
Wacht naderhand trouwens niet te lang met evalueren, hoe eerder je dit doet hoe scherper alles nog op je netvlies staat. Sommige organisatoren voegen ook wel een evaluatieformulier toe aan het einde van het draaiboek zodat je vanuit diverse oogpunten feedback ontvang over het verloop van de dag.
