Als bedrijf of organisaties heb je bepaalde doelen die je wil behalen, maar hoe je dit het beste en welke sterke en zwakke punten komen hierbij kijken? Dit is belangrijke informatie die je kan gebruiken om een plan van aanpak te maken.
Om deze informatie te verzamelen kan je gebruik maken van een Gap analyse. Hiermee vergelijk je de huidige situatie met de gewenste situatie en stippel je de route tussen deze twee uit.
Belangrijkste takeaways over de Gap analyse:
Een gap analyse stelt organisaties in staat om te bepalen hoe ze hun doelen het beste kunnen bereiken.
Dit wordt behaald door de huidige situatie te vergelijken met de gewenste situatie of beoogde doelstellingen.
Door deze analyse worden gebreken en mogelijkheden voor verbetering zichtbaar. Hierdoor ontstaat een praktisch stappenplan.
Welk boekhoudprogramma past het beste bij jou?
Stroomlijn je bedrijfsvoering & ontdek je opties
Wat is een Gap analyse? (Ist soll gap)
Bij een gap analyse kijk je naar de huidige situatie van je bedrijf of organisatie en naar de gewenste situatie. Tussen deze twee situaties zit een gat, oftewel een gap. Door de twee situaties met elkaar te vergelijken en hier een analyse van te maken, worden gebreken én mogelijkheden voor verbetering zichtbaar.
Door dit duidelijk in kaart te brengen ontstaat er een praktisch stappenplan. De huidige situatie wordt ook wel IST genoemd en de gewenste situatie SOLL. Daarom staat een gap analyse ook wel bekend als een ist soll gap.
Om de gewenste situatie te bereiken staan de performance-indicatoren, oftewel KPI’s, vaak centraal. Dit zijn kengetallen waarmee de prestaties van je bedrijf gemeten kunnen worden. Denk hierbij aan het halen van verkoopcijfers of het binnenhalen van een bepaald aantal nieuwe klanten. Het is belangrijk om de juiste KPI’s voor jouw bedrijf te bepalen.
Deze KPI’s worden uitgedrukt in absolute waarden en hierdoor is het makkelijk te meten of een doel is behaald of niet. Lees hier meer over het opstellen van KPI’s.
Het Gap analyse model in 4 stappen
Een gap analyse is op te stellen door de vier onderstaande stappen te volgen.
1. Analyseer je huidige situatie (Ist)
Voordat je kijkt naar hetgeen dat je wil bereiken, moet je je eerst focussen op wat je al hebt. Hoe gaat dat en wat kan je hierin beter doen? Stel dat je een witgoed bedrijf hebt waarmee je wil uitgroeien tot één van de grote spelers, maar je klantenservice meldt dat veel interacties met klanten eindigen in frustratie.
Ligt het probleem dan bij het product of heeft de helpdesk bijvoorbeeld betere training nodig. Dit zal je pas weten als je dieper op de situatie induikt en deze goed analyseert. Dit kan je doen door te praten met klanten en personeel, relevante gegevens te verzamelen en eens goed te kijken naar de KPI’s (als je die al hebt opgesteld).
Het belangrijkste in deze fase is dat je inzicht krijgt in de oorzaak van het probleem. Dit lijkt soms namelijk lastig te achterhalen, maar door een goed totaalplaatje te maken van je huidige situatie, zal dit al snel aan het licht komen.
2. Identificeer de ideale, gewenste situatie (Soll gap)
Als je weet hoe je organisatie ervoor staat en begrijpt waarom de dingen gaan zoals ze gaan, wordt het tijd om te focussen op het ideale plaatje. Waar zou je willen staan? Wat lukt er nu niet wat wel zou moeten? Maak je nog niet direct zorgen over hoe je dit dan ook gaat bereiken. Dit ga je in de volgende stap uitstippelen.
Tijdens deze stap is alles mogelijk en moet je groots denken. Als we weer even teruggaan naar het voorbeeld van het witgoed bedrijf die te maken heeft met een matig presterende klantenservice. Het kan je droom zijn om deze tak van het bedrijf te optimaliseren en zo de beste klantenservice te kunnen bieden aan je klanten. Dit zal jou namelijk veel helpen om verder uit te groeien tot één van de grootste spelers in de markt.
Er zijn natuurlijk nog vele andere scenario’s te bedenken waarbij de huidige situatie tekortschiet en er dus een ideaal toekomstplaatje ontstaat. Door een gap analyse te maken zorg je ervoor dat je met een duidelijk doel voor ogen de gewenste situatie probeert te bereiken. Het is belangrijk om dit samen met een team te bedenken en lekker creatief en open-minded te zijn.
3. Bekijk de gap en vindt de tekortkomingen en oplossingen
Het is belangrijk om de eerste twee stappen samen uit te voeren, hierdoor krijg je een goed beeld van wat er ontbreekt tussen je huidige prestaties en het potentieel. Als je dat goed in beeld, wordt het tijd om deze kloof te overbruggen.
We pakken weer even het voorbeeld van het witgoed bedrijf erbij. De gap analyse kan de volgende vraag oproepen: Hoe kunnen we er voor zorgen dat klanten ons bedrijf associëren met goede service en genieten van positieve afhandelingen van hun vragen?
Dit is een redelijk breed vraag stuk en er zijn allerlei manieren om dit aan te kaarten. Enkele oplossingen om de kloof te overbruggen zouden kunnen zijn:
Het team van de klantenservice heeft een nieuwe en meer uitgebreide training nodig. Deze spitsten we toe op de KPI’s die we willen behalen in de gewenste situatie.
Op de webshop worden duidelijke FAQ-secties bij de producten vermeld om verkeerde verwachtingen te voorkomen.
We starten een nieuwe e-mail campagne waarbij iedere klant na een aankoop uitleg en tips krijgt over het product.
We gaan enquêtes versturen naar klanten die een aankoop hebben gedaan om zo een NPS-score vast te kunnen stellen.
Dit zijn enkele voorbeelden waarmee het probleem van het witgoed bedrijf opgelost kunnen worden. Hoe je de kloof wil overbruggen en welke methode daar het meest geschikt voor is, hangt natuurlijk af van de prioriteiten van je bedrijf. Let er wel op dat de oplossing haalbaar en meetbaar is. Dit doe je onder andere door de juiste KPI’s op te stellen.
4. Maak een plan om jouw brug tussen de twee situaties te bouwen
Nadat je de drie stappen hebt doorlopen weet je precies wat er beter moet en hoe je dit kan doen. Afhankelijk van de bedrijfsgrootte bepaal je hoe je dit gaat doen. Voor een klein bedrijf met een paar medewerkers, zal het makkelijker zijn om een verandering door te voeren. Bij het witgoed bedrijf dat al wat groter is, gaat dit waarschijnlijk wat lastiger.
Het is belangrijk om een plan uit te stippelen, waarmee je direct aan de slag kan. Stel een duidelijke strategie en duidelijke doelstellingen op. Dit zal je helpen om anderen makkelijker te overtuigen en sneller aan de slag te kunnen. Een tip hierbij is het opstellen van een tijdlijn of een actieplan waarin beschreven staat wie wat en wanneer moet doen.
Handige tools voor het maken van een Gap analyse
Er zijn verschillende tools die jou kunnen helpen om de kloof te overbruggen. Wij bespreken hieronder de SWOT-analyse en het 7S-McKinsey model. Dit zijn beide zeer geschikte tools om een brug te bouwen naar jouw gewenste situatie.
SWOT-analyse
Eén van de meest gebruikte tools is de SWOT-analyse. SWOT staat voor Strength, Weakness, Opportunity en Threads. Door deze analyse in te vullen zal je inzicht krijgen over de interne en externe bedreigingen voor je bedrijf. Ook laat het kansen zien waarmee jij je kan onderscheiden van de concurrentie.
Hieronder zie je een voorbeeld. Je vult de vier onderdelen in en aan de linkerkant komen de dingen te staan die je bedrijf helpen, waarmee je kan groeien. Rechts staan de dingen die niet goed zijn voor je bedrijf. Kijk of je dit kan ombuigen naar een sterk punt of deze helemaal kan elimineren.
Ook wordt er een duidelijk verschil gemaakt tussen de interne en externe factoren. De sterktes en zwaktes van je bedrijf zijn interne factoren waar je zelf veel invloed op hebt. De kansen en bedreigingen zijn externe factoren waar je niet direct invloed hebt. Daarom is het belangrijk om hier goed op in te spelen, de kansen pak je aan en de bedreigingen vermijd je.
7S McKinsey model
Het 7S-model van McKinsey is een handige methode om de organisatiestructuur van je bedrijf te bekijken. Het model helpt je om te beoordelen hoe goed je organisatie functioneert door naar verschillende onderdelen te kijken. Deze onderdelen zijn:
Strategie (de aanpak)
Structuur (hoe de organisatie is opgebouwd)
Systemen (de processen)
Vaardigheden (de belangrijke vaardigheden)
Stijl (de manier van leidinggeven)
Personeel (het team)
Gedeelde waarden (de cultuur en normen)
Volgens het model moeten al deze onderdelen goed op elkaar aansluiten om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken. Door eerst de verschillende onderdelen in kaart te brengen en te vergelijken, kun je zien of ze goed bij elkaar passen en in lijn zijn met de gedeelde waarden van de organisatie.
Als er verschillen of problemen worden gevonden, kun je de organisatie aanpassen om beter te functioneren. Dit zorgt ervoor dat je bedrijf intern (met tevreden medewerkers en goede processen) en extern (met betere resultaten) sterker wordt.
Conclusie
Een gap analyse is een goede methode om inzicht te krijgen in de huidige tekortkomingen om de gestelde doelstellingen te halen. Door de ist soll gap goed te analyseren kan je een concreet stappenplan maken, waarmee de gewenste situatie behaald kan worden. Maak hierbij gebruik van handige tools zoals de SWOT-analyse of het 7S-McKinsey model voor de beste resultaten.
Met de juiste tools is dit heel eenvoudig. Vind geschikte software en stroomlijn je organisatie!
Voor je administratie Voor je bedrijfsvoering
0 reacties