Wat is een incasso?

Het liefst zie je natuurlijk dat je facturen allemaal netjes op tijd betaald worden. Helaas gaat dit in de praktijk soms even anders. Als een klant of afnemer niet betaalt kan je gebruik maken van een incasso. In dit artikel leggen we uit wat een incasso is, welke soorten er zijn en hoe het in z’n werking gaat. 

Wat is een incasso?

Incasso komt van het Italiaanse woord ‘incassare’, wat ‘het in kassa brengen’ betekent. Een incasso is een manier waarop je als ondernemer geld kunt innen bij een klant of afnemer. Het kan namelijk voorkomen dat je een factuur hebt gestuurd, maar dat deze niet wordt betaald.

Dit is natuurlijk vervelend. Vaak wordt er dan een herinnering en een aanmaning gestuurd waarin de klant of afnemer vriendelijk wordt verzocht om alsnog de factuur te betalen.

Als dit niet gebeurt en de betaling nog steeds uitblijft, kan je er als ondernemer voor kiezen om door middel van een incasso verdere stappen nemen. Vaak wordt dit gedaan door een incassobureau. Die gaat namens jou als schuldeiser de openstaande rekeningen innen.

Zo hoef jij als ondernemer niks meer te doen. Zo’n incassobureau brengt incassokosten in rekening bij de wanbetaler naarmate de betalingen verder uitblijven. Zo kunnen de kosten voor diegene behoorlijk oplopen. 

Er wordt gebruik gemaakt van verschillende soorten incasso’s om geld te innen bij klanten. 

Verschillende soorten 

Niet alle incasso’s ontstaan door uitblijvende betalingen. Ook als je een online aankoop doet voor bijvoorbeeld een abonnement of een product kan een bedrijf gebruik maken van een incasso om geld van je te innen. Hiervoor worden verschillende soorten incasso methoden gebruikt. 

Een eenmalige incasso wordt veelal gebruikt om een gekocht product van de rekening van de klant af te schrijven. De klant moet toestemming geven voor de afschrijving. Het bedrijf heeft dan alleen toestemming om dat bedrag van de rekening af te schrijven. 

Bij een automatische incasso wordt er regelmatig een bedrag van de rekening van een klant geint. Denk hierbij aan afschrijvingen voor je Netflix-account of je telefoon abonnement. Deze automatische afschrijvingen zorgen ervoor dat de betalingen soepel verlopen en jij er als klant geen omkijken naar hebt. Zo wordt de kans op niet betaalde facturen verkleint.  Dit systeem wordt daarom ook door veel bedrijven gebruikt. 

Een aangekondigde incasso is een variant op de automatische incasso. Bij deze incasso kunnen mensen op hun rekening zien wanneer de incasso plaats gaat vinden. Als diegene het hier niet mee eens is, kan hij of zij ervoor kiezen om de betaling te storneren. Dit houdt in dat een automatische incasso wordt teruggeboekt. Het verschilt per geval of deze stornering rechtvaardig is of niet. Niet alle incasso’s kunnen namelijk zomaar gestorneerd worden. 

De SEPA-incasso is voor velen een bekende vorm van incasso. Tijdens het afrekenen bij een online betaling kan je vaak kiezen voor een ‘SEPA-betaling’. SEPA staat voor Single Euro Payments Area. Met deze vorm van incasso kan binnen de Europese Unie incasso’s geint worden. Dit maakt het makkelijk om met buitenlandse leveranciers afspraken te maken over incasso’s. 

Een particuliere incasso is niet betaald

Als je goederen en/of diensten aan een particulier hebt gestuurd ben je verplicht om twee herinneringen te sturen. Als de betaling na deze twee herinneringen nog steeds uitblijft, stuur je de klant een aanmaning. In deze aanmaning geef je aan dat de klant nog 14 dagen heeft om te betalen en dat er na deze 14 dagen incassokosten in rekening worden gebracht. 

De termijn van 14 dagen gaat in op de dag dat de klant de herinnering ontvangt. In deze aanmaning geef je ook aan wat de incassokosten zullen zijn als de betaling nogmaals uitblijft. Voor een zakelijke incasso gelden wat andere regels. 

Een zakelijke incasso is niet betaald

Als een zakelijke klant niet betaald ben je namelijk niet verplicht om een herinnering te versturen. Toch is het wel gebruikelijk om één of twee herinneringen te versturen. Dit helpt namelijk om een goede klantrelatie te onderhouden en zo kan je altijd terugvallen op jouw nette afhandeling van de situatie. 

De wettelijke betalingstermijn is vastgesteld op 30 dagen. Betaalt een bedrijf je binnen deze termijn niet? Dan mag je het incassoproces starten.  

Zo houd je betalingen goed bij

Voorkomen is beter dan genezen. Dit geldt ook voor incasso’s. Het liefst voorkom je dat facturen te laat worden betaald en er zo onnodige kosten voor de klant bijkomen. Het goed bijhouden van betalingen is daarom erg belangrijk. Zo kan jij vroegtijdig bij klanten aankloppen en verklein je de kans op incasso’s.

Een boekhoudprogramma kan je helpen bij het organiseren en structureren van je facturen en betalingen. Door alles overzichtelijk op één plek te hebben zie je direct wanneer een factuur niet op tijd wordt betaald. Zo voorkom je onnodige kosten en onderhoud je goede klantrelaties.