Wat is een kwitantie en hoe maak ik deze? 

Wat is een kwitantie?

Een kwitantie is een schriftelijke verklaring waarbij vermeld wordt dat de betaling voor goederen en/of diensten is voldaan. Eigenlijk dient dit document als betalingsbewijs. Het belangrijkste is dat iemand uit het document kan opmaken dat er neen bedrag is ontvangen voor de verkoop van een product of dienst. Dit document dient altijd door de crediteur ondertekend te zijn, zo wordt verklaard dat de openstaande schuld is voldaan. 

Wat is het verschil tussen factuur en kwitantie?

Als ondernemer kan je met zowel facturen als kwitanties te maken hebben. Beide documenten gaan over de betaling van een geleverd product of dienst, maar toch zitten er een paar belangrijke verschillen tussen. Ook verschilt de manier waarop een factuur en kwitantie moet worden toegevoegd aan de administratie. Daarover straks meer.

Het belangrijkste verschil tussen de factuur en de kwitantie is het moment van versturen. Een factuur wordt gestuurd na de levering of uitvoering van producten of diensten. Hiermee vorder je een verschuldigd bedrag. Pas nadat deze factuur is betaald stuur je een kwitantie als betalingsbewijs.

Facturen zijn vaak gedetailleerd met betrekking tot de btw en andere kosten, terwijl een kwitantie vaak vrij simpele documenten zijn die de belangrijkste informatie omtrent de betaling bevatten. 

De overeenkomsten en verschillen tussen een factuur en een kwitantie op een rijtje: 

Wat moet er op een kwitantie staan?

Aan een goede kwitantie worden verschillende eisen gesteld, een complete kwitantie bestaat tenminste uit:

• Voor wie de kwitantie bestemd is
• De naam van de afzender, eventueel aangevuld met diens handtekening.
• De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd.
• Een specificatie van de geleverde goederen of diensten.
• Het aantal geleverde goederen of diensten.
• Het precieze geldbedrag waarvoor de goederen of diensten zijn geleverd.

Voor de volledigheid kan je hier de kwitantie eisen van de Belastingdienst checken. 

Voorbeeld kwitantie

Kwitantie maken, zo doe je dat 

Een kwitantie is snel en eenvoudig online te maken. Dit kan via Word of via een boekhoudprogramma. Ik maakte eerst altijd mijn facturen in Word, omdat ik geld wilde besparen, maar ik merkte al snel dat dit onoverzichtelijk en foutgevoelig werd.

Daarom ben ik al mijn financiële documenten in een boekhoudprogramma gaan maken en versturen. Hierdoor heb ik alles op één plek, verstuur ik nette en foutloze documenten en zie ik precies wanneer iets betaald is.

Hoewel je dus makkelijk een kwitantie in Word kan maken, raad ik je aan om eens een boekhoudprogramma uit te testen en te kijken of dit wat voor je is.

Verwerk het goed in je inkomstenbelasting

Ik noemde het op het begin van dit artikel even, maar facturen en kwitanties worden ook op een verschillende manier verwerkt in de administratie. Een factuur verwerk je natuurlijk zoals gewoonlijk in je administratie. Bij een kwitantie moet je goed opletten.

Als je als particulier diensten hebt verricht of producten hebt verkocht aan een bedrijf en daar een kwitantie voor stuurt, heb je dus inkomsten ontvangen. Dit zijn inkomsten uit overige werkzaamheden en moet je goed aangeven tijdens het doen van je inkomstenbelasting. 

Voor een bedrijf die een kwitantie ontvangt, geldt dat ze deze kosten mogen verwerken in hun boekhouding. Dit betekent dat de winst van de onderneming lager wordt en er minder belasting betaald hoeft te worden.

Hierbij is het wel heel belangrijk dat deze inkomsten opgegeven worden bij de inkomstenbelasting. Als je dit niet doet dan wordt dit bestempeld als belastingontduiking en dat is natuurlijk strafbaar. 

Bij een belastingonderzoek gaat de Belastingdienst de lijntjes van transacties achterna en kan zo dus makkelijk achter niet opgegeven inkomsten komen. Let hier dus goed op bij het verwerken van kwitanties. 

Conclusie