Misschien heb je er wel eens van gehoord, een pro forma factuur. Het is de boekhoudkundige term voor een onofficiƫle factuur die je kan sturen naar klanten om vooruitbetaling te vragen, vergunningen te regelen of dubbel te checken.
In dit artikel vertel ik je precies wat een pro forma factuur is, waar je op moet letten en hoe je er een kan maken. Lees snel verder!
Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur is een onofficiƫle en voorlopige factuur waarmee je aan de koper informatie biedt over de bestelde producten en/of diensten. Vaak wordt een proforma factuur verzonden nadat de klant een offerte heeft geaccepteerd en voor dat je daadwerkelijk gaat leveren.
Op deze manier kan een pro forma factuur gelden als dubbele check, maar ook om een vooruitbetaling te vragen of de klant van benodigde informatie te voorzien die mogelijk nodig is voor importvergunningen.
Wat betekent pro forma?
Pro forma komt uit het Latijns en betekent letterlijk “voor de vorm”. In feite schrijf je dus ook pro forma in plaats van proforma factuur, maar deze term is er in de loop der jaren ingeslopen. Een andere benaming is ook wel een proforma nota.
Wanneer gebruik je een proforma factuur
Een proforma factuur is in meerdere gevallen te gebruiken. We noemden net al even kort wat situaties, maar hier even een overzichtelijk rijtje van mogelijke situaties:
Vergunningen: Als een klant zich bijvoorbeeld in het buitenland bevindt en jouw producten wil importeren, zijn er vaak verschillende eisen die worden gesteld door de douane. Met een proforma factuur kan de klant dan laten zien wat en hoeveel hij of zij gaat importeren.
Vooruitbetaling: Als je hebt afgesproken dat de klant (deels) vooruitbetaald, kan je dit doen met een pro forma factuur.
Dubbele check: Een pro forma factuur wordt ook wel gebruikt om de gemaakte afspraken dubbel te checken. Het voordeel tegenover een offerte is dat het al voor grote lijnen in de juiste opmaak staat en dus een representatief beeld biedt van de uiteindelijk te betalen factuur. Hiermee voorkom je eventuele misverstanden.
Wat is het verschil met een normale factuur?
Het grootste verschil tussen een proforma en een normale factuur is dat een proforma factuur geen rechtsgeldig document is. Aan deze factuur kunnen dus geen rechten worden ontleend en hoeft ook geen betaling gedaan te worden. Dit gebeurt pas als de daadwerkelijke factuur wordt gestuurd.
Als je een vooruitbetaling afspreekt met je klant, dan kunnen hier andere afspraken over gemaakt worden. Omdat de pro forma geen rechtsgeldig document is en dus meer als een tussenstap dient, hoef je deze ook niet op te nemen in je boekhouding.
Belangrijk is dat je duidelijk laat zien dat het om een pro forma factuur gaat. Dit doe je door de factuurkop duidelijk te formuleren. Hierover zo meer bij het pro forma factuur voorbeeld.
Wat is het verschil met een offerte?
Nu vraag je je misschien af, maar een voorbeeld van de factuur stuur je toch eigenlijk al met een offerte, wat is het verschil daarmee? Het grootste verschil is dat als je de proforma factuur verstuurd, de klant de offerte heeft geaccepteerd. Vaak is het zo dat je met een offerte de klant nog moet overtuigen, met een pro forma factuur bevestig je de offerte en laat je zien wat je gaat leveren.
Moet je een proforma factuur betalen?
Nee, in de basis hoef je een proforma factuur niet te betalen als je deze krijgt van een bedrijf. Zoals gezegd is het geen rechtsgeldig document en hoef je er dus niks mee te doen, tenzij je iets hebt afgesproken over een vooruitbetaling.
Wat zijn de eisen aan een Pro forma factuur?
Aangezien een pro forma factuur geen officiƫle factuur is, hoeft deze niet per se te voldoen aan de gestelde factuureisen van een normale factuur. Het belangrijkste is dat je duidelijk vermeld dat het om een proforma factuur gaat. Dit doe je door dit duidelijk in de titelkop te vermelden.
Ook hoef je in tegenstelling tot gewone facturen geen rekening te houden met de nummering van de factuur. Let wel op dat het niet is toegestaan om dezelfde nummering te gebruiken voor je pro forma factuur en je normale factuur. Hieronder zie je een proforma factuur voorbeeld:
Pro forma factuur voorbeeld
Zo maak je gemakkelijk een pro forma factuur
Ik hoop dat je nu duidelijk antwoord hebt gekregen op de vraag: wat is een pro forma factuur? Nu wordt het tijd om er eentje te maken. Dit kan je doen in Word of Excel, maar het nadeel is dat dit tijd kost, het er niet zo netjes uit komt te zien en je het elke keer weer apart moet invoeren.
Het is daarom veel makkelijker om dit middels een boekhoudprogramma te doen. Wij maken hier zelf al jaren gebruik van en zouden nooit meer zonder willen. Met een paar klikken op de knop stel je nette en foutloze facturen en verstuur je ze automatisch.
Wil jij je facturen en alle andere onderdelen van je boekhouding makkelijk en foutloos bijhouden in Ć©Ć©n systeem? Vergelijk dan de beste boekhoudprogramma’s en kijk welke bij jou past.
Software is dƩ manier om de productiviteit te verhogen. Het levert je veel tijd op en je maakt het jezelf gemakkelijk!
e-Boekhouden.nl - Geschikt voor beginners (eerste 15 maanden gratis)
Twinfield - Persoonlijke service en veel koppelingen
Moss - Automatisch boekhouden en OCR
0 reacties